2. Керування службою діловодства.

Основі вимоги до керівника служби діловодства, його посадові обов'язки і зв'язки за характером діяльності

Службу діловодства очолює керівник, якого призначає на поса­ду і звільняє з посади керівник установи.

Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із досвідом роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Керівник служби діловодства:

• контролює виконання встановлених правил роботи з доку­ментами у цій установі та мережі підвідомчих установ;

• доповідає керівникові установи про стан роботи з докумен­тами;

• представляє на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохо­чення і стягнення;

• вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації цієї установи та мережі підвідомчих ус­танов;

• підписує й візує документи в межах своєї компетенції;

• бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводить керівництво установи з питань діловодства та документообігу.

• Керівник діловодної служби має право:

• залучати спеціалістів структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

• вимагати від структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами:

• повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацю­вання в разі порушення встановлених вимог.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

РОЗДІЛ 5. Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

ЛЕКЦІЯ 1. Документообіг в діловодстві

План:

1. Документообіг та система управління

2. Документні потоки в установі

1. Документообіг та система управління

Документообіг та організація управлінського процесу тісно пов’язані одне з одним і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, якості опрацювання документів і їх передавання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.

Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефек­тивності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і ме­тоди організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

2. Документні потоки в установі

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремленні такі документні потоки:

• вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

• документи, створені в установі (не виходять за її межі).

• Вхідні документи класифікують за кореспондентами — авто­рами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

• документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішен­ня, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказів­ки, роз'яснення і зведення;

• документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

• документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які теж поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

• організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

• інформаційно-аналітичні(листи, довідки, доповідні записки тощо);

• обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи нап­равляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кіль­ка груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і пот­ребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

• внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;

• вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.

Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов'язково передбачений етап їх відправлення.

Питання для самоперевірки

1. Який взаємозв’язок між документообігом та системою?

2. У чому полягає організування раціональної побудови документообігу?

3. Охарактеризуйте документні потоки в установі.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

ЛЕКЦІЯ 2. Організування раціонального документообігу

План:

1. Організування раціонального документообігу

2. Впровадження систем електронного документообігу