3.2. Организационно-распорядительные методы управления

В управлении торгово-хозяйственной деятельностью предприятий наряду с экономическими методами важную роль играют методы организационно-распорядительного воздействия. На их основе обеспечивается четкое распределение обязанностей в аппарате управления, соблюдение правовых норм и полномочий в решении вопросов хозяйственной деятельности, а также применение мер принуждения и дисциплинарной ответственности. Так, с помощью организационно-распорядительных методов достигается поддержание организованности в работе и высокой дисциплины труда, осуществляется координирование трудовых усилий работников путем прямого (административного) побуждения их к действию, а также контроль за работой предприятий, организаций и отдельных работников.

Применение организационно-распорядительных воздействий должно исключать субъективизм и увлечение администрированием. Иначе говоря, руководитель, работники аппарата управления, решая разнообразные вопросы хозяйственной и иной деятельности, не должны полагаться только на силу распоряжений и приказов.

Организационно-распорядительные методы находят широкое применение в управлении текущими делами. Они тесно связаны с другими методами. Так, выполнение плановых заданий обеспечивается в результате организационно-распорядительного воздействия аппарата управления на коллективы людей. Структура данной группы методов показана на рис. 5.

Рис. 5. Организационно-распорядительные методы управления

в потребительской кооперации

Организационно-распорядительные методы управления

Организационные методы управления

Распорядительные методы управления

Организационное регла­ментирование

Организационное норми­рование

Организацион­ное стимули­рование

Текущее распорядительство

Форма их воздействия на объект управления

Форма распорядительства

Законодательство

Правила внутреннего распорядка

Внедрение бри­гадной формы организации труда

Постановления, приказы, распоряжения

Уставы кооператив­ных органи­заций

Нормы и нормативы

Перемещение в должности

Инструктирова­ние

Другие регламенти­рующие документы

Технологические схемы и графики

Расширение прав и функций

Указания, разъяснения

Рассмотрим содержание организационно-распорядительных методов управления.

Методы организационного воздействия базируются на применении в практике управления законодательства, соблюдения требований уставов кооперативных организаций и различных организационных статусов, вытекающих из действующей структуры управления и принятого разделения функций управления, утвержденных положений о структурных подразделениях, а также различного рода нормативов.

Методы организационного воздействия отражают статику управления, т.е. организационные аспекты системы. Действенность этих методов проявляется в наибольшей степени в период создания новых организаций и предприятий, а также в ходе их реорганизации.

В процессе текущего управления методы организационного воздействия используются и как организационное стимулирование, которое включает: перемещение в должности, наделение работников дополнительными правами, предоставление им большей самостоятельности в работе и другие виды стимулирования.

Повышение в должности является одним из эффективных средств воздействия на работников, налагающих на них ответственность хорошо трудиться и вызывающих чувство долга за оказанное доверие. Понижение в должности работника также во многих случаях служит действенным стимулятором, обязывающим его улучшить работу.

Расширение прав и самостоятельности оказывает организующее воздействие на работников, если оно вызвано объективной необходимостью.

Таким образом, методы организационного воздействия обеспечивают, прежде всего, регламентирование организационных основ управления. На предприятиях оно заключается в соблюдении различных правовых и других административных актов и требований уставов. Методы организационного воздействия представляют собой и форму организационного нормирования, предполагающую разработку различных нормативов, используемых в системе управления, – правил внутреннего распорядка предприятий, организаций, нормативов времени на выполнение отдельных управленческих работ и т.д.

Совокупность организационных регламентов вносит порядок в деятельность предприятия, который в значительной мере зависит от того, насколько эффективно осуществляется распорядительное воздействие, дополняющее организационное регламентирование.

Методы распорядительного воздействия отражают динамику процесса управления и представляют собой текущее распорядительство. Оно направлено на решение многообразных вопросов оперативного характера, возникающих в процессе управления.

Распорядительное воздействие совершается путем отдачи приказов и распоряжений, постановки задач, установления ответственности, инструктажа подчиненных, координации работ и контроля за их исполнением.

Приказы и распоряжения могут быть устными или письменными. Это зависит от важности задачи, условий деятельности и других факторов. Но существуют общие рекомендации этой формы распорядительства. Приказы необходимо отдавать в четкой краткой форме. Во многих случаях приказ целесообразно излагать в виде просьбы. Следует стремиться больше учить, чем приказывать. Основные требования, предъявляемые к распоряжениям, состоят в следующем: распоряжения должны быть понятными и объективными; они не должны наносить ущерб авторитету руководителя среди подчиненных; распоряжения следует отдавать с учетом индивидуальных качеств работников; распоряжения приносят большую пользу, если они развивают инициативу и самостоятельность у подчиненных; степень детализации распоряжения зависит от сложившихся условий и способностей работников.

Прежде чем ставить задачу подчиненным, руководитель сам должен хорошо усвоить суть и цель этой задачи. Если ее выполняют многие работники, каждый из них также должен знать основную цель задания.

Возложение ответственности – один из компонентов распорядительства. Возлагая ответственность на работника, руководитель должен точно сформулировать порученное ему дело, указать, за что он отвечает и кому подчинен по данному вопросу.

Инструктаж подчиненных должен включать подробное разъяснение порядка выполнения работы, разделение ее между участниками, назначение ответственного за выполнение работы.

Координация и контроль работы предполагают непрерывный учет, сравнение результатов и правильную расстановку работников. Последнее особенно важно, так как зачастую работник оказывается плохим только потому, что ему поручили не его дело.

Контроль за работой может быть гласным, открытым и негласным. В потребительской кооперации методы организационно-распорядительного воздействия реализуются руководителями, функциональными подразделениями аппарата управления, прежде всего организационно-инструкторским аппаратом, выполняющим функции организационно-массовой и воспитательной работы среди пайщиков и работников кооперативных предприятий и организаций.

В кооперативных организациях согласно их отзывам решение важнейших вопросов хозяйственной деятельности и управление всеми делами осуществляются демократическим путем - коллегиальными органами управления: общими собраниями (собраниями уполномоченных) и правлениями.

Коллегиальный метод руководства требует высокого уровня организации работы органов управления. В связи с этим вопросы рационального проведения заседаний правлений и собраний являются одним из путей повышения эффективности управления кооперативным хозяйством.

Проведение заседаний правления, собраний пайщиков (уполномоченных) и производственных собраний работников предприятий, объединений кооперативных организаций имеет определенные различия и в тоже время ряд общих элементов. Так, на заседаниях правлений осуществляется коллегиальное решение вопросов управления торгово-хозяйственной (заготовительной, производственной) деятельностью. Стиль и форма обсуждения вопросов, выносимых на рассмотрение правления, носят профессионально-деловой характер. На собраниях обсуждаются основные итоги деятельности кооператива и принимаются наказы правлению, отражающие интересы пайщиков. На производственных собраниях коллективов обсуждаются задачи развития кооперативного хозяйства и пути повышения его эффективности, намечаются меры по устранению недостатков в работе.

Рациональная организация проведения заседаний включает следующие вопросы: планирование сроков их проведения, определение целей и задач, порядок ведения и технику управления ими.

Планирование работы заседаний правлений позволяет систематически рассматривать без дублирования различные вопросы деятельности кооператива, вносит порядок и организованность в работе. При подготовке к ним необходимо заранее разрабатывать проект постановления по решаемому перечню вопросов, провести предварительные консультации и обмен мнениями с членами правления.

Повестка дня заседания должна рассылаться членам правления и другим лицам заранее, не менее чем за 5 дней до начала заседания. К ней рекомендуется прилагать справочные материалы по рассматриваемым вопросам, а также проекты постановлений. Проекты постановлений должны быть тщательно подготовленными. Предложения, содержащиеся в них, следует предварительно согласовывать с членами правления и руководителями подразделений аппарата управления кооператива. Для обоснования предложения составляется объяснительная записка.

Необходимо также обеспечить ряд определенных организационных мер: подготовить помещение и организовать техническое обслуживание.

Заседание правления следует проводить по утвержденному регламенту, несоблюдение его ведет к излишней трате времени. Рациональный порядок ведения их немыслим также без тщательной подготовки председателя к ведению заседания. Готовясь к заседанию, он должен выработать определенную тактику его ведения. Она включает: предложение порядка обсуждения вопросов, изложение собственной точки зрения, методы активизации участников, умение анализировать предложения, гасить возникающие конфликты и поддерживать регламент обсуждения вопросов.