4. Створення таблиць за допомогою майстра

Алгоритм створення структури таблиці в шляхом введення даних:

1. Вибрати режим таблиць.

2. Ввести імена полів у таблицю — двічі клацнути на назві поля та ввести нові.

У цьому режимі можна одразу вводити дані. Тип поля за введеними даними Access визначає автоматично.

Алгоритм створення структури таблиці в режимі Мастера таблиц:

1. Вибрати режим Мастера таблиц.

2. У вікні Мастера у розділі Таблицы вибрати таблицю, яка за змістом та полями відповідає бажаній.

3. Із назв полів існуючої таблиці необхідно вибрати поля для нової таблиці:

• якщо кількість полів така сама, вибирають подвійну стрілку (зворотні стрілки дають можливість відмовитися від усіх полів або від виділеного);

• інакше вибирають за допомогою мишки поле та натискають одинарну стрілку — ім'я поля копіюється в нову таблицю. Його можна замінити на бажане. Аналогічно створюють наступні поля нової таблиці. Звичайно, при виборі полів із таблиці майстра необхідно відстежувати тип поля.

4. Вибір кнопки Далее дасть змогу ввести ім'я таблиці.

5. На цьому можна припинити створення структури (кнопка Готово) або заповнювати таблицю (Далее).

5. Введення даних в таблиці

Щоб у порожню таблицю ввести дані, необхідно виділити назву таблиці та вибрати команду Открыть або двічі клацнути по назві на екрані з'явиться порожня таблиця для перегляду, введення та редагування даних. Нова таблиця складається з одного порожнього запису. Після введення даних порожній запис перемішується в кінець таблиці. У таблиці активний запис маркують трикутником, порожній — зірочкою. Номер записів у порядку зростання вказується автоматично (якщо поле має тип лічильника).

Переміщення по таблиці здійснюється такими самими клавішами, що й по структурі таблиці в режимі Конструктор таблиц. Перехід до іншого поля або запису є підтвердженням введення даних у попередній об'єкт таблиці.

Лекція 11. Створення звітів та форм.

Звіти. Робота із звітами

План.

1. Поняття звіту.

2. Створення звітів за допомогою майстра.

3. Створення звітів в режимі конструктора.

4. Автозвіти.

5. Багатотабличні звіти.

6. Виконання обчислень в звітах.

1. Поняття звіту

План

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включати лінії рамки, рисунки, графіки та ін.

У процесі конструювання звіту визначають склад і зміст його розділів, оформляють заголовки, тексти реквізитів та їх місце на бланку. Якщо потрібно мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць, основою його конструювання може бути багатотабличний запит.

Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:

• рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;

• стовпцеві, в яких усі поля розміщені одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;

• поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних у розділі «Объекты» клацнути мишею на кнопці «Отчеты» і вибрати режим створення звіту клацанням на рядку «Создать отчет в режиме конструктора» або «Создать отчет с помощью мастера». Вибрати режим конструювання звіту можна і в діалоговому вікні «Новый отчет», що з'явиться після активізації піктограми «Создать» панелі інструментів вікна бази даних.

За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звіту: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет» і т. ін. Найскладнішими є технології використання Конструктора та Майстра звітів. Інші режими конструювання звітів простіші.