3. Способи обробки облікової інформації, їх переваги та недоліки

Елементами організації облікового процесу є спосіб обробки інформації та форма обліку.

В залежності від використання технічних засобів розріз­няють способи обробки облікової інформації (рис. 6).

Способи обробки облікової інформації

безкомп’ютерний

Комп’ютеризований (автоматизований)

паперовий

механізований

Рис. 6. Способи обробки облікової інформації

Перевагами комп’ютеризованого способу обробки інфор­мації є:

1. Можливість широкого розподілу праці між обліковими працівниками.

2. Можливість кільком бухгалтерам працювати з одним регістром.

3. Можливість значної деталізації даних в аналітичному обліку.

4. Поєднання документування і запису в облікові регістри.

5. Автоматичний контроль за арифметичними підрахунками.

6. Значна швидкість одержання результатної інформації.

7. Можливість ведення багатовимірного і багаторівневого обліку.

8. Скорочення потоку паперових документів і перехід до безпаперової технології.

9. Можливість щоденного формування звітності підприємст­ва за потребою.

10. Можливість вибору форми подання інформації.

11. Можливість пошуку інформації на своїх робочих місцях з метою економії робочого часу.

Недоліками комп’ютеризованого способу обробки інфор­мації є:

1. Недостатнє вирішення проблеми захисту інформації від несанкціонованого втручання.

2. Юридична доказовість складених електронних первинних документів.

3. Можливість втрати чи псування інформації при відклю­ченні електроенергії, проникненні комп'ютерних вірусів тощо.

Тема 2. Характеристика форм і систем бухгалтерського обліку План

1. Історія розвитку форм бухгалтерського обліку.

2. Поняття форми бухгалтерського обліку.

3. Чинники, які впливають на розвиток форм бухгалтерсь­кого обліку.

4. Комп’ютерні форми бухгалтерського обліку.

5. Поняття облікового регістру в умовах застосування комп’ютерної техніки.

6. Поняття комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку та її риси.

Література: 4, С. 40-45; 8, С. 176-281; 14, С. 46-55; 15; 21.

Ключові поняття: староіталійська форма обліку, новоіта­лійська форма обліку, німецька форма обліку, французька фор­ма обліку, американська форма обліку, меморіально-ордерна форма обліку, журнально-ордерна форма обліку, книжково-жур­нальна форма обліку, спрощена форма обліку, журнальна форма обліку, форма бухгалтерського обліку, ажур, господарський ажур, технологічний ажур, таблично-перфокарткова форма обліку, таблично-автоматизована форма обліку, комп’ютерно-комуніка­ційна форма обліку, регістр бухгалтерського обліку система бухгалтерського обліку.

1. Історія розвитку форм бухгалтерського обліку

У зв’язку з тим, що технологія бухгалтерського обліку виз­начається способом обробки інформації та формою обліку, розглянемо ті форми обліку в умовах ручного способу обробки інформації, які найбільше вплинули на розвиток сучасної технології обробки облікової інформації. Багато століть вся бухгалтерія визначалася як мистецтво ведення книг. Історія розвитку бухгалтерського обліку налічує понад 200 його форм.

Найдавнішою формою обліку, що заснована на подвійному записі господарських операцій, є староіталійська форма, описана Лукою Пачолі в “Трактаті про рахунки і записи” у 1494 р. Всі наступні форми обліку є її логічним удосконаленням. У староіталійській формі дані про факти господарської діяльності без складання первинних документів вносяться бухгалтером до Меморіалу (пам’ятної книги). Далі на підставі записів у Мемо­ріалі інформація про господарські операції переноситься одно­часно з записом кореспонденції рахунків до журналу хроноло­гічної реєстрації. Відповідно до зазначених кореспонденцій бухгалтер розносить суми із Журналу за рахунками Головної книги. В кінці звітного періоду записи дебетових і кредитових оборотів Головної книги підсумовуються, виводиться кінцеве сальдо, складається пробний баланс. Після закриття рахунків прибутків і збитків складається кінцевий баланс. В цій формі обліку всі рахунки фактично є аналітичними, а синтетичні рахунки для узагальнення однорідної інформації не застосо­вуються. Оскільки з книгами одночасно може працювати тільки одна людина, староіталійська форма надавала мінімальні мож­ливості для розподілу облікової праці (рис. 7) [8. С. 232].

Рис 7. Староіталійська форма обліку

В новоіталійській формі (автор Ф. Гаратті, 1688 р.) чітко розмежовуються синтетичний і аналітичний облік. Починаючи з цієї форми, в бухгалтерському обліку з’являється дворівневий аналітичний поділ: факти господарської діяльності системати­зуються в регістрах аналітичного обліку і на синтетичних бухгалтерських рахунках. Дані з допоміжних книг аналітичного обліку підсумовуються і порівнюються з даними відповідних рахунків Головної книги, таким чином забезпечуючи контроль. Оскільки ведення записів по синтетичних та аналітичних рахунках в новоіталійській формі здійснюється окремо, можли­востей для розподілу облікової праці тут більше, ніж у староіталійській формі.

При німецькій формі обліку (Ф. Гельвіг, 1774 р.) Меморіал, як проміжний регістр, не ведеться, натомість Журнал поділяється на два регістри: Журнал і Касову книгу. В першому записуються всі факти господарської діяльності, крім руху готівки, в другому – касові обороти. Суттєвою особливістю німецької форми є принцип накопичення – записи у Головній книзі здійснюються не одразу після запису в Журналі, і вони не дублюють кожну проводку, а заносяться одночасно за звітний період загальними підсумками, згрупованими в зведеному журналі. Таким чином, єдиний журнал італійської форми в німецькій формі поділяється на Журнал і касовий журнал, з якими можуть працювати різні працівники.

На відміну від форм, згаданих вище, американська форма обліку (Є. Дегранж, 1802 р.) виникла з тенденції поєднання хронологічного і систематичного записів та спеціально призна­чалася для використання на малих підприємствах з чисельністю облікових працівників не більше двох. Дані про факти госпо­дарської діяльності у вигляді хронологічного і систематичного запису реєструються в єдиному регістрі, який є журналом і синтетичними рахунками одночасно. За винятком відокрем­ле­ного складання відомостей по аналітичних рахунках, можливос­тей для розподілу праці тут немає.

При застосуванні французької форми, описаної у 1865 році М. де ля Портом, єдиний журнал італійської форми поділяється на кілька журналів, що створює ще більші можливості для розподілу праці облікових працівників. Ж.Б. Дюмарше розробив форму рахівництва, яку назвав інтегральною. Її сутність зводилася до того, що на кожний рахунок першого порядку повинні бути відкриті два журнали синхронного запису (для дебетового і кредитового розкладання). Таким чином, в облік вводилися тільки складні проводки. Ця форма мала великий вплив в умовах використання карткового рахівництва і при конструюванні журнально-ордерної форми, в якій дебетове розкладення називається відомістю, а кредитове – журналом.

Однією з найбільш поширених в СРСР форм обліку була меморіально-ордерна форма, вперше описана у 1926 році M.B. Юшмановим. Вона передбачає виписку проводок на кож­ний первинний документ в меморіальних ордерах (рис 8). Для операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, по яких в кінці місяця підбиваються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери. Меморіаль­но-ордерна форма надає широкі можливості для розподілу праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр. Вона була впроваджена і тривалий час вико­ристовувалася у бюджетних, кредитних установах та сільсько­господарських підприємствах СРСР.

Рис. 8. Меморіально-ордерна форма обліку

Найпоширенішою формою обліку в СРСР була журналь­но-ордерна (І.С. Рєзніченко, 1952 p.). Разом з шаховою (Д. Рос­сі, 1889 р.) та інтегральною (Ж.-П. Дюмарше, 1914 р.) формами вона є прямим продовженням французької форми (рис. 9).

Рис. 9. Журнально-ордерна форма обліку

З 1952 року у споживчій кооперації СРСР впроваджена книжково-журнальна форма обліку. В ній інтегровані риси журнально-ордерної та меморіально-ордерної форми обліку. Накопичення та систематизація інформації з первинних документів проводиться в журналах та книгах, на основі підсумків яких у кінці місяця складаються меморіальні ордери за дебетом і кредитом відповідних рахунків. Меморіальні ордери записуються у реєстраційний журнал і Головну книгу. В кінці місяця складаються оборотні відомості синтетичного і аналітичного обліку та баланс. Книжково-журнальна форма обліку використовується на підприємствах споживчої коопера­ції України і донині (рис. 10) [11].

Рис. 10. Книжково-журнальна форма обліку

З 1996 року в Україні розроблена і впроваджена спрощена форма обліку для малих підприємств у двох варіантах [21]. З 2001 року – журнальна форма обліку на основі журнально-ордер­ної форми [15].