1. Засвідчення копії документів

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нота­ріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку уста­нови й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготов­лення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюєть­ся текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому арку­ші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізи­том «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізи­ту «підпис».

Відповідно до ДСТУ відмітка про засвідчення копії складається з запису «Згідно з оригіналом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення.

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними проце­сами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та про­контрольовані.

Придатний для користування документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати.

Він має бути придатним до наступного представлення як пря­мо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумо­вили його створення.

Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, у результаті яких доку­менти створюються або в процесі яких використовуються.

Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії.

2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження:

• засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів;

• засобу оперативного малотиражного розмноження.

Копіювальні засоби розрізняють за способом одержання копій:

• світлокопіювання;

• термокопіювання;

• фотокопіювання;

• мікрофільмування;

• електрокопіювання.

Загальним для цих способів є те, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.

3. Порядок розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз­начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке­рівниками структурних підрозділів.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо­середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа­лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

• документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із за­мовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножуваль­ного цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Питання для самоперевірки.

1. Як відбувається засвідчення копії документа?

2. Охарактеризуйте засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

3. Проаналізуйте порядок розмноження документів.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 134-135.

РОЗДІЛ 4. Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)

ЛЕКЦІЯ 1. Організаційна побудова служб діловодства.

План: