5. Письма, вкладыши, репринты публикаций.

В организациях, где действует внутренняя почта, письма – значимое средство коммуникаций – не только внешних, но и внутренних. Письма позволяют коммуникатировать с занятыми в персонализированной форме. К преимуществам письма относят прямой и индивидуальный подход, впечатляющее оформление. Письма особенно важны в крупных диверсифицированных компаниях.

В эпоху электронных коммуникаций письма или сообщения рассылаются по электронной почте. Электронная рассылка даёт возможность быстрого и одновременного информатирования десятков и сотен занятых.

Вкладыши и приложения – информация, дополняющая письма и периодические издания. Вкладыши могут раскладываться в конверты с другими материалами и используются для обращения к занятым с предложением принять участие в каком-либо событии.

Для доведения позиции компании до занятых по важным вопросам исп-ся репринты публикаций других изданий.

6. Доски объявлений.

Они позволяют размещать короткие сообщения в людных местах; доска может быть разделена на тематические разделы. Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска должна висеть у входа в компанию внутри или в другом месте интенсивного потока занятых – в переходах и коридорах. Чтобы доска объявлений была читаемой, её следует регулярно обновлять. Во многих организациях наряду с обычными досками работают электронные доски объявлений.

Вещательные средства коммуникаций.

К вещательным средствам коммуникаций относятся телевидение и радио. Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиоплёнки и тем более печатного текста того же сообщения. Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании. Корпоративное радио может использоваться для трансляции новостей компании, объявлений и срочных сообщений. Радиосообщение может дублировать другие формы коммуникаций.

Интернет как средство внутриорганизационной коммуникаций.

С помощью этого средства коммуникации становятся более гибкими, оперативными, интерактивными. К преимуществам относятся: многомерный контакт с большой аудиторией; гибкость сообщения, позволяющая динамично адаптировать сообщение для различных уровней и типов занятых; возможность запроса и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Электронная почта – самая простая Интернет-коммуникация занятых – превосходит обычную по скорости, достоверности, надёжности и сопоставима по цене.

Корпоративный портал – своеобразный вход в корпоративные и внешние информационные ресурсы через Интернет. Через корпоративный портал многих компаний занятые сегодня могут получать инф-ю о целях компании и принятых в ней процедурах. Для занятых компаний, особенно работающих в режиме виртуального офиса, корпоративный портал – это и есть выход в свою орг-ю.

Интернет служит сегодня рабочей средой многих занятых, через Интернет ведётся информир-е занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов орг-ии заменяют многие затянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку обсуждаемых вопросов.

Свободная от иерархии виртуальная коммуникационная инфраструктура демократизирует коммуникации занятых, обеспечивает их высокую информативность и поэтому улучшает отношение занятых к менеджеру.

Интранет – сети – сети внутриорганизационных коммуникаций через Интернет, обеспечивают новые возможности коммуникаций с занятыми, рассредоточенными на больших территориях.

Личные встречи, визиты, собрания, советы, комитеты, клубы.

Личные встречи с занятыми дают возможность для занятых задать вопросы и выразить своё мнение. Визиты топ-менеджеров в подразделения помогают преодолеть воспринимаемую занятыми отдалённость своих лидеров. Особенно это значимо для территориально распределённых компаний. Такие визиты могут быть приурочены к торжественным датам, открытиям подразделений, к награждениям. Лидеры компаний могут участвовать во встречах штата в штаб-квартире, в локальных офисах или на национальных конференциях.

Собрания и брифинги в орг-ии могут проводится по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть чётко спланированы и организованы. Собрания должны, хотя бы время от времени, иметь приятный аспект. Это могут быть приятные новости, небольшое угощение. Участие занятых и их представителей в советах и комитетах обеспечивают информирование сотрудников и представление их интересов в органах влияния на происходящее.

Для развития внутриорганизационных коммуникаций полезны визиты представителей одной части компании в другую.

Укреплению отношений между сотрудниками способствуют праздники – вечеринки, юбилейные банкеты, выездные экскурсии, спортивные состязания с участием членов семей и друзей занятых.

Мифы, слухи.

Мифы, легенды, слухи и притчи – это неформальная информация, распространяющаяся в орг-ии, преимущественно по личным каналам, в том числе и электронным.

Корпоративные мифы, легенды, слухи, притчи – это истории о компании, её героях и лидерах, продуктах, существующие и передаваемые посредством устных коммуникаций. Для того, чтобы существовал миф или слух, не обязательно, чтобы он был фактологически неопровержим. Важно, чтобы миф удовлетворял коммуникативную и информационную потребность. Целью специально создаваемого мифа может быть информационная поддержка решения корпоративной задачи, например, обеспечение высокого качества продукта или услуги.

ПР-специалисты могут выступать корпоративными мифотворцами, создавая корпоративные мифы и легенды, а затем поддерживая их. Для этого реальная история упрощается, абстрагируется от деталей, интерпретируется нужным образом. Это может быть история топ-менеджера, который «сделал сам себя», история компании, которая началась «в гараже» или на кухне и т.д.

Предметом слухов могут быть реструктуризация компании и увольнения, поглощение конкурентом, конфликт менеджеров, неэтичное поведение конкретных персон и другие. Распространяясь по схеме испорченного телефона, информация всё больше искажается. Слухи заполняют информационный вакуум, оставляемый неадекватной программой коммуникации. Неформальные неконтролируемые каналы начинаются там, где заканчиваются формальные и контролируемые.

В преддверии орг-х изменений коммуникационная политика топ-менеджера, реализуемая корпоративным коммуникатором, должна следовать правилу:

1) скажи занятым всё, что известно

2) ответь на вопросы, на которые можно ответить и объясни, почему на другие вопросы ответить нельзя.

Невербальные внутриорганизационные коммуникации.

Важно, что коммуникационную функцию в организации выполняют не только разного рода информационные выпуски и живое общение. Невербальные символы и знаки не менее действенны. Элементы интерьера, сами помещения, места, где собираются занятые также выполняют коммуникативную функцию. Невербальные сообщения определяют корпоративный дух и потому – конкурентоспособность организации. ПР- специалист в компании должен удостовериться в том, что пространство и декор компании несут информацию занятым об их значительности. Коридоры и неформальные территории в организации рассказывают историю - необходимо удостовериться, что эти места соответствуют своей функции – быть местом сбора достойных и значимых людей. Каждый аспект орг-ии – от конверта до стола главного управляющего имеют символическое измерение. Невербальные средства коммуникации в орг-ии должны соответствовать тому, что декларируется на словах. В целом, занятые должны чувствовать, что они в орг-ии приветствуются, понимаются и признаны. Они хотят, чтобы к ним относились как к необходимой и значимой части орг-ии.

Задача менеджера — убедить занятых, что он не только стремится коммуникатировать с ними, но также хочет делать это на правдивой, откровенной основе. Это сегодня одна из самых серьезных проблем внутриорганизационных коммуникаторов. Менеджмент должен быть правдивым, потому что организ-ная публика обычно знает — что происходит в орг-ии и честно ли руководство с ней. Если менеджер не появляется на публике, та склоняется к мнению, что он скрывается. А раз скрывается сам, значит, ему есть, что скрывать.

Отношение с персоналом:

1. общие принципы:

* В последнее время в Т и ПР PR утверждается, что роль внутреннего PR постоянно растет, что связано, как с изменением самого персонала (увеличением его квалификации, требовательности, ответственности), так и с уменьшением лояльности персонала к своей орг-ии.

* Приоритет внутр. Комму-ий над внешн.

* Персонификация комм-ий с персоналом и близость высшего менеджмента

* Инновация комму-ий

* Постоянство комму-ий, как для хороших, так и для плохих новостей.

2.осн. формы работы с персоналом:

* Текущее информирование персонала с помощью средств внутри-организационных комму-ий :а)корпоративные СМИ (журналы, газеты, внутренние TV-ие); б)ньюз летер; в) доски объявления ( событие, официальные, неофициальные); г) годовой отчет для персонала; д) слухи

* Орг-ция комм-ий персонала с высшим менеджментом: а) деловых официальных комм-ях ( годовые собрания, конференция, публикация материала в корпорат-х СМИ, организация спец. встреч с ректорам);

б) Полуофициальные комм-ции с высшим менеджментом (менеджер обходит вокруг своего персонала для обращения с личным вопросом; перемешивание уровней: собираются высший, средний менеджмент и сотрудники; перепрыгивание уровней: высшее руководство и персонал).

3. проведение спец мероприятий для персонала.

Конференции, семинары, годовые собрания.

?Для персонала:

4. необходимо предусмотреть программы для персонала в программе для внеш. общест-ти.

5. проведение внутр.х PR компаний.

Заключение: осн. задача : а) создание чувства комфортности у персонала б) приобщение к корпор-ой культуре, формирование чувства лояльности.

6. аналитическая составная работы с персоналом.

Аналитическая составляющая рабаты с персоналом принято включать:

а) анализ комм-ии с персоналом по схеме Ласвела: источник? канал ? сообщение ? аудитория ? эффект

Сегментированная ауд-рия

б) определение устойчивых, полож. и отриц. стереотипов персонала орг-ии относительно орг-ии (что нравится, что нет).

в) иссл-ние мнений персонала по поводу средств комм-ий исполняемых в комм-ии.

РАБОТА С МЕНЕДЖЕРОМ ОРГ-ИИ.

Аналитическая составляющая:

1. анализ и в случае необходимости, корректировка совместно с менеджментом формулировок целей, миссий, иных программных документов данной орг-ии.

2. слежение за соответствием реальной и декларируемой, соответствии с реальной декларируемой корпор-ой культуре.

3. выявление ключевых спикеров орг-ии потенциально интересных различным цел.группам.

4. составление досье, профилей, справок на все ведущие фигуры орг-ии.

Этап реализации

а) подготовка публичных выступлений менеджеров, как в СМИ, так и устных.

б) обеспечиваем внутр. коммуникацией высшего менеджмента с персоналом высшей коммун-ий.

в) готовим и обеспечиваем коммуникации высшего менеджмента с внешн. общест-тью через СМИ, спец мероприятия, годовые отчеты.

г) орг-ции PR сопровождения встреч высшего менеджмента с партнерами, гос органами власти.

д) орг-ция коммуникативных тренингов для высшего менеджмента