Тема 4. Програмне забезпечення бухгалтерського обліку
План
Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення.
Характеристика найбільш розповсюджених бухгалтерських програм.
Вимоги до бухгалтерських програм.
Порядок тестування та вибору бухгалтерської програми.
Література: 2, 3, C. 153-183; 4, С. 153-183; 5, С. 29-137; 7, С. 111-211; 9, 10, 18, С. 17-195; 32; 33.
Ключові слова: комп’ютерна програма, операційні системи, системне програмне забезпечення, прикладні програми, мови програмування, економічні програми, програми автоматизації бухгалтерського обліку, програми для ведення домашньої бухгалтерії, міні-бухгалтерія, універсальні бухгалтерські системи, локальні автоматизовані робочі місця, комплекси пов’язаних АРМ, управлінські системи, фінансово-аналітичні системи, правові бази даних, CSRP, ERP, MRP1, MRP ІІ, розрахунковий період, активний період, модулі, константи, довідники, перерахування, субконто, конфігурація, демонстраційна версія, контур, редактор документів, інтерфейс користувача, велике підприємство.
1. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення
Комп’ютерна програма – це набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в іншому вигляді, виражених у формі, яку читає комп’ютер, і які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату.
Програми, призначені для виконання комп’ютерами, поділяються на: операційні системи (MS DOS, Windows 97), системне програмне забезпечення (драйвери, утиліти), прикладні програми (текстові редактори, електронні таблиці, програми бухгалтерського обліку), мови програмування (Pascal, Delphi), інші програми (віруси, антивірусні засоби, ігри).
До прикладних програм належать економічні програми, в тому числі: програми автоматизації управлінської діяльності підприємств, програми для маркетингових досліджень, програми статистичної обробки інформації, програми автоматизації бухгалтерського обліку.
Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, що є на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей існуючих програмних продуктів є проведення їх класифікації.
Пропонуємо наступну класифікаційну систему, яка передбачає чітке групування програмного забезпечення за певними ознаками (рис. 16) [8, С. 319].
Рис. 16. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення
З точки зору розробників програмного забезпечення, найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка була складена при проведенні конкурсів програмного забезпечення. Ця класифікація поєднує в собі критерії для групування як за призначенням, так і за способом реалізації бухгалтерських функцій та розміром підприємств.
Програми для ведення домашньої бухгалтерії. За допомогою цих програм персональний комп’ютер можна використовувати для обліку особистих доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), складання особистих податкових декларацій.
Miнi-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і сумового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції та обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм.
Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують всі облікові функції, в тому числі функції кількісного обліку і, як правило, розраховані для роботи на одному комп’ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконується окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп’ютерах в локальній мережі.
Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових задач – обліку праці і заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо, охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов’язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп’ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності.
Комплекси пов’язаних АРМ. Ці програмні системи орієнтовані на використання в бухгалтеріях з кількістю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп’ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп’ютерах. Комплекс містить засоби об’єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання зведених звітних форм. Поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля – Головної книги. При об’єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і через локальну мережу.
Управлінські системи. До цього класу входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному випадку не є головною. Більш важливим є взаємозв’язок всіх складових системи, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головної задачі бізнесу – отриманні прибутку.
Фінансово-аналітичні системи. Це різноманітні програми фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомогою яких автоматизуються задачі зовнішнього і внутрішнього аудиту.
Правові бази даних. До них належать упорядковані довідникові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Вони мають опосередковане відношення до бухгалтерських програм. Хоч ця категорія програмного забезпечення була створена, перш за все, як допомога юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти.
Характеристика основних класів бухгалтерського програмного забезпечення подана в таблиці 1 [8, С. 388-389].
Таблиця 1. Характеристика основних класів бухгалтерського програмного забезпечення
№ п/п |
Клас програм |
Користувачі |
Характеристики |
Приклади програмних продуктів та фірм-розробників |
1 |
Домашня Бухгалтерія |
Фізичні особи |
Облік особистих та сімейних коштів |
“1С. Деньги”(“1С”), “Quicken” (“Intuit Corp”), “MS Money” (“Microsoft”) |
2 |
Міні-бух-талтерія |
Бухгалтерія малого підпри-ємства з 1-3 бухгалтерів |
Введення і обробка бухгалтерських записів. Роздрук первинних доку-ментів та звітності |
“Инфин-бухгалтерия” (“Инфин”), “Фінансист” (“Атей”), “Соло для бух-галтера с комп’ютером” (“Баланс-центр”), “Фина- нсы без проблем” (“Хакерс Дизайн”), “Сводный учет финансов” (“Логос”), “Ажур” (“Терцет”) |
3 |
Універсальні бухгал-терські системи (міді-бух-галтерія) |
Невелика (до 8-10) чисельність персоналу бухгалтерії. Передбачені всі розділи обліку |
Потужний аналітичний облік. Кількісний та валютний облік. Облік праці та заробітної плати |
“Турбо Бухгалтер 6” (“ДИЦ”), “1 Сбухгалте- рия 7.7” (“1С”), “Инотек бухгалтер” (“Инотек НТ”), “Инфо-Бухгалтер” (“Інформатик”), “Главный бухгалтер” (“Паритет-Софт”), “Бухгалтерский учет и расчет баланса” (“Синко”), “Дебет плюс” (“ДИЦ”), “FinЕхреrt” (“ІDМ.”) |
4 |
Локальні АРМ |
Один працівник |
Комплексна реалізація окремих задач обліку |
“1C Расчет” (“1C”), “Инвентаризация” (“Инфин”), “Торговый склад” (“Компьютер-сервис”), “АиТ Зарплата”, “Зарплата” (“Звезда”), “Расчет заработной платы” (“Инкософт”), АРМ “Зарплата” (“Электронные деньги”), “Зарплата”, “Склад”, “Учет МБП”, “Банк”, “Зарплата”, “Таможня” (“Компьютер-Приз”), “Комплекс задач по тру- ду и заработной плате” (“Вызов”), “ZARP” (“АгроИнфоМир”), “WAGES” (“Баланс-Центр”) |
Продовження таблиці 1
№ п/п |
Клас програм |
Користувачі |
Характеристики |
Приклади програмних продуктів та фірм-розробників |
5 |
Комплекси пов’язаних АРМ |
Бухгалтерія не менше 8 працівників. Чіткий розподіл функцій між працівниками
|
Комплекс програм. Мережева архітектура. Досить повна реалізація облікових функцій |
“Парус” (“Парус”), “RS-balance” (“R-Style Software Lab”), “БЕСТ-4” (“Интеллект-Сервис”), “GRIMO” (“GRIMO”), “БОСС-компания” (“АйТи”), “Комплекс- ная система бухгалтерс- кого учета” (“Звезла”), “Тектон” (“Интел- групп”), “Інтегратор” (“Инфософт”), “Монолит-МТ” (“Монолит-Инфо”) |
6 |
Управлінсь- кі системи
|
Бухгалтерія, управлінці (управлінський та фінансовий облік, задачі фінансового менеджменту) |
Управлінський облік. Планування та управління. Налагодження під клієнта (кастомі- зація). Відкритість архітектури. Можливість масштабування |
“Галактика” (“Галактика”), “Platinum” (“Platinum Software Corporation”), “Текон” (“Интелгрупп”), “SyteLine”, “SPTISA”, “SPFIL” (“SOCAP”), “АККОРД” (“Атлант-Информ”), “Scala” (“Scala”) |
7 |
Фінанси- во-аналітичнісистеми |
Плановик, управлінець, головний бухгалтер, контролер, аудитор |
Фінансовий аналіз на основі бухгал- терських даних. Комп’ютеризація задач зовнішнього і внутрішнього аудиту |
“ПОНІ (Планування, Оптимізація, Податки, Інвестиції)” (“GI-consulting”), “Інвестор”, “Аналітик”, “Економічний аналіз і прогноз діяльності підприємства” (“Шнек”), “1 C: АФС”(“1С”), “Баланс-2 (камеральна перевірка)” (“Овионит”) |
8 |
Правові бази даних |
Юристи, Бухгалтери, фінансисти, економісти |
Упорядковані до- відникові систе- ми, що містять підібрані в тема- тичному чи хро- нологічному порядку законо- давчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо |
“Гроссбух”, “Бизнес-эксперт”, “Сапфир” (“Динай”), “Libra” (“Libra”) |
На зарубіжних підприємствах використовується програмне забезпечення, подане в таблиці 2 [8, С. 379-380].
Таблиця 2. Інформаційні системи, що застосовуються на підприємствах зарубіжних фірм
№ з/п |
Абревіатура |
Англійсь- кий термін |
Переклад |
Основні характеристики |
1 |
AIS |
Accounting information system |
Інформаційна система бухгалтерсь- кого обліку |
Програмні продукти, що забезпечують введення господарсь-ких операцій в базу даних з наступним розрахунком балансу та іншої звітності |
2 |
APS |
Advanced Planning and Scheduling |
Розширене планування та диспетчер- рування |
Продукти, що підтри- мують гнучке управ-ління виробничими графіками та вироб-ничими завданнями. Завдання формування потреб вирішується в умовах обмежених потужностей |
3 |
CRM |
Customer Relationship Management |
Системи взаємодії з покупцем |
Реалізують технологію управління зв’язками і взаємодією з клієнтами підприємства. Звичайно включають прогнозу-вання контрактів, їх контроль, підтримку обслуговування клієнтів, супровід процесів замовлень і продажу |
4 |
CSRP |
Customer Synchronized Resource Planning |
Планування потреб в ресурсах, узгоджене з покупцем |
Припускає наявність у системі можливостей управління зовшніш-німи елементами ви-робничого ланцюжка стосовно підприємства. Метою виходу за межі підприємства є управ-ління повним циклом випуску продукції від проектування до гаран-тійного і сервісного після продажного обслуговування |
Продовження таблиці 2
№ з/п |
Абревіатура |
Англійсь- кий термін |
Переклад |
Основні характеристики |
5 |
DSS |
Decision Support System |
Системи забезпечення прийняття рішення |
Системи, що дозволяють проводити моделювання наслідків управлінських рішень |
6 |
ERP |
Enterprise Resource Planning (Enterprі_ se-wide Resource Planning) |
Планування ресурсів підприємства |
Забезпечують вико-нання функцій обліку і контролю, причому не тільки для однорідних і локально розташованих виробництв, але й для багатопрофільних підприємств і корпо-рацій, що мають філії і підрозділи в різних містах і країнах |
7 |
MES |
Manufacturing Execuion System
|
Система управління виробництвом (технологічним процесом) |
Дані MES-систем містять показники руху деталей на конвеєрі у реальному часі, а також інформацію про контроль якості й експлуатації. Викорис-товуючи штрих-коди або інші подібні засоби, підприємства відмовляються від ручної реєстрації технологічних операцій |
8 |
MIS |
Management Information System |
Управлінські інформаційні системи |
Системи інформування керівників для прий-няття оперативних рішень |
9 |
MRP |
Material Re-quirements Planning |
Планування потреб в матеріальних ресурсах |
Планування придбання або виробництва всіх компонентів кінцевого продукту, проведення оцінки матеріальних запасів з врахуванням незавершеного вироб-ництва і прогнозів по реалізації і можливим новим замовленням |
Продовження таблиці 2
№ з/п |
Абревіатура |
Англійсь- кий термін |
Переклад |
Основні характеристики |
10 |
MRPII |
Manufacturing Resource Planning |
Планування потреб у виробничих ресурсах |
Поряд з функцією планування потреб в матеріалах системи MRP 2 включають ряд інших функцій (автоматизоване проектування, управління технологічними процесами, імітаційне моделювання тощо) |
11 |
SCM |
Supply Chain Management |
Управління ланцюжками постачання |
Системи управління логістикою, що поєднують покупців і постачальників у рамках єдиної структури обробки даних |
12 |
SEM |
Strategic Enterprise Management |
Стратегічне управління підприємством |
Системи для допомоги прийняття рішень вищим керівникам |