1. Роль и место документационного обеспечения на предприятиях скст.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, предприятия.

Основной целью ДОУ является организация, руководство, координация,. Контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Задачи, решаемые ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документовпо совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Функции ДОУ:

- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- сообщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

- организация машинописного изготовления, копирования, оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам сотрудников и потребителей;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива.

2.Правила оформления документов. Гост р 6.30-2007.

Общие требования к бланкам документов

Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и про¬белами, которые заполняются актуальной информацией .

Большинство организационно-распорядительных документов – письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо¬ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изображение герба субъекта Российской Федерации поме¬щают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;

• 10 мм - правое;

• 20 мм - верхнее;

• 20 мм - нижнее.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем;

- общие бланки (бланки для всех остальных документов);

- бланки конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.