Подстили и жанры официально-делового стиля

В зависимости от конкретной сферы употребления выделяют три подстиля официально-делового стиля и соответствующие им жанры:

1. Дипломатический (сфера политики, международных отношений). Жанры: международное соглашение, конвенция, коммюнике, нота, меморандум, саммит, пакт.

2. Законодательный (правовая сфера). Жанры: закон, конституция, кодекс, устав, указ.

3. Управленческий или административно-канцелярский (сфера управления). Жанры: (! см. далее «Характеристику личных служебных документов»).

В зависимости от формы речи выделяют письменные и устные жанры официально-делового стиля (устные: деловая беседа, деловые переговоры, деловое совещание, деловой телефонный разговор, собеседование при приеме на работу и др.).

Классификация служебных документов по назначению

Слово документ латинского происхождения и обозначает «доказательство, свидетельство». В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху.

Служебные документы, в отличие от другой документации (научной, технической), обслуживают административно-канцелярскую сферу или управленческую.

По назначению документы делятся:

1. на личные (частные) деловые документы – автобиография, характеристика, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка, отчет, резюме (при поиске работы), сопроводительное письмо (к резюме);

2. на организационно-распорядительные – приказ, распоряжение, постановление, положение, устав, контракт или договор, план, отчет;

3. на информационно-справочные – справка, служебная записка, докладная записка, рекламация, протокол, деловые письма (сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-приглашение, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, информационное письмо, письмо-предупреждение, инициативное письмо, письмо-ответ, письмо-запрос).

Характеристика личных деловых (служебных) документов

Автобиография – это документ, который содержит социально-значимые сведения из жизни автора. Пишется от руки.

Характеристика – документ, в котором содержится социальный отзыв о служебной, общественной деятельности человека, о его деловых качествах, сведения об официальной стороне жизни человека. Печатается в 2-х экземплярах, заверяется печатью.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица. Адресовано должностному лицу или учреждению. Основные элементы заявления: адресат – наименование должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление, адресант – автор документа (наименование должности, фамилия, имя, отчество), наименование документа, основной текст, дата, подпись заявителя.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу действовать от лица, его выдавшего (доверителя). Доверенности подразделяются на официальные (выдаются представителю своего предприятия) и личные (выдаются гражданином – физическим лицом). Личная доверенность должна содержать следующие элементы: наименование документа, дату, текст, в котором указывается доверитель, доверенное лицо и вид действия по договоренности, подпись и расшифровку подписи доверителя, подпись должностного лица, заверившего документ, печать организации, в которой доверитель учится, работает, или печать жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Расписка – документ, подтверждающий получение денег или каких-либо иных материальных ценностей. Содержит следующие элементы: наименование вида документа, дату, основной текст, который включает указание должности, фамилий, имен и отчеств лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные получателя, перечень порученного с указанием количества и стоимости – цифрами и в скобках прописью с большой буквы, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка – документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу о сложившейся ситуации, о причинах невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Включает следующие обязательные элементы: адресат, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, основной текст, который должен быть убедительным (содержать необходимые факты), наименование должности автора, подпись автора и ее расшифровку.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, уведомляющий о фактах, мешающих производственной деятельности. Содержит конкретные предложения по исправлению положения. Может содержать информацию о сложившейся ситуации, о выполнении работы. Содержит второе наименование: о чем записка (О приобретении…).

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания.

Резюме – краткая информация о служебной карьере, составленная в письменной форме при поиске работы.

Основные разделы резюме: название вида документа, персональные данные (Ф.И.О, дата и место рождения, возраст), домашний адрес, телефон, гражданство, семейное положение, цель трудоустройства, образование, опыт работы, дополнительные сведения, деловые и личные качества, рекомендации, подпись автора резюме с расшифровкой.

Сопроводительное письмо. Рассылается вместе с резюме и оформляется по образцу делового письма: слева – дата, домашний адрес отправителя, телефон, справа – адресат. Письмо начинают с обращения к адресату. Текст документа имеет определенную структуру: 1 часть – причина обращения в фирму, что вам известно о фирме, чем она вас привлекает; 2 часть – развернутая характеристика образования, профессиональной подготовки, опыта работы (с указанием не только занимаемых должностей, но и выполняемых обязанностей, опыта организационной или административной деятельности, причин смены работы; 3 часть – возможный вклад в деятельность фирмы: демонстрация автора как специалиста.