3.2.3. Чтение

Менеджеру приходится знакомиться со множеством доку­ментов: письмами, служебными записками, аналитически­ми обзорами и т.д. Неумение эффективно работать с ними может приводить к перегрузке и вызывать стресс нехватки времени*. Одним из решений проблемы является освоение техники быстрого чтения. Однако для этого требуется либо закончить соответствующие курсы, либо попытаться овла­деть техникой быстрого чтения самостоятельно. И то и дру­гое требует значительного времени. Существенно быстрее можно научиться правильной схеме работы с документом, представленной на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Чтение документа

Систематическое использование данной схемы позволит менеджеру существенно сократить время работы с доку­ментами и избавиться от кипы непрочитанных писем и со­общений. В зависимости от уровня менеджмента большая или меньшая часть материалов будет уходить по каналу «Прочтение» или «Работа с документом» (во втором случае эту работу могут выполнить другие).

Упражнение 19. Работа с документами

Возьмите наугад какие-нибудь три документа из вашей рабочей папки и, пользуясь представ­ленной на рисунке схемой, решите, по какому из путей следует пойти в каждом случае. Ответы обоснуйте.

3.2.4. Письмо

Деловая переписка. Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необ­ходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим пись­мом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно пред­ставить в виде схемы, показанной на рис. 3.6. Здесь факти­чески используется тот же принцип, что и в устной пре­зентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбу­дить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое дей­ствие должен предпринять читатель письма, если его заин­тересует содержащаяся в письме информации. Чем подроб­нее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых — привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Каждое из этих правил можно выразить одним словом:

внимание,

интерес,

просьба,

действие.

Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме.

Начальные строки привлекают внимание, следующие одно или два предложения пробуждают интерес читателя,

в следующих двух абзацах высказывается просьба.

Рис. 3.6. Структура делового письма

Упражнение 20. Подготовка делового письма

Подготовьте проект делового письма с предложением партнеру каких-либо товаров или услуг, учитывая сформулированные выше рекомендации.

Прочитав подготовленный черновик письма, подумайте, какие слова можно было бы безболезненно вычеркнуть из текста, не исказив его смысл.

А как можно отредактировать приведенную выше фразу?

Редактируя текст письма, представьте, что читатель будет знакомиться с ним по схеме, пред­ставленной на слайде 7 (рис. 3.5).

Подготовка аналитических документов. Работа над более объемными документами, к которым относятся аналити­ческие обзоры, отчеты, меморандумы и др., имеет несколь­ко иную структуру. Подготовка таких документов требует больше времени, поэтому и подготовительная работа над документом оказывается иной.

Начинать эту подготовку целесообразно не с написания плана, как это делает большинство людей, а с «листа со­ображений». Действительно, бессмысленно работать над пла­ном, когда еще не накоплены критическая масса сообра­жений, материалов, идей, которые должны лечь в основу документа. Поэтому чистый лист, озаглавленный «Сообра­жения к...», и есть начало работы. Сюда можно записывать (не заботясь о последовательности) все, что приходит в голову в связи с темой, которую предстоит осветить. Чаще всего вы сами ощутите, что необходимый объем материала накоплен, и можно приниматься за его упорядочение. Вот тогда-то и следует набросать план документа.

Как и устное выступление, объемный документ должен состоять из трех основных частей. Правда, смысловая на­грузка этих частей оказывается иной. Вступление обычно посвящается постановке проблемы; документ трудно чи­тать, когда не понимаешь, какую задачу поставил перед собой его автор. Основная часть документа должна раскрыть логику рассуждений, а заключение — содержать выводы. Ввиду большей скорости чтения «про себя» письменный документ обычно позволяет более подробно обосновать точ­ку зрения, предложение и т.д.

Можно сформулировать и определенные рекомендации от­носительно оформления текста документа. Прежде всего, его необходимо хорошо структурировать. Длинные абзацы, многостраничные параграфы, отсутствие выделений в тек­сте — все это затрудняет чтение, поскольку требует боль­шей концентрации внимания. Однако следует помнить, что все хорошо в меру. Параграфы, состоящие из двух строк, — это уже недостаток, который приводит к фрагментарности восприятия. Полезно помнить и о том, что многие люди хорошо воспринимают визуальную информацию, поэтому рисунки, графики, схемы также облегчают знакомство с материалом.

Упражнение 21.

Возьмите любой документ объемом не менее 3-4 страниц и попробуйте оценить, насколько удачно он построен с точки зрения восприятия его содержания. Попробуйте его «отредактиро­вать», применив процедуру, предложенную в Упражнении 20. Если вам удастся существенно сократить объем документа, это означает, что он составлен плохо. Если вы почувствуете, что при попытке внести в текст какие-либо изменения, он начинает портиться, это значит, что над ним хорошо поработали.