2.5.3. Прогнозування остаточних витрат

Прогнозування остаточних витрат за всім проектом або його частинами у розрізі елементів робочої і витратної структур має важливе значення для керівника проекту та менеджерів і віді­грає значну роль у прийнятті рішення про закриття проекту піс­ля його початку. Незалежно від причин така інформація затре­бується одразу, як тільки починаються роботи. Ці оцінки мають дуже важливе значення, проте є небезпека механістичного і суб'єктивного підходів.

Метод, який ми розглянемо, — метод прогнозування остаточ­них витрат для окремих сегментів проекту — ґрунтується на екс­траполяції фактичних даних про хід виконання проекту на певну дату. Може бути використаний для оцінки та прогнозування:

• окремих витрат за роботами, що розпочинаються;

• елементів WBS, що розпочалися;

• витрат за підрозділами, які розпочали роботу;

• остаточних витрат на проект у цілому.

Повернемось до наведеного вище прикладу. Як було підрахо­вано, коефіцієнт за витратами становить Кв = 0,824.

Планові витрати для робіт, що залишилися (С_т), визначають­ся як різниця між плановим бюджетом на весь проект і скоригованим бюджетом на кінець періоду, що оцінюється (у нашому прикладі — на кінець першого тижня):

В раховуючи тенденції, які склалися, прогнозна оцінка ви-і рат за роботами, що залишилися (С^™) визначається за формулою:

Таким чином, обчислення показують, що витрати на роботи проекту, що залишилися, можуть бути перевищені на 393 грн (2233-1840).

П рогнозні остаточні витрати на проект визначаються як сума залишкових прогнозних витрат і фактичних витрат за вже вико­наними роботами:

Отже, важливо підкреслити, що метод дає змогу не тільки прогнозувати остаточні витрати за роботами, які вже розпочали­ся, а й визначати витрати за майбутніми роботами на підставі тен­денцій, що склалися за попередніми роботами або ж за даним підрозділом.

Н априклад, якщо проектна група А має виконати наступну роботу із запланованими витратами 2000 грн, а К_в за попередніми роботами у цій групі дорівнює 0,85, то прогнозні витрати за на­ступною роботою цієї проектної групи становлять:

Існує три методи прогнозування остаточних витрат на проект, у цілому:

На основі середнього індексу К_в за всіма роботами, на певну дату (1-й приклад).

На основі К_в за підрозділом (2-й приклад).

На основі К_в елементу WBS на певну дату (тобто за окре­мою роботою аналогічно попереднім прикладам).

Таким чином, застосування сучасних методів контролю дає змогу:

1. Аналізувати хід виконання проекту в розрізі часу, витрат, робіт, які виконуються, і залучених підрозділів як у цілому, так і за окремими періодами.

2. Прогнозувати остаточні витрати і час як за розпочатими ро­ботами, так і за наступними, і вживати відповідні заходи для усу­нення небажаних відхилень у майбутньому.

Інформація щодо стану справ за роботами проекту на певну дату міститься у відповідних звітах (табл. 2.5.1).