Лекція 9. Системи управління базами даних access.

1. Загальна характеристика СУБД Access.

2. Особливості СУБД Access.

3. Об’єкти СУБД Access.

4. Специфікації Access.

5. Навчальна БД “Борей”.

1. Загальна характеристика субд Access

Microsoft Access 2000 є 32-розрядною СУБД нового покоління, що входить до складу Microsoft Office 2000 і працює в середовищі Windows 98 (2000). Для роботи MS Access необхідно мати процесор не нижчий за 486 DX/66 з ємністю оперативної пам'яті не меншою 8 Мбайт.

У СУБД MS Access підтримується реляційна модель даних. Вона орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, сторінками, макросами, модулями.

Під час роботи з названими об'єктами багато Майстрів MS Access допомагають користувачеві виконати роботу, не вдаючись до конструювання. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. ін.

Після запуску системи управління базами даних Microsoft Access на екрані дисплея з'являється вікно Microsoft Access

Вікно за своєю структурою відповідає прийнятим в ОС Windows правилам оформлення і має такі основні елементи:

• рядок заголовка, який містить кнопку викликання системного меню заголовка з ім'ям додатка, кнопки мінімізації (Свернуть), максимізації (Развернуть) і закривання (Закрыть) вікна;

• рядок меню, що містить команди для виконання різних операцій;

• стандартну панель інструментів, а також панелі інструментів для виконання робіт у кожному з режимів бази даних;

• робоче поле MS Access;

• рядок станів, у якому в разі готовності Access може прийняти команду користувача, про що видається повідомлення (Готово).

• Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня — від меню Файл до меню Окно та Справка.

На відміну від попередніх версій у Microsoft Access 2000 користувач вибирає спосіб відкривання меню. Вибір здійснюється в списку Эффект при выводе меню вкладки Параметры діалогового вікна Настройка.

Є такі способи розгорнення меню: Нет, Случайный выбор, Развертывание і Соскальзывание. Нет — це відомий спосіб відкривання клацанням мишею на відповідному меню. Развертывание — це спосіб, при якому меню розгортається згори вниз у вигляді списку, що розкривається, а при способі Соскальзывание — починаючи з верхнього лівого кута. Для випадку, коли меню необхідно відкривати кожний раз по-різному, передбачається Случайный выбор.

Структуру меню визначають такі режими роботи Access:

• режим Конструктора, коли створюються і моди фіксуються об'єкти бази даних;

• режим запуску, в якому можна виконувати деякі операції, не відкриваючи бази даних;

• режим виконання, коли відображаються вікна об'єктів бази даних.

Меню Файл

Це меню дає змогу виконувати початкові і завершальні операції з базою даних. Воно містить команди, через які запускають процес створення нової бази даних або відкривають існуючу, копіюють дані з інших баз або встановлюють із ними зв'язок, переглядають об'єкти бази перед друкуванням і друкують їх, зберігають базу даних й закривають її.

Командою Создать усім базам даних, які створюються, автоматично дається системне ім'я «База данных N», де N — кількість відкритих баз даних у поточному сеансі роботи. При збереженні файлів на магнітних дисках або їх закритті такі імена за запитом системи замінюються на більш інформативні. Це звичайно робиться без вказування розширення .mdb, яке характерне для файлів Access.

Через команду Открыть на екран монітора виводиться діалогове вікно, в якому вибирають ім'я файла, що відкривається. Імена відкритих файлів розміщуються в нижній частині меню Файл, що надалі спрощує процедуру звернення до них.

Активізувавши команду Параметры страницы, встановлюють розміри друкованої сторінки та її полів, центрують дані, що друкуються, по горизонталі й вертикалі, вибирають масштаб друку і варіант орієнтації сторінок (книжкова або альбомна). Крім того, задають якість друку і визначають порядок нумерації сторінок.

Команди меню Файл, як й інші пункти меню MS Access, як правило, вибирають і активізують за допомогою миші. Однак будь-яку команду можна виконати одночасним натисненням клавіші <Alt> і клавіші символу, підкресленого в назві команди, наприклад: <Alt+a>, <Alt+o>, <Alt+z> і т. д. На практиці часто використовують команди Создать, Открыть, Сохранить та Печать, які дублюються однойменними кнопками панелі інструментів, а також комбінаціями клавіш <Ctrl+N>, <Ctrl+O>, <Ctrl+S> і <Ctrl+P>, відповідно. При цьому викликати меню Файл не треба. Всі його команди позначено символом «►», яким активізують однойменне меню третього рівня з відповідним набором команд.

Меню Правка

Забезпечує редагування різних об'єктів бази даних, а також зв'язок середи MS Access з різними додатками Windows за рахунок використання технології OLE

Більшість команд цього меню можна активізувати за допомогою клавіш швидкого керування. Призначення цих команд очевидне.

Утім, деякі команди мають свої особливості. Так, команда Отменить создание відміняє останню оборотну операцію; при цьому ім'я команди залежить від виду виконаної з базою даних роботи (Отменить ввод, Отменить удаление, Отменить создание тощо). Якщо такі роботи не виконувалися, то команда вказує на неможливість процедури скасування.

Команда Дублировать створює копії виділених елементів і використовується для набирання однотипних елементів керування.

Меню Вид

Забезпечує переведення MS Access в режими роботи з різними об'єктами бази даних, дає змогу вибрати спосіб відображення значків у вікні бази даних, а також вмикати/вимикати різні панелі інструментів. Зокрема, за допомогою цього меню керують роботою офісного буфера обміну, здатного зберігати до 12 різних об'єктів (рисунків, таблиць, діаграм, фрагментів тексту і т. ін.). Останні можна вставити на потрібне місце бази даних у будь-якій послідовності засобами спеціальної інструментальної панелі Буфер обмена. Для копіювання і вставлення кількох об'єктів необхідно:

• виділити об'єкт для копіювання;

• активізувати команду Панель инструментов—Буфер обмена з меню Вид;

• на панелі інструментів Буфер обмена клацнути мишею на кнопці Копировать.

Меню Вставка

Під час роботи з різними об'єктами бази даних склад команд цього меню може бути різним. При початковому завантаженні бази даних воно включає команди, що забезпечують конструювання основних її об'єктів.

Командами Автоформа і Автоотчет автоматично створюють форми або звіт на підставі вибраної таблиці або запиту.

Меню Сервис

Засобами цього меню проводяться: автоматичний контроль правопису, вибір і активізація різних Майстрів-програм та програм-налагоджень MS Access, захист вмісту баз даних від несанкціонованого доступу, налагодження та встановлення параметрів системи перед початком її роботи, створення макросів і нових панелей інструментів тощо

Якщо у попередніх версіях Access для економії місця на жорсткому диску необхідно було активізувати команду цього меню Служебные программы—Сжать базу данных, то Microsoft Access 2000 під час закриття бази даних стискує всі файли автоматично.

Меню Окно

У СУБД MS Access використовується багатовіконний інтерфейс, що дає змогу одночасно відкрити і завантажити кілька об'єктів бази даних. Кожний об'єкт відображається в окремому вікні. Відкрите вікно з документом, що редагується у цей час, звичайно називають активним. Ім'я такого документа розміщується в заголовку вікна редактора. Керувати вікнами слід командами меню Окно.

Команди з цього меню дають змогу змінювати порядок відображення вікон на екрані монітора.

Меню Справка

Через команди цього меню отримують різні довідки про особливості роботи з об'єктами бази даних.

Зокрема, командою Показать помощника (Скрыть помощника) викликають (вилучають) значок помічника на екрані. Надзвичайно корисною програмою Access 2000, особливо для початківця, є команда Что это такое?, яка дає змогу встановити найменування та призначення всіх команд-кнопок і об'єктів, що розміщені в основному вікні системи.

Команда Office на Web дає змогу з'єднатися з Web-вузлом корпорації Microsoft, що містить обновлювані відомості про додатки Office, а команда Найти и устранить... — виявити й усунути неполадки в системі MS Access 2000 через однойменне діалогове вікно.

Команда О программе забезпечує виведення інформації про програму MS Access 2000 і встановлену на певному комп'ютері операційну систему, а також інформує про те, як зв'язатися зі службами технічної підтримки програмних продуктів Microsoft International.