6. Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами — операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучення до сис­теми, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить:

• визначення дозволів користувачам документаційної систе­ми, пов'язаних із окремими особами та їхніми посадами в установі;

• визначення статусу доступу та забезпечування захисту служ­бового документа;

• визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;

• забезпечення доступу до службових документів із обмеже­ним статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

• контроль за рухом службового документа для визначання того, хто його зберігає або зберігав;

• забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;

• перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових доку­ментів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гаран­тує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

7. Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документацій них систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документа переміщують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів.

8. Особливості архівної роботи

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, збері­гання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою вико­ристання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спе­ціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

• приймання документів;

• зберігання документів (архівосховища);

• розміщення науково-довідкового апарату і облікових доку­ментів;

• роботи співробітників (робочі штати);

• роботи відвідувачів (читальний зал).

Робота з документами в архівосховищі

Передання до архіву або вилучення службових документів з од­наковими строками їх зберігання для знищення та терміни вико­нання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до ар­хіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результата перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.

Питання для самоперевірки.

1. Поясніть особливості оформлення обкладинки справи.

2. Як проводиться складання описів справ?

3. Які правила передачі справ на зберігання?

Література

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

4. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання/ За наук. ред.. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. – с. 19-80.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

РОЗДІЛ 6. Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій

Лекція 1. Комп'ютеризація діловодних процесів

План:

1. Суть комп'ютеризації діловодства

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

3. Вимоги до створення електронних документів

4. Електронний офіс.