3.4.Правила оформления таблиц

При наличии в дипломной работе большого количества цифрового материала, а также при необходимости его сопоставления и выводов определенных законо­мерностей, материал оформляют в виде таблиц.

По содержанию таблицы делятся на аналитические и неа­налитические.

Аналитические таблицы являются результатом об­работки и анализа цифровых показателей. Как правило, после таких таблиц делается обобщение в качестве нового (выводного) знания, которое вводится в текст словами: «таблица позволяет сделать вывод, что...», «из таблицы видно, что...», «таблица позво­лит заключить, что...» и т.п. Часто такие таблицы дают возмож­ность выявить и сформулировать определенные закономерности.

В неаналитических таблицах помещаются, как правило, не­обработанные статистические данные, необходимые лишь для информации или констатации. Такие таблицы, как правило, выносят в Приложение.

Результаты научных исследований в форме таблиц следует оформлять по определенным правилам. Требования к оформлению таблиц, включаемых в научно-исследовательскую работу, сформулированы в ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе».

Структурными элементами таблицы являются:

• порядковый номер (нумерационный заголовок);

• название таблицы (тематический заголовок);

• заголовки вертикальных граф (головка);

• заголовки строк (боковик);

• основная часть (прографки) в виде горизонтальных позиций (строк) и вертикальных граф (столбцов).

В редакционной литературе часть таблицы, включающая боковик и прографки, называется хвостовой частью (хвостом) [22, 142].

На рис. 2 приведен пример таблицы с расшифровкой ее основных элементов[2].

Логика построения таблицы, ее структура должна соответствовать реализации целей, которые соискатель ставит перед собой в дипломной работе. Обозначения тех предметов (их совокупностей, объектов), сведения о которых хочет раскрыть автор, являются основным логическим субъектом таблицы располагается в боковике, или в головке, или же в них обоих, но не в прографке. Логический предмет таблицы в виде данных, которыми характеризуется подлежащее, помещается в прографке, но не в головке или боковике. Каждый заголовок  над графой должен относиться ко всем данным в этой графе, а каждый заголовок строки в боковике - ко всем данным этой строки.

Основные требования к каждому из элементов таблицы.

Нумерационный заголовок таблицы размещается в верхнем правом углу над таблицей и состоит из слова «Таблица» и ее номера. Все таблицы, если их несколько, нумеруют арабскими цифрами в пределах текста.

В дипломной работе номер таблицы состоит из пары чисел, разделенных точкой. Первое из чисел является номером главы, в которой приведена таблица, второе - порядковым номером данной таблицы в этой главе (например: «Таблица 1.2», т.е. вторая таблица в первой главе). Если в дипломной работе только одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. При наличии в отдельных главах исследования не более чем по одной таблице допускается последовательная нумерация их в пределах всей работы в целом, т.е. «Таблица 1», «Таблица 2» и т.д.

Тематический заголовок таблицы определяется самим ее содержанием. Он располагается посредине страницы и пишется с прописной буквы без точки на конце. Правильно сформулированный заголовок должен отражать показатель, находящийся на пересечении горизонтальных строк и вертикальных граф. Не рекомендуется использовать в заголовках слова, не отражающие сути содержащихся в них данных: расчет, зависимость, значение, величина и т.п.

Заголовки граф в головке формулируются по возможности краткими, в именительном падеже единственного числа, в конце ни точка, ни запятая не ставятся. Размерности величин указывают, отделяя от основного текста запятой. В заголовках граф не следует использовать слова: наименование, название, штук, человек, значение, величина и др., не влияющие на понимание сути представленного в таблице материала. Если в заголовках нескольких граф имеются одинаковые или общие части (но только не единицы измерения), то их следует выносить в верхний ярус. Заголовки верхнего яруса всегда пишутся с прописной буквы. Заголовки нижнего яруса пишутся с прописной буквы только при отсутствии смысловой и тематической связи с главным заголовком.

Многоярусные головки необходимо максимально сокращать. С этой целью возможен перенос какого-либо яруса в тематический заголовок таблицы или объединение несколько граф в одну, если это возможно и не нарушает требования логичности построения самого заголовка или головки таблицы.

Заголовки строк в боковике таблицы (крайней левой графе) определяют содержание строк. Заголовок боковика записывается в именительном падеже единственного числа, он должны быть кратким и четким и начинаться с прописной буквы без точки в конце. Общие для всех элементов боковика слова помещаются в заголовок над боковиком. Повторяющиеся слова следует группировать и выносить в объединяющие рубрики. Основные заголовки в боковике пишутся с прописной буквы без точки в конце. Подчиненные заголовки с прописной буквы пишутся только при отсутствии связи (по смыслу и тематически) с главным заголовком.

Основные заголовки в самой таблице пишут с прописной буквы. Подчиненные заголовки пишутся двояко: со строчной буквы, если они грамматически связаны с главным заголовком, и с прописной буквы - если такой связи нет. Заголовки (как подчиненные, так и главные) должны быть максимально точ­ными и простыми. В них не должно быть повторяющихся слов или размерностей.

При переносе таблицы на следующую страницу головку таб­лицы следует повторить и над ней поместить слова "Продолжение таблицы 5". Если головка громоздкая, допускается ее не повторять. В этом случае пронумеровывают графы и повторяют их нумерацию на следующей странице. Заголовок таблицы не повторяют.

Следует избегать вертикальной графы "номер по порядку", в большинстве случаев не нужной. Весьма осторожно нужно обращаться и с вертикальной графой "Примечание". Такая гра­фа допустима лишь в тех случаях, когда она содержит данные, относящиеся к большинству строя таблиц.

Длинные многословные заголовки и подзаголовки могут быть сокращены за счет ввода буквенных обозначений показателей и размещения их под таблицей в виде примечания (рис. 3б), либо вводя буквенные обозначения с объяснением их в тематическом заголовке (рис.3в). Стандартные, принятые в данной области науки буквенные обозначения, допускается не пояснять в тематическом заголовке или в примечании под таблицей.

Прографки - это вертикальные графы, содержащие данные, которые относятся к головке и боковику; их совокупность образует хвостовую часть таблицы. Их оформление должно отвечать общепринятым требованиям:

• текстовые элементы в прографке начинаются с прописной буквы в каждой ячейке, точка в конце не ставится;

• если боковик содержит несколько строк, то строки прографки  выравниваются по нижней строке заголовка строки (см. рис. 3б); если боковик начинается с порядкового номера, то строку прографки выравнивают по верхней строке заголовка этой строки (см. рис. 3в)

• не должно быть пустых ячеек в прографке; отсутствие данных отражают посредством словосочетания «Нет сведений» (или сокращенно - «Нет свед.») либо многоточия. Если данные отсутствуют вообще (не могут быть получены), то ставится знак тире;

• при отсутствии сведений в большинстве ячеек вертикальной графы ее следует исключать из таблицы, описав эти данные в тексте; так же поступают и при отсутствии данных в строке;

• одни и те же повторяющиеся в таблице (отдельной графе) элементы  выносятся в тематический заголовок таблицы (заголовок графы);

• если повторяющийся в следующих друг за другом строках графы текст состоит из одного слова, его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух или более слов, то при первом повторении его заменяют словами “То же”, а далее — кавычками. Цифры, химические символы, единицы измерения, буквенные аббревиатуры заменять нельзя; Слова «более» и «менее» в таблице необходимо заменять на соответствующие математические знаки («>», «<», при необходимости добавляя знак равенства «=»);

• не рекомендуется включать графу «условные обозначения»;

• графу «Примечание» приводить лишь в том случае, когда примечания даются к большинству строк таблицы (в остальных случаях примечания оформлять под таблицей).

Помимо соблюдения требований к элементам таблицы, студент должен придерживаться общепринятых правил построения таблиц в целом. Перечислим основные:

• одни и те же данные нельзя представлять и в форме таблиц и в форме иллюстраций;

• в одной научной работе не должно быть двух одинаковых таблиц;

• однотипные близко расположенные по тексту таблицы необходимо или оформлять одинаково или объединять в одну;

• не рекомендуется использовать таблицы с 1 - 2 строками;

• допускается применение таблиц с двумя графами;

• недопустимы повторы тематического заголовка в заголовках граф;

• при переносе таблицы на следующую страницу головку таблицы следует повторить и над ней поместить слова «Продолжение таблицы 5», при этом заголовок таблицы не повторяют. Если головка громоздкая, допускается ее не повторять - в этом случае пронумеровывают  графы  и повторяют их нумерацию на следующей странице;

• нумеровать графы (вводить в крайнее левое положение в боковике графу с заголовком «№ п/п») и строки (включать в нижний ярус головки номера строк) рекомендуется лишь в случае, если в тексте при обсуждении результатов необходимо ссылаться на определенные номера граф или строк. Допускается нумерация граф и при необходимости переноса таблицы на следующую страницу (см. предыдущий пункт);

• примечания к таблице, в которых указывают справочные и поясняющие сведения, нумеруют последовательно и помещают под таблицей. Рекомендуется примечания давать шрифтом меньшего размера. Если примечаний несколько, то после слова “Примечания” ставят двоеточие, после чего приводят последовательно пронумерованные примечания. Если примечание лишь одно, его не нумеруют, после слова “Примечание” ставят точку, после чего с прописной буквы помещают это примечание.

Кроме того, предъявляются определенные требования и к представлению таблиц в тексте. Студенту нужно знать, что:

• при упоминании таблицы в тексте ссылки на нее следует формулировать так, чтобы не дублировался ее тематический заголовок;

• при комментировании в тексте содержания таблицы следует акцентировать внимание лишь на самое главное, не пересказывая подробно содержание всей таблицы;

• в ссылках в тексте слово «таблица» приводят в сокращенном виде. Например: «В табл.6 приведены….», «Характеристики (табл. 2.5) отличаются…»;

• в случае повторных ссылок в тексте к ссылке необходимо добавить общепринятое сокращение от слова «смотри» - «см.». Например: «(см. табл. 2.5)».

Уже из изложенных выше требований очевидно, что не всякий цифровой материал следует представлять в виде таблицы. Основное правило при подготовке диссертации состоит в том, что в нее необходимо помещать только те таблицы, которые трудно или  нельзя простым способом воспроизвести в тексте. К ним относятся таблицы с результатами экспериментальных данных,  их обработки математическими методами по определению сходимости, подробные справочные материалы, без которых нельзя логично и убедительно доказать какие-то научные выводы или раскрыть соответствующие положения, выносимые на защиту. Основные требования, которым должна удовлетворять таблица, - это:

• достоверность содержащихся данных;

• компактность и наглядность обобщаемых данных;

• логическая взаимосвязь элементов таблицы;

• последовательность размещения граф и столбцов должна обеспечить удобство аналитической оценки данных.

Если цифрового материала для построения таблицы не достаточно (набирается только 2 строки данных), то эти данные для наглядности представляют в виде, отличающемся от таблиц отсутствием тематического заголовка и головки, а также тем, что колонки  в ней не отделены линейками. 

При использовании таблиц следует учитывать следующее:

• По возможности не следует использовать графу “номер по порядку” (“№ п/п”). Если нужно пронумеровать объекты, то порядковые номера указывают перед их названиями в боковике.

• Числа, которые читатель должен сравнить, нужно располагать друг под другом и выравнивать по правому краю.

• Наоборот, числа, имеющие разный смысл и разные единицы измерения, не должны располагаться друг под другом.

• Текст прографки всегда выравнивается по левому краю, текст головки — по левому или по центру. Для всех ячеек таблицы применяется вертикальное выравнивание по середине.

• Повторяющиеся элементы, например, обозначение меры (“%”, “см”), выносят в головку.

• Не следует перегружать таблицу. При увеличении числа граф свыше шести время на их считывание возрастает в геометрической прогрессии.

• По возможности не использовать многоярусные головки. Сокращать повторяющиеся элементы многоярусных головок, вынося их в головки верхнего уровня.

• В прографке не допускаются пустые ячейки. Если свойство, указанное в головке, неприменимо к данному объекту боковика, ставится тире. Если в вашем распоряжении нет необходимых данных, укажите это строкой “нет свед.”

• При переносе головку повторяют и пишут над ней слова “продолжение таблицы” и её порядковый номер. Средствами Word это достижимо лишь разбиением таблицы на две части.

• Сноски к цифрам в таблице оформляют только звёздочками (чтобы не было путаницы с показателем степени) и печатают непосредственно под таблицей.

Таким образом, обобщим правила обозначения таблиц:

• каждая таблица должна иметь название, точно и кратко отражающее её содержание. Название таблицы помещается над ней;

• таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего текста;

• слово «Таблица» и порядковый номер таблицы помещают над ней в правом верхнем углу над названием таблицы;

• если в тексте имеется только одна таблица, то её не нумеруют, слово «Таблица» не пишут.

• таблицы в зависимости от их размера располагаются после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице, а при необходимости - в приложении.

• на все таблицы в тексте дипломной работы должны быть ссылки.