Тема 2. Специфические законы и принципы организаций
1. Законы для организации. Общее и особенное в отношениях людей в организации
Законы для организации – это субъективные законы, формируемые людьми для реализации корпоративных целей на какое-то ограниченное время. Эти законы в дальнейшем могут оказаться неэффективными и даже вредными.
При разработке субъективных законов для организаций следует учитывать действие объективных законов. Объективные законы организации первичны по отношению к законам для организаций.
Основной элемент социальной организации – человек. Между людьми в организации возникают многообразные отношения, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа и лидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо в силу нецелесообразности. Например, врожденный темперамент человека объясняет особенности в отношениях и восприятии информации. Влюбленный в коллегу сотрудник вносит в сложившийся регламент отношений свои личные чувства. Постоянно болеющий человек лучше понимает другого больного и больше заботится о нем, чем здоровый человек. Трудно поддается стандартизации и формализации творческая деятельность человека, хотя попыток формализовать деятельность творца, например, изобретателя, было много.
Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений человека с другими людьми (рис.41) в организациях должно заранее определяться и отслеживаться руководителем.
Рис.41. Человек в организации
Руководители большинства организаций в первую очередь заботятся о формализованной стороне отношений. Они создают различную нормативную документацию, полагая, что этим можно ограничить процесс управления коммуникациями. Однако неформальными отношениями также необходимо управлять, чтобы добиться гармонии отношений в организации. В этом плане руководители должны усиливать роль профсоюзов, женских и молодежных организаций. Это дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень выгодно для организации, так как она получает значительно больше от высокопроизводительного и творческого труда работников. Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения, можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное – это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Учесть общее в организации может каждый руководитель по материалам справочников, учебников и т.д., а особенное – может лишь профессиональный руководитель с большим опытом работы и хорошей управленческой подготовкой.
Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, в ее реакции на действие того или иного закона.
2. Классификация принципов организации
В специальной литературе не выработано единого подхода к формулированию принципов организации. Некоторые исследователи истолковывают отдельные законы как принципы, а принципы возводят в ранг законов.
Принципы отличаются от законов гносеологическим происхождением. Если закон отражает устойчивые, повторяющиеся связи и отношения, происходящие в природных и общественных явлениях, то принцип является оптимальным правилом, нормой, которые сформулированы людьми и носят субъективный характер.
Одним из первых разработал систему общих принципов Анри Файоль, предложивший в своей работе «Общее и промышленное управление» четырнадцать принципов (по его мнению, их может быть и больше). В литературе принципы организации разделяют на три группы: структурные принципы (разделение труда, единство цели и руководства, соотношение централизации и децентрализации, власть и ответственность), принципы процесса (справедливость, дисциплина, вознаграждение персонала, корпоративный дух, единство команд, подчинение главному интересу) и принципы конечного результата (порядок, стабильность, инициатива).
Структурные принципы обеспечивают четкое взаимодействие между общими целями и задачами, с одной стороны, и их разделение на более частные и мелкие, с другой, способствуя правильному подбору и назначению руководителей подразделений, закреплению за ними соответствующих полномочий и ответственности, а также объединению подразделений цепью целевых команд.
Принципы процесса предопределяют характер и содержание деятельности руководителей, их взаимоотношения с подчиненными, особенно это относится к принципам справедливости и вознаграждения персонала. Принцип дисциплины обусловливает установление стабильных отношений между организацией и различными группами сотрудников. При нарушении последними дисциплинарных норм и распорядка работы должно быть обоснованное применение санкций и подчинение личных интересов общим. В соответствии с принципами единства команд у подчиненного должен быть только один начальник. Такую связь и взаимодействие необходимо учитывать при проектировании организационных структур.
Принципы конечного результата определяют оптимальные характеристики организации. Правильно сформированная и целеустремленно направленная организация должна характеризоваться порядком и стабильностью, а ее сотрудники должны проявлять инициативу и добросовестность при выполнении своих обязанностей. Такие результаты, по Файолю, могут быть достигнуты при использовании всей системы принципов.
Принципы организации можно разделить на общие, частные и ситуационные (рис.42).
Рис.42. Система принципов организации
Общие принципы организации – основа для формирования организационных структур, создания системы подразделений, определения управляемости и делегирования прав и ответственности.
К числу общих принципов организации относятся: принципы соответствия целей и ресурсов, распорядительства и подчинения, эффективности производства и экономичности; принципы оптимального сочетания централизованного и децентрализованного производства и управления, прямоточности, ритмичности, синхронизации и др.
Частные принципы организации – принципы организации, применимые к ее элементам или процессам.
Частные принципы имеют ограниченное распространение в социально-экономических системах. Их разделяют на три группы.
1. Принципы, применяемые в различных подсистемах общества (экономической, социальной, политической, семейно-бытовой и др.).
Например, в экономической сфере применяются принципы экономического планирования, распределения, прогнозирования, ценообразования и т.д.; в маркетинге применяются следующие принципы: «любите клиента, а не товар»; «отыщите потребности и удовлетворите их»; «произведите то, что можно продать» и др.
2. Принципы, применяемые в процессе различных видов организационной деятельности: принципы государственной службы, принципы управления персоналом, принципы построения системы управления персоналом в организации, принципы планирования служебно-профессионального продвижения и др.
3. Принципы управления фирмой, корпорацией. Большое число фирм обусловило и наличие различных принципов.
Например, в международной корпорации ИБМ придерживаются таких принципов, как уважение к личности, пожизненная занятость, равные возможности для всех и др.; в японской фирме «Мицубиси седзи» для подготовки управляющих универсального типа проводится ротация в различных подсистемах корпорации (производство, сбыт, финансы и т.д.), а для подготовки функциональных управляющих – ротация на разных уровнях, но в одной области деятельности (например, управление производством на предприятии, в центральном аппарате компании, зарубежных представительствах).
Японская компания «SONI» использует два базовых принципа для системы внутрифирменной подготовки персонала: подготовка и переподготовка работников в ходе непосредственного выполнения производственных обязанностей; подготовка специалистов универсального характера путем перемещения работников с должности на должность по горизонтали. Первый принцип реализуется посредством повышения интенсивности труда каждого работника, постоянного обновления стоящих перед ним задач и целей, которые должны быть достигнуты за конкретный временной период; второй принцип составляет основу так называемой системы саморазвития и повышения профессионального уровня.
Известный специалист в области теории организации и управления Э.А. Смирнов разработал систему принципов организационного аудита: принцип выделения главного, принцип соответствия, принцип энциклопедичности, принцип полноты, принцип системности, принцип стандартизации, принцип своевременного использования учетных данных, принцип эластичности, принцип планирования, принцип координации, принцип включения.
Ситуационные принципы – правила, которые разработаны в соответствии с положениями ситуационной организационной теории.
Особенности действия ситуационных принципов обусловлены складывающейся ситуацией или особым характером деятельности.
Например, американский менеджер высокого класса Ли Якокка при формировании своей команды руководствовался следующими принципами: профессионализм, опыт, способность решать проблемы, умение взаимодействовать, работать в коллективе. Готовность взяться за трудную проблему, личная преданность, предоставление полной самостоятельности, решительность и оперативность в подборе членов команды.