Міністерство освіти і науки, МОЛОДІ ТА СПОРТУ України

білоцерківський коледж сервісу та дизайну

ДІЛОВОДСТВО

Курс лекцій

І семестр

ІІ курс

для освітньо-кваліфікаційного рівня молодший спеціаліст

галузі знань 0201 Культура

за напрямом підготовки

020105 Документознавство та інформаційна діяльність

зі спеціальності 5.02010501Діловодство

2011

РОЗДІЛ 1. Створення довідково-інформаційних документів

ЛЕКЦІЯ 1. Створення інформаційно-довідкових документів. Складання анкет, анотацій, відгуків, висновків, графіків відпусток, довідок.

План:

1. Створення довідково-інформаційних документів.

2. Анкета.

3. Анотація.

4. Відгук.

5. Висновок.

6. Графік відпусток.

7. Довідка.

1. Створення довідково-інформаційних документів

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, органі­зацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої ді­яльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також ма­ють допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних докумен­тах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підпри­ємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідко­во-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підви­щить інформативність та культуру документування.

2. Анкета

Анкета — документ, текст якого складається із запитань та об­меженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.

Біографічна анкета застосовується під час оформлення на ро­боту. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кад­рів, характеристики, довідки.

3. Анотація

Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо.

Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бу­ти подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних.

Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні нас­тупних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших пи­тань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких реко­мендовано анотовану книгу чи публікацію.

4. Відгук

Відгук — документ, у якому висловлюється обґрунтований погляд фахівця щодо наукової та дослідницької праці.

На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супровод­жувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керів­ник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиці­ями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підпису­ють фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.

5. Висновок

Висновок — документ, у якому висловлено думку про той чи ін­ший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсила­ється установою до вищого органу для розгляду та затвердження.

У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегата) робить головна організація.

Створення комісії для винесення висновку оформляється розпо­рядчим документом. Реквізити документа: найменування виду доку­мента; заголовок; текст із загальною оцінкою та конкретними заува­женнями з кожного пункту; підписи, дата, печатка. Підписуючи вис­новок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.