Ввод хозяйственных операций

Все факты хозяйственной деятельности организации в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” сохраняются в виде операций.

Для ввода в систему “1С:Бухгалтерия 7.7 ” информации о хозяйственных операциях существует два режима: ввод операции вручную и автоматическая генерация операций на основании документов, которые вводятся пользователем.

Режим ручного ввода операций не требует предшествующей настройки, отличается максимальной гибкостью. В этом режиме можно указать любое содержание реквизитов операции и ввести любые необходимые проводки.

Каждая операция содержит одну или несколько проводок, которые отображают хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении. Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, которые содержат несколько корреспонденций, называют сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот. Операция содержит не только проводки, но и некоторую общую часть, которая характеризует ее в целом: содержание, общую сумму по всеми проводкам, дату, номер и др. Перечень реквизитов операции определяется конфигурацией. Операции могут автоматически формироваться документами программы “1С:Бухгалтерия 7.7” или вводиться вручную.

При ручном вводе операции надо самостоятельно заполнить сумму и содержание операции, а также ввести бухгалтерские проводки с заполнением всех необходимых сведений об объектах аналитического учета, если по счету ведется аналитический учет. Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предшествующего настройки в Конфигураторе и простой в освоении. Поскольку основанием регистрации операции есть первичный документ, целесообразно в реквизите “содержание” указывать кроме краткого содержания операции название и номер первичного документа, а в реквизите “сумма” – сумму операции по первичному документу. Дата операции в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” должна отвечать дате создания первичного документа.

Ввод и редактирование операции вручную выполняется в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” при работе с журналом операций или журналом проводок (Журналы – Журнал операций или – Журнал проводок) с помощью соответствующих пиктограмм.

Работая с бухгалтерскими документами (здесь имеются в виду электронные документы системы “1С:Бухгалтерия 7.7” ), пользователь работает только с документом, а операция формируется автоматически. Алгоритм формирования операции описывается в Конфигураторе, а входной информацией для заполнения реквизитов операции и проводок операции есть заполненный документ.

Для ввода большого количества операций с подобными или одинаковыми реквизитами используется режим копирования операций.

Для того, чтобы проверить правильность проводок, которые содержит хозяйственная операция, используется режим корректных проводок.

Построение отчетов

Для получения бухгалтерских результатов, а также другой сводной или детальной информации в программе “1С: Бухгалтерия 7.7” используют отчеты.

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурировании.

Отчеты, которые используют на практике можно условно разделить на несколько типов:

1) стандартные отчеты

Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования в любых организациях и для любых разделов учета. Они отображают учетные итоги в разнообразных разрезах для любых счетов, видов субконто, валют. К стандартным принадлежат такие отчеты, как “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматка”, “Анализ счета”, “Карточка счета” и прочие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно во время ведения хозяйственных операций для анализа сводных данных на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, на протяжении разнообразных периодов и в разрезе разных проводок.

2) регламентированные отчеты

Эти отчеты предназначены для представления к разным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются государственными органами. Разумеется, их состав зависит от страны, в которой используется программа. Данные отчеты для России разрабатываются фирмой “1С”, а для других стран – ее региональными партнерами. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.

3) специализированные отчеты

Эти отчеты создаются, конечно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

4) внешние отчеты

В программе “1С:Предприятие” существует специальный механизм внешних отчетов. Внешние отчеты по назначению и способом использования ничем не отличаются от обычных отчетов. Тем не менее, в отличие от обычных отчетов, которые сохраняются в конфигурации, внешние отчеты сохраняются в отдельных файлах. Внешние отчеты используются в специальных случаях, если отчет не может быть включен к конфигурации. Для вызова внешнего отчета используется пункт Открыть меню Файл главного меню программы. При обращении к этому пункту вызывается стандартный диалог открытия файлов. В нем следует выбрать необходимый файл внешнего отчета. Файлы внешних отчетов имеют расширение “ert”. Они могут помещаться в папке “ExtForms”, подчиненной папке информационной базы, или в какой-либо другой папке. При повторном открытии внешнего отчета он может быть избран из списка прежде использованных файлов в меню Файл главного меню программы.

При выборе файла внешнего отчета его форма открывается так же, как и форма обычного отчета, и в дальнейшем их использование ничем не отличается.

Несмотря на существенные расхождения в назначении отчетов разных типов, в программе “1С: Бухгалтерия 7.7” их создание, изменение и использование ничем не отличаются. Программа имеет единый механизм работы с отчетами. Все отчеты, независимо от того, кто их создал, могут быть изменены средствами Конфигуратора и имеют одинаковые принципы использования. Настройки и состав информации, которая помещается в отчете, определяется его формой и алгоритмом, поэтому описание свойств и назначений конкретных отчетов должно помещаться в описании конфигурации или в самом окне отчета.