- •Створення довідково-інформаційних документів
- •Анотація
- •Висновок
- •Графік відпусток
- •Підготовка доповідей.
- •3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.
- •Оформлення пропозицій.
- •Оформлення рецензій.
- •Оформлення рефератів.
- •Оформлення скарги.
- •5. Оформлення списку.
- •Службові листи. Види службових листів
- •Основна частина службового листа
- •3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення
- •4. Телеграма
- •5. Телефонограма
- •6. Факсограма
- •1. Машиночитані документи. Класифікація.
- •Особливості машиночитаних документів
- •2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики
- •3. Документи на перфорованих носіях інформації
- •1. Документи на магнітних носіях інформації
- •2. Документи на оптичних носіях
- •3. Голографічні документи
- •4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті
- •1. Засвідчення копії документів
- •2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.
- •3. Порядок розмноження документів
- •Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
- •Організаційна побудова сдзу
- •2. Загальна характеристика сдзу
- •3. Функції структурних частин та операції сдзу
- •4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (сдзу)
- •5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
- •Положення про структурний підрозділ діловодства
- •1. Положення про структурний підрозділ діловодства
- •1. Загальні положення
- •2. Цілі і задачі служби дзу
- •3. Функції служби дзу
- •2. Керування службою діловодства.
- •Документообіг та система управління
- •2. Документні потоки в установі
- •1. Організування раціонального документообігу
- •1. Організація долучення документів до систем
- •2. Технологічні аспекти долучення документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •Здійснення контролю за виконанням документів
- •Контроль
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Типова та приблизна номенклатура справ
- •Розробка індивідуальної номенклатури справ
- •Побудова зведеної номенклатури справ
- •Оформлення й погодження номенклатури справ
- •Групування у справи документів з паперовими носіями
- •Особливості систематизації електронних документів
- •Оперативне зберігання документів
- •Видача документів зі справ
- •Зберігання електронних документів
- •Експертиза цінності документів
- •Оформлення справ
- •Оформлення обкладинки справи
- •Складання описів справ
- •Правила передавання справ на зберігання
- •Контроль за обігом і виконанням документів
- •Особливості переміщення в архів електронних документів
- •Особливості архівної роботи
- •Суть комп'ютеризації діловодства
- •Вимоги до автоматизації діловодних процесів
- •3. Вимоги до створення електронних документів
- •Електронний офіс
- •Інформаційні технології у діловодстві
- •Побудова електронної канцелярії
- •3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус
- •Умови праці працівників служби діловодства
- •Технічні та ергономічні вимоги до організації робочого місця.
-
Службові листи. Види службових листів
Задовольняючи потреби письмового спілкування, офіційні листи відтворюють широкий спектр управлінських ситуацій, що дає підставу віднести їх до класу організаційно-розпорядчих документів.
Листи, які надсилаються від імені юридичної особи, належать до складу службових.
Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, що є одним із основних засобів обміну інформацією установ між собою, а також з приватними особами, які вирізняють у зв'язку з особливим способом надсилання - поштою.
За функціональною ознакою листування поділяють на:
-
службове;
-
комерційне:
-
листи-запити - комерційні документи;
-
листи-пропозиції;
-
претензійні листи містять пред'явлення претензії партнерові з приводу невиконання або неналежного виконання взятих зобов'язань.
-
дипломатичне листування;
-
особисте листування.
Офіційні особові листи є формою вияву відносин громадян і державної чи приватної організації.
ФУНКЦІОНАЛЬНЕ ПРИЗНАЧЕННЯ службових листів – обмін інформацією між підприємствами, організаціями, установами різних форм власності. Водночас службовий лист є не тільки носієм певної інформації, а й юридичним документом. Достовірність та відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.
Гарантійні - це офіційні листи, які підтверджують взяті зобов'язання. Ключовими словами таких листів є «гарантуємо», «гарантую».
Рекламний лист - різновид листа, що має на меті рекламування товару, послуг, фірми. Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів, послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець.
Листи-прохання містять прохання з обов'язковим обґрунтуванням зацікавленості адресата та спонукання виконати його певну дію.
Листи-звернення — це листи, адресовані цілому колективові, що спонукають, наприклад, взяти участь у проведенні загальних заходів громадського характеру - ярмарку, виставок, конференції.
Листи-запрошення — різновид офіційних листів, в яких адресату пропонується взяти участь у певному організованому заході.
Листи-вимоги спричинені невиконанням або неналежним виконанням партнером узятих зобов'язань - порушення умов угоди, несправність обладнання та ін.
Листи-запити містять запит на нез'ясовані питання у ділових відносинах між юридичними особами.
Листи-попередження застерігають про вживання якихось санкцій у разі невиконання взятих зобов'язань.
Листи-відмови вказують на відмову у проханні - прийманні на роботу, подальшій співпраці, наданні знижок тощо.
Листи-нагадування містять факт нагадування, наприклад, прострочення платежів, закінчення терміну виконання якихось завдань тощо.
Листи-повідомлення повідомляють про щось чи підтверджують якийсь факт.
Листи подяки висловлюють вдячність за плідну співпрацю, гостинний прийом.
Листи-підтвердження вказують на досягнутий ступінь згоди або реальний факт.
Листи-розпорядження дають вказівки, розпорядження зазвичай вищого органу до підпорядкованих організацій.
Інформаційні листи повідомляють про заплановані чи вже проведені заходи.
Супровідні листи супроводжують основний(-і) документ(-и), підтверджуючи факт його/їх надсилання, і обов'язково містять додаткові роз'яснення щодо застосування або порядку виконання основного(-их) документа(-ів) тощо.
За кількістю адресатів виокремлюють:
-
колективні листи ;
-
циркулярні листи.
За кількістю порушуваних питань листи поділяють на:
-
прості, або одноаспектні;
-
складні, або багатоаспектні.