Особливості машиночитаних документів

Машиночитаний документ, за логікою самого слова, оз­начає, що для користування ним необхідні спеціальні технічні засоби. Це документ, призначений для автоматич­ного зчитування інформації, що міститься в ньому.

Перший вид машиночитаних документів називають ще репродуктивними, оскільки їх зміст можна безпосередньо споглядати — видно кадри фотоплівки, негативні копії то­що. Перші засоби розмноження документів саме й функціонували на репродуктивному відтворенні оригінал-макету й називалися також аналоговими.

Зупинимося більш детально на технотронних, а саме на електронних документах та визначенні їх місця в ієрархії документних форм.

Електронний документ, як найбільш наочний приклад технотронного документа, існує від свого зародження в бінарному (двійковому) виді й призначений для «прочитан­ня» тільки за допомогою технічних засобів. При цьому в ци­фровій формі можуть фіксуватись усі різновиди інфор­маційного повідомлення (текстові, звукові, візуальні), тобто всі електронні документи, поза залежністю від знакової си­стеми відтворення, мають однознакову «матрицю».

Таке уточнення дає можливість визначити місце елек­тронних документів у загальній системі документів.

Документи

Машиночитані

Рукописні, друковані, мальовані, нотні тощо

Технотронні

Аналогові

Електронні

Неелектронні (платівкові, перфокарти тощо)

Електронні

До особливостей електронних документів відносяться: — існування матриці у формі, що безпосередньо не сприймається людиною (у вигляді цифрових кадрів) і яка є відмінною від її відтворення на екрані монітора;

• можливість зосередження в одному документі кількох форм подання повідомлень (текст, звук, зображення, включаючи динамічне);

• можливість «міграції» повідомлення з одного носія на інший без будь-яких змін, а також можливість існування одного й того ж тексту в різних форматах;

• можливість багаторазового перекодування вихідного тексту, застосування різних способів його фіксації та відтворення;

• уніфікація носія для всіх видів інформації;

• динамічний характер деяких видів електронних доку­ментів, що надає можливість його створювачам (а іноді й користувачам) вносити в них зміни;

• можливість багатоканального та одночасного доступу до одного й того ж примірника документа;

• відсутність індивідуального носія для масивів доку­ментів, записаних на жорсткому диску комп'ютера.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, технічними за­собами (комп'ютерне оснащення, програмне забезпечення тощо) або на папері (у спосіб переведення його в друкова­ну форму за допомогою сучасних технічних пристроїв) у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики

Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своїми метаданими, тобто інформацією, яка зу­мовлює його соціальну визначеність та розуміння (зміст, контекст, структура).

Інші, електронні документи або комбінація електрон­них документів, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інфор­мацію про зміст дій та певні взаємодії.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.

Зміст електронного документа — це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщува­тись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів.

Носій електронного документа — це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтво­рена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електрон­ного документа може бути перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.