4. Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують но­менклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній но­менклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необ­хідно своєчасно робити відмітки про:

• заведення і включення нових справ;

• наявність перехідних справ;

• осіб, відповідальних за формування справи;

• передавання справ до архіву чи для продовження в інших ус­тановах тощо.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ ус­танови та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазна­чаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозді­лів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діло­водства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості ра­зом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відпові­дальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, за­ведених на підприємстві за рік.

Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихід­них документів установи та долучаються до справ з номенклату­рами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомля­ється архів установи.

Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірни­ках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погод­ження з державною архівною установою.

5. Групування у справи документів з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким нада­ються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа — це сукупність документів або документи, які стосу­ються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обк­ладинку, файл.

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ го­тують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предме­та), з якого вона заводиться.

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;

• об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасо­вого зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового стро­ків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, мо­жуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу.

Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:

в одній справі — документи постійного, а в іншій — тимчасового зберігання;

• включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематич­ний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклату­рою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;

• документи, створені засобами обчислювальної техніки, гру­пувати у справи на загальних підставах;

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм зав­товшки).

Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.