6. Графік відпусток

Графік відпусток складається, зазвичай, на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; індекс і дата; місце видан­ня; код, візи затвердження і погодження; найменування струк­турного підрозділу; текст.

Текст графіка починається повідомленням, на який рік скла­дено графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників та зап­лановані строки відпусток (місяці, числа, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Підписується графік керівником підприємства чи його підроз­ділу і погоджується з профспілковим комітетом.

7. Довідка

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо.

У документаційному забезпеченні розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.

Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій то­що. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керів­ництва і подаються у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або ко­місія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно роз­кривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитися таблиці, графіки тощо.

Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відпові­дати на питання про? Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок із кожного питання. Внутрішню довідку, підго­товлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основ­них реквізитів бланку.

У довідці відтворюються такі реквізити:

• назва організації;

• назва виду документа;

• дата документа;

• реєстраційний індекс документа;

• місце складання або видання документа (вказують, якщо во­но не входить до назви організації);

• заголовок до тексту документа;

• текст документа;

• підпис (голови та всіх інших членів комісії);

• відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

• відмітка про наявність документа в електронній формі (вка­зують у разі потреби).

Довідка, складена одним працівником або керівником струк­турного підрозділу для подання керівникові установи чи на роз­гляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структур­ного підрозділу організації».

Зовнішні довідки, зазвичай, складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживан­ня тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Біографічна довідка досить поширена в органах державної вла­ди, працівники яких є державними службовцями. Готують біог­рафічну довідку у разі потреби (подання про призначення на по­саду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного служ­бовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.

Питання для самоперевірки.

1. Призначення довідково-інформаційної документації.

2. Сформулюйте визначення анкети?

3. Сформулюйте визначення анотації?

4. Сформулюйте визначення висновку?

5. Назвіть реквізити висновку.

6. Який документ називається довідкою?

7. Які за змістом бувають довідки?

8. Які реквізити містять довідки?

9. Коли довідки пишуть від руки?

Література.

1. ДСТУ 4163-2003. «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

2. Беспянська Г.В. Діловодство. – К.: Університет „Україна”, 2007. – 469с.

3. Гриценко Т.Б. Українська мова за професійним спрямуванням: Навч. посібник – К.: Центр учбової літератури, 2010. – 624 с.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К.: Арій, 2009. – 512с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2001.- 379 с.

6. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К. 2009.

7. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – 224с.

8. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Арій, 2007.

9. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Модульний курс – К.: Арій, 2009. – 448с.

ЛЕКЦІЯ 2. Оформлення доповідей, заміток, записок (доповідних, пояснювальних, службових)

План:

1. Підготовка доповідей.

2. Замітка.

3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.