Поняття форм. Призначення, створення та використання форм

План.

1. Поняття форм. Їх призначення.

2. Створення форм за допомогою майстра.

3. Створення форм в режимі конструктора.

4. Елементи керування у формах.

5. Автоформи.

6. Виконання обчислень у формах.

1. Поняття форм. Їх призначення

Основою діалогового інтерфейсу користувача з базою даних є форма. За її допомогою можна завантажувати дані у пов'язані таблиці, переглядати і корегувати дані. Працюючи з формою, користувач може додавати та вилучати записи в таблицях, змінювати значення даних у полях, одержувати розрахункові дані, а також контролювати дані, що вводяться.

Конструкцію форми визначає користувач. При цьому він вказує, з яких таблиць і вміст яких полів треба відображати, які графічні елементи мають бути включеними у форму. З цими графічними елементами можна пов'язати:

1. перегляд записів і їх оброблення (додання, вилучення, друкування, відновлення);

2. роботу з формою (відкривання, закривання, друкування і т. ін.);

3. роботу зі звітами (перегляд, уведення до файлу, друкування і т. ін.);

4. роботу з додатками (запускання додатків Word, Excel тощо, вихід із них), а також інші дії.

Форми надають також додаткові можливості для роботи з даними, а саме:

• відкривання інших форм або звітів у вигляді, зручному користувачеві, з використанням таких графічних елементів, як командні кнопки, вкладки, кнопки-списки тощо;

• створення верхніх та нижніх колонтитулів;

• розрахунок загальних функцій;

• розрахунок складних виразів, значення яких зберігаються в макеті.

Будь-яку форму треба заздалегідь спроектувати, а потім сконструювати засобами MS Access.

Для конструювання нової форми у вікні бази даних слід вибрати вкладку «Формы» й активізувати команду Создать, внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно «Новая форма». Воно дає змогу вибирати такі режими конструювання:

• ручний, коли за допомогою Конструктора створюють порожню форму, в яку вручну додають нові поля таблиці;

• діалоговий, коли за допомогою Мастера форм будують форму за принципом «запитання — відповідь»;

• за замовчуванням, коли форму конструюють у режимі «Автоформа»;

• режим діаграм, коли запускають Мастер, який забезпечує подання числових табличних даних у графічному вигляді;

• режим зведених таблиць, коли створюють форму зі зведеною таблицею Microsoft Excel.

2. Створення форм за допомогою майстра

Для оперативного конструювання форми, а також створення багатотабличної форми доцільно використати Мастер форм. У цьому режимі система створює форму поетапно — з урахуванням відповідей користувача на її запитання.

На першому кроці необхідно в діалоговому вікні «Новая форма» клацнути мишею на рядку «Мастер форм», а зі списку таблиць і запитів (якщо створюється багатотаблична форма) вибрати те поле, яке використовуватиметься як первинне джерело даних. По тому на екрані з'явиться перше діалогове вікно Мастера форм.

Воно дає змогу відібрати за допомогою кнопок потрібні поля у вікно «Выбранные поля» — з таблиць або запитів, імена полів яких є у вікні «Доступные поля». Після відбирання полів, клацнувши мишею на кнопці «Далее», на екран викликають друге діалогове вікно Мастера форм, склад якого залежить від кількості таблиць та запитів, відібраних на першому етапі

За допомогою елементів керування одного з цих вікон вибирають головну таблицю й один із режимів — «Подчиненная форма» або «Связанная форма». У першому режимі створюється одна форма, яка міститиме один запис головної форми і відповідні записи підпорядкованої. У другому — додаткова форма, пов'язана з головною. При цьому діалогове вікно змінює свою структуру.

По клацанні мишею на кнопці «Далее» на екрані з'являється третє діалогове вікно, за допомогою якого встановлюють один із 10 стилів форми. Чим барвистішим буде стиль, тим більшу ємність пам'яті займатиме база даних і повільніше працюватиме система.

Якщо на першому етапі роботи з Мастером форм вибрано одну таблицю (запит), то на другому етапі на екрані з'являється діалогове вікно, за допомогою якого можна вибрати один із варіантів зовнішнього вигляду форми: «в один столбец», «ленточный», «табличный» або «выровненный»:

1. в один столбец - створюється форма за умовчанням, в якій всі поля розміщені в одному стовпчику і вирівняні за лівою межею;

2. ленточный - створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці, в якій кожне значення виділене відступом;

3. табличный - створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці (подібна на таблицю даних), але без виділення відступом;

4. выровненный - поля форми розташовуються за порядком, а їх ширина підбирається до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

На третьому, останньому, етапі, коли діалогове вікно з'являється на екрані після клацання мишею на кнопці «Далее», формуються заголовки головної і пов'язаної таблиць.

Після завершення всіх етапів конструювання за допомогою Конструктора у форму можна додати різні елементи керування.