2. Створення звітів за допомогою майстра

Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:

1. У вікні БД відкрити вкладку Отчет і натиснути на кнопці Создать, з'явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов. В списку внизу вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов.

3. У цьому вікні використати список Таблицы и запросы, щоб вибрати таблицю або запит як джерело даних для звіту, а також списки Доступные поля і Выбранные поля для доповнення звіту потрібними полями.

4. Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці, і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, вибрати іншу таблицю зі списку Таблицы и запросы і додати з неї всі потрібні поля. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

5. Якщо вибрані поля з декількох таблиць, з'явиться 2-е діалогове вікно. За допомогою елементів управління цього діалогового вікна вибрати таблицю, яка буде використовуватися для групування даних, що виводяться у звіт. Натиснути на кнопці Далее.

6. У наступному діалоговому вікні здається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.

7. У наступному діалоговому вікні треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.

8. Зі списку, який з'явиться в наступному діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. Access пропонує декілька стилів. При виборі стилю у діалоговому вікні з'явиться його зразок. Вибравши стиль, слід натиснути на кнопку Далее.

9. В останньому діалоговому вікні треба вказати заголовок звіту. Використовуючи керуючі елементи цього діалогового вікна, можна дати вказівку Access відкрити звіт із даними в режимі конструктора, щоб змінити його структуру.

При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім'я. Ім'я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.

Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів.

3. Створення звітів в режимі конструктора

Під час вибирання режиму «Конструктор» на екрані з'являється вікно конструктора звітів, у якому відображаються порожні розділи звіту.

Додають або вилучають розділи звіту командами Вид—Колонтитулы або Вид—Заголовок/Примечание отчета.

Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування відповідно до макета звіту. Якщо необхідно згрупувати записи в певному полі, то у вікні Конструктора звітів можна додати розділи «Заголовок группы» та «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можна розмістити вирази для підбиття підсумків у групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд із меню і кнопок відповідних панелей інструментів розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля зі значеннями, що повторюються, розміщуються на ділянці даних, а поля, за якими здійснюється групування, — в заголовку груп.

Технологію конструювання однотабличного звіту добре ілюструє приклад формування розрахунково-платіжної відомості підприємства. Нехай у цій відомості мають бути групування співробітників за відділами, а також групові та загальні підсумкові дані за основними показниками.

Для створення звіту в режимі «Конструктор» необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних — запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість».

У вікні «Конструктор отчета», що відкрилося, за допомогою панелі з таким самим ім'ям у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням мишею на кнопці («Список полей»).

Для групування і сортування даних клацанням мишею на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керування необхідно викликати однойменне діалогове вікно.

У зв'язку з тим що дані мають бути згруповані за відділами, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирають поле «Відділ» і за ним задають групування. Для цього на ділянці «Свойства группы» в рядках «Заголовок группы» та «Примечание группы» потрібно вказати «Да».

Значення номера відділу слід задати один раз. Тому його розміщують у розділі «Заголовок группы» «буксируванням» імені поля «Отдел» зі списку полів у розділ заголовка. Далі, при потребі, підпис поля можна скорегувати, задавши тип шрифту і його розмір. У цьому самому розділі формують підписи полів звіту (шапку таблиці).

Табличну частину звіту створюють, «буксируючи» відповідні поля з вікна «Список полей» у розділ «Область данных». Щоб вивести відсортовані за алфавітом прізвища співробітників, у кожній групі задається сортування у відповідному полі або на ділянці «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы», для чого потрібно задати «Нет». Поле «ПІП_б» може бути створене під час конструювання запиту «склеюванням» (конкатенацією) полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за таким правилом:

= Прізвище &« »& Ім’я &« »& По батькові

Щоб включити до звіту розрахункові поля з підсумковими даними, необхідно клацнути мишею на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» в розділі «Примечание группы: Відділ» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правою клавішею миші на створеному полі треба викликати контекстозалежне меню Поле.

Вибір команди Свойства дасть змогу викликати діалогове вікно «Поле: Поле N» (N — номер поля), що містить п'ять вкладок.

При активній вкладці «Данные» розкриття списку рядка «Сумма с накоплением» дає змогу встановити один із режимів: «Отсутствует», «Для группы» чи «Для всего». Крім того, клацнувши мишею на кнопці рядка «Данные» слід викликати вікно «Построитель выражений», за допомогою якого конструюють потрібний вираз.

Клацанням мишею на кнопці «ОК» повертаємося до діалогового вікна «Поле: Поле N». При активній вкладці «Макет» вибирають формат та інші характеристики даних, що відображаються в цьому полі.

Аналогічно будують інші поля з виразами. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы: Відділ» даю потрібно відформатувати.

Якщо кількість записів у таблиці звіту така, що їх можна розмістити на кількох сторінках, то кожну з них необхідно пронумерувати. Для цього в розділи „Нижний колонтитул” вікна „Конструктор отчета” створюють поле „Свободный”, у властивостях якого за допомогою будівника виразів.

У цьому самому розділі для записування поточної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потрібно створити поля та ввести до них вираз =Data() або =Now(). Якщо ж ці данні треба вказати у звіті один раз, на першій сторінці, то зазначене поле треба розташувати в розділі „Заголовок отчета”.

Розроблений за допомогу Конструктора звіт „Розрахунково-платіжна відомість”.

На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути через команду Файл – Предварительный просмотр.

На екрані з'являється також панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої можна змінити цей режим чи вийти з нього.

Оформлений звіт слід зберегти і, при потребі, надрукувати. Перед цим за допомогою команди Файл—Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розміри полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші тощо.