Сортировка справочника

Справочник может быть отсортирован по любому столбику. Для выбора порядка сортировка необходимо выбрать пункт "Сортировка" из меню "Действия" или из контекстного меню и потом выбрать нужный пункт из подменю.

Ввод начальных остатков

Если учет в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” ведется на только что созданном предприятии, то после выполнения описанных выше настроек можно непосредственно вводить операции (по отображению формирования уставного фонда предприятия и т.п.).

Если выполняется переход из предшествующих версий программы “1С:Бухгалтерия”, то после конвертирования информации и настройки периода расчета итогов также можно продолжать вводить операции.

Тем не менее, если “1С:Бухгалтерия 7.7” устанавливается на предприятии, на котором уже ведется бухгалтерский учет, то после выполнения настроек учета необходимо ввести начальные остатки на время начала ведения учета в системе “1С:Бухгалтерия 7.7”.

Порядок действий при начале ведения учета:

1) определить дату начала учета;

Прежде всего нужно определить дату, начиная с которой вы будете вести учет (вводить бухгалтерские операции) в программе “1С:Бухгалтерия”. Наиболее удобно начинать ведения учета с начала года (это разрешит получить баланс за любой период в этом году). Можно также начать ведение учета с начала квартала, с начала месяца, и даже с произвольной даты. Это решение, конечно, принимают как компромисс между необходимостью введения большого количества операций по началу выбранного периода к текущему моменту и той пользой, которая будет получена от возможности создания отчетов за целый период. Нужно учитывать также и возможность получения в имеющемся учете остатков на эту дату. Рекомендуется начинать вести учет с начала квартала или с начала месяца.

2) определить дату ввода начальных остатков;

Так как начальные остатки будут вводиться как бухгалтерские операции, нужно определить дату ввода этих операций.

Дата ввода остатков должна быть меньшей за дату начала учета. Обычно это дата, которая предстает дате начала учета. Например, если за дату начала учета вы выбрали 01.01.04, то дата ввода остатков будет 31.12.03.

Перед началом ввода остатков рекомендуется установить дату ввода как рабочую дату в режиме Сервис – Параметры – Общие.

3) ввести операции для формирования начальных остатков, используя общие приемы ввода хозяйственных операций;

Наиболее простым способом ввода остатков есть ввод операций вручную. В этом случае нужно открыть журнал операций и начать вводить операции начальных остатков.

Датой операции должна быть определенная дата ввода остатков. Если она установленная как рабочая, то система сама будет подставлять ее при вводе операции.

Как сумму операции следует указывать сумму всех проводок. Для того, чтобы система делала это автоматически, перед вводом операции нужно в режиме Сервис – Параметры – Операция в параметре “Расчет суммы операции” выбрать вариант “По всем проводкам”. В этом случае не нужно будет заполнять сумму операции, а она будет автоматически заполняться по мере ввода проводок.

В поле "Содержание операции" нужно вводить некоторый текст, который характеризует операцию как ввода начальных остатков (например, “Ввод начальных остатков по материалам”).

Дале следует непосредственно вводить проводки начальных остатков. При этом в каждой проводке счет, по котором вводится остаток, указывается по дебету или по кредиту (в зависимости от того, дебетовый или кредитовый остаток), а в качестве корреспондирующего счета указывается некоторый фиктивный счет, например, “00”. Если счета “00” нет в плане счетов, его нужно ввести. Этот счет нельзя сделать забалансовым, так как он должен корреспондировать в проводках с балансовыми счетами. В дальнейшем фиктивный счет “00” не следует использовать для других целей, так как он балансовый, и остаток по нем после даты начала ведения учета должен быть нулевой.

При вводе проводок после выбора счета могут быть введены значения субконто, валюты, количество и сумма в валюте, в зависимости от характеристик выбранного счета. Данные реквизиты нужно заполнять в соответствии с описанными выше принципами ввода остатков.

При большом количестве начальных остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций. Например, остатки по счету, который имеет большое количество объектов аналитики, можно ввести отдельной операцией, а остатки по счетам, по которым не ведется аналитический учет, объединить в одну операцию.

При вводе остатков вводятся также объекты аналитического учета, которые не были введены в систему раньше. Они вводятся непосредственно в процессе выбора. При заполнении реквизитов операции может оказаться, что для определенных видов субконто в справочнике нет необходимого значения. В этом случае нужно открыть соответствующий справочник и ввести нужное значение, а после этого заполнить реквизит операции.

Все возможные значения валют следует внести в справочник валют к началу ввода остатков.

Если ввод остатков выполняется несколькими операциями, можно воспользоваться копированием операций в журнале операций, установив заранее в режиме настройки параметров (Сервис – Параметры – Операция) копирование даты и содержания операции. Настройку режима копирование проводок при копировании операции, как правило, не имеет смысла использовать при вводе остатков.

4) проверить правильность ввода начальных остатков;

После того, как все операции начальных остатков введены, следует убедиться в соответствии их реальным остаткам.

Для этого необходимо воспользоваться существующими в конфигурации стандартными отчетами, например отчетом “Оборотно-сальдовая ведомость”. Перед формированием отчетов целесообразно установить период расчета бухгалтерских итогов таким образом, чтобы или его началом была дата начала ведения учета (тогда начальные остатки будут начальными остатками по этому периоду), или его конечная дата была датой ввода начальных остатков (тогда начальные остатки будут конечными остатками по этому периоду). Период устанавливают в режиме Сервис – Параметры – Бухгалтерские итоги.

При получении остатков по счетам прежде всего нужно обратить внимание на остаток по использованном для ввода остатков фиктивному счету (обычно – “00”). Он должен быть нулевой. Нулевой остаток по фиктивному счету означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых, а это свидетельствует, что, в основном, остатки введены правильно. Если период создания отчета не включает дату ввода остатков, то при нулевом остатке по счету в отчете может вообще не быть строки с данным счетом, так как оборотов по этому счету в выбранном периоде тоже нет.

Кроме этого, нужно просмотреть остатки, полученные по субсчетам и по валютам (если такие вводились). В особенности внимательно необходимо проверять остатки по аналитике. Для их получения нужно воспользоваться специальными отчетами, например, отчетом “Оборотно-сальдовая ведомость по счету”.

5) ввести операции от даты начала учета к текущей дате.

В отдельных случаях операции с одинаковыми проводками можно сводить в одну (например, все проводки за месяц из кредита 30.1 счета в дебет 31.1 счета ввести одной проводкой в операции с датой в этом месяце). Тем не менее, при этом необходимо придерживаться следующего правила: складывать можно проводки одного месяца и со значениями счетов, субконто и валюты, которые полностью совпадают.

В общем случае рекомендуется вводить все хозяйственные операции в соответствии с тем, как они реально происходили в отчетном периоде.