4. Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового скла­ду як установи в цілому (для установ з централізованим форму­ванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підроз­ділу (для установ зі складною структурою) за встановленою фор­мою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відпові­дальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методич­ною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотри­муватися таких правил:

• номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з до­даванням великої (початкової) літери найменування катего­рії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

• (Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з осо­бового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 p., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09та5К-09);

• графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесени­ми на обкладинку справи. Опис на справі тривалого збері­гання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

• графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

• систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

• кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

• у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовка­ми повністю записується тільки заголовок першої справи; реш­та відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кож­ному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

5. Правила передавання справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого збері­гання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліко­вими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009р. передають до архіву у 2011р). Справи тимчасового збері­гання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних під­розділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності праців­ника діловодної служби лише після проведення експертизи її нау­ково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архі­ву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відпові­дальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'яз­ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до ар­хіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.