1. Організація долучення документів до систем

Долучення документів до документаційної системи — це виз­начення необхідності того, що створені або надіслані до устано­ви документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.

Метою долучення службових документів до документаційних систем є:

• встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його ство­рення;

• розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

• встановлення зв'язків з іншими службовими документами.

Долучення службового документа до документаційної системи дає змогу визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержан­ня, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.

Рішення про те, які службові документи треба долучати до доку­ментаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяль­ності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклату­ра справ та відповідні інструкцій з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.

2. Технологічні аспекти долучення документів

А. Приймання документів

Усі документи незалежно від виду носія, що надходять до уста­нови: поштою, факсом, доставляються кур'єром чи електронною поштою, приймаються керівником служби діловодства (началь­ником канцелярії) й попередньо розглядаються ним. Прийманню підлягає також і доплатна ко­респонденція.

У разі надходження до служби діловодства документів із папе­ровими носіями розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів, та тих, що мають напис «особисто» чи адресованих гро­мадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

У разі надходження в електронну документаційну систему від­носно великого обсягу документів з паперовими носіями в системі передбачена спеціальна підсистема розпізнавання.

Попередній розгляд документів

Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього проце­су. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розпо­діл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєс­трації, а також встановлення строку виконання.

Попередній розгляд документів з паперовим носієм проводить­ся у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх над­ходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

Керівництву або власникові установи насамперед мусять пе­редаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші до­кументи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції.

Б. Реєстрування документів

Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий доку­мент було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у ме­жах типу документів, що реєструються, і доповнюються індекса­ми за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспон­дентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю ви­конання і оперативного використання наявної в них інформації.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєстру­ються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також орга­нів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази керівника з основної діяль­ності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгал­терські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-тех­нічне постачання тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперови­ми носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки.

У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості кар­тотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в ус­тановах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозді­лах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка пере­дається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три при­мірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими но­сіями:

• назва або характер документа;

• вид службового документа

• автор(кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• строк виконання;

• позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання;

• дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді);

• певні вимоги до опрацювання службових документів і да­них; способи користуванням службовим документом.

На паперових документах, що реєструються службою діло­водства або секретарем-референтом, на нижньому березі першо­го аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєс­траційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ по­верненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні докумен­ти та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента Ук­раїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, мі­ністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Системами електронного діловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та ха­рактеристик основних технологічних процесів у ній, може вклю­чатися також додаткова інформація.

Питання для самоперевірки

1. Що означає долучення документів до документацій них систем?

2. Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів.

Література

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 4. Організація контролю за ходом виконання документів

План:

1. Завдання і порядок контролю.

2. Строки виконання документів.

3. Здійснення контролю за виконанням документів.

4. Автоматизована форма контролю.