6. Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'яза­ти із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від роз­міру і характеру установи та її звітності.

Процес систематизації електронних документів містить такі етапи:

• визначення операції або напрямку діяльності, які докумен­тує службовий документ;

• визначення місця операції (дії) та службових документів у від­повідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

• визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучен­ня їх для знищення;

• визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керу­вали так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, оп­рацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути за­ходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.

7. Оперативне зберігання документів

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діло­водства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів

Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­начають індекси за номенклатурою.

Індекс справи — це цифрове або абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціаль­но відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що зами­каються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального орга­ну зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар коле­гіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.