1. Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізуєть­ся за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і ви­користання великих масивів документної інформації. Скорочен­ня трудовитрат, пов'язаних із цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефек­тивніший шлях — це підвищення рівня впровадження в практи­ку діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів орга­нізаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації ді­ловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за ра­хунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інфор­мацією: застосування автоматизованого введення документів у ком­п'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки до­кументів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засо­бів обробки документів.

Виробництво й використання документної інформації внаслі­док впровадження новітніх технологій її обробки стає важливою сферою застосування знань та вмінь кожного працівника, а тех­нологічна (інформаційна) культура — невід'ємною складовою осо­бистої загальної культури, важливою умовою самореалізації.

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдоскона­лення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має суп­роводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

1. уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нор­мативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення рек­візитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у докумен­тах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

2. упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документуван­ня, досконалому опрацюванню документів і пошуку необ­хідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфіка­ції мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

3. установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.

3. Вимоги до створення електронних документів

Службовий електронний документ має адекватно відображати те, що було повідомлено або вирішено, чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформація використовуватись для прийняття управлінських рішень та звітності.

Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

1. залишитися цілісною структура службового документа, тоб­то його формуляр та зв'язки між реквізитами, що станов­лять службовий документ;

2. у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

3. мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службо­вого документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

1. належить до того виду, який у ньому зазначено,

2. створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала,

3. створено або надіслано саме в той час, який документально зафіксовано.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, ді­яльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності.

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.