1. Завдання і порядок контролю

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якіс­не їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується са­мостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю під­лягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

• встановити контакт із керівниками секретаріату і конкрет­ним виконавцем;

• мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забез­печення своєчасного подання підрозділами та відповідаль­ними особами матеріалів для доповіді керівництву;

• за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мо­тивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

2. Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

3. Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає:

• постановку документа (доручення) на контроль, формуван­ня картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю виконання доку­ментів (доручень);

• інформування керівника про хід і підсумки виконання доку­ментів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може ві­дображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що підлягає контролю, проставляється літера «К» або штамп

Контроль

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примір­ник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

4. Автоматизована форма контролю

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

Питання для самоперевірки.

1. Які завдання і порядок контролю?

2. Як визначаються строки виконання документів?

3. Опишіть здійснення контролю за виконанням документів?

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 5. Систематизація документів. Зберігання документів.

План:

1. Типова та приблизна номенклатура справ.

2. Розробка індивідуальної номенклатури справ.

3. Побудова зведеної номенклатури справ.

4. Оформлення й погодження номенклатури справ.

5. Групування у справи документів з паперовими носіями.

6. Особливості систематизації електронних документів.

7. Оперативне зберігання документів.

8. Видача документів зі справ.

9. Зберігання електронних документів.

Систематизація документів

Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання в процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ.