5.1. Создание таблицы

Формирование таблицы начинается с заказа её размеров. Для этого выполните команду Таблицаи в окне диалога введите количество необходимых строк и столбцов. Это же можно сделать с помощью стандартной панели инструментов:

1. щелкните левой кнопкой мыши на кнопке ‘Вставить таблицу’ (в правой части панелиСтандартная);

2. в появившемся диалоговом окне протяните курсор мыши по нужному количеству строк и столбцов.

Если в дальнейшем предполагается объединять какие-либо ячейки, исходные размеры таблицы задают обычно по самому мелкому дроблению строк и столбцов.

На экране появляется шаблон таблицы. Если его нет, то следует выполнить команду Таблица Сетка.

5.2. Движение по таблице и выделение её фрагментов

Переходы между ячейками таблицы производятся клавишами < >, <>, < Тab>, <Shift+Tab>. Движение внутри ячеек – клавишами навигации курсора.

Каждая ячейка рассматривается как самостоятельный абзац. Для выделения одной ячейки или группы ячеек используются правила, применяемые для обычного текста, а именно:

– выделение через меню: курсор поставьте в нужную ячейку, далее выполните командуТаблица Выделить строку/столбец/ таблицу.

– выделение мышью: у левого края ячейки/строки найдите положение курсора в виде ‘’ и протяните его вдоль нужных ячеек/строк. Для выделения столбцов следует над верхней строкой найти положение курсора в виде стрелки вниз и протянуть вдоль нужных столбцов;

– выделение клавишами: курсор расположите в первой ячейке выделяемого блока. Затем для выделения одной ячейки нажмите последовательно клавиши < Home >, < Shift + End >. Для выделения нескольких ячеек/строк/столбцов воспользуйтесь комбинацией < Shift + клавиши навигации курсора >.

5.3. Вычисления в таблицах

Наряду с уникальной информацией таблицы часто содержат ячейки, значения которых зависят от содержания других ячеек (см. табл. 4, 5, столбцы «Начислено», «Налог», «К выдаче», строки «Всего»).

Таблица 4

Ведомость зарплаты преподавателей-почасовиков

ФИО	Тариф, руб./ч.	Вырабо-тано, ч.	Начислено, руб.	Налог, руб.	К выдаче, руб.
Кукушкин К.Г.	13	20	260	39	221
Петрушкин М.Т.	20	16	320	48	272
Мартышкин А.П.	20	18	360	54	306
Третьяков В.В.	10	30	300	45	255
Четвёркин Л.М.	10	26	260	39	221
Всего:			1500	225	1275

Таблица 5

Выработка за квартал (час)

ФИО	Месяц
	январь	февраль	март
Кукушкин К.Г.	12	24	16
Петрушкин М.Т.	26	22	20
Мартышкин А.П.	28	12	12
Третьяков В.В.	10	14	18
Всего	76	72	66
Итого:			214

Такие ячейки можно заполнять автоматически с помощью калькулятора, встроенного в программу Word. Он вызывается командойТаблица Формула…. В открывшемся диалоговом окне в поле Формула следует ввести формулу, которая составляется по правилам, очень похожим на те, котрые приняты для ввода формул в программе Excel. В отличие от Excel, формулы Wordмогут встраиваться в ячейки, содержащие текст, но для того, чтобы после ввода новых данных в таблицу, они автоматически пересчитались, следует выделить таблицу и нажать клавишу <F9 >.

Формула начинается с символа ‘=’. Для знаков арифметических действий используются следующие обозначения: ‘+’ –сложение, ‘-‘ – вычитание, ‘*’ – умножение, ‘/’ – деление (кавычки не набираются). Ячейки, данные которых используются в расчётах, указываются их адресом. При этом строки нумеруются числами, а столбцы – буквами латинского алфавита. Например, в табл. 4 выработка Мартышкина А.П. расположена в ячейке С4.

Если в таблице есть объединенные ячейки, то их информация закрепляется за первой ячейкой объединенного блока, а при определении адреса ячеек, стоящих за ними, учитываются все строки/столбцы, которые находились в бланке таблицы до объединения. Например, в табл. 5 восемь строк и четыре столбца, зарплата Кукушкина К.Г. за январь находится в ячейке В3, фамилия – в ячейке А3.

В поле Вставить функциюсодержится библиотека программ, которые вычисляют итоги, часто встречающиеся в ведомостях. Для того, чтобы вставить такую программу в формулу, надо сделать щелчок левой кнопкой по нужной функции и затем в скобки после названия функции ввести адреса ячеек, которые она должна обрабатывать.

Для того, чтобы учесть в расчетах все числа, идущие плотным блоком без пропуска ячеек, следует указать первый и последний адрес блока через двоеточие. Например, на общую группу чисел столбцов «Начислено» и «Налог» табл. 4 можно сослаться так: D2:E6. Если же надо использовать ячейки выборочно, то их адреса перечисляют через ‘;’. Например, ссылка, которая имеет видD2:E6;G7, означает, что надо использовать 10 чисел, расположенных в прямоугольном блокеD2:E6 и одно число из ячейкиG7, которая не входит в этот блок.

При подведении итогов часто требуется обрабатывать какой-нибудь функцией все числа, стоящие над ячейкой итога, слева от нее или справа. Для таких ситуаций вместо явного указания адресов ячеек можно пользоваться словами соответственно ABOVE,LEFTиRIGHT. Например, формулу для итога по графе «Начислено» табл. 4 можно записать как =SUM(Above) или как =SUM(D2:D6). Формула для итога в табл. 5 имеет вид =SUM(B3:D6).

Если рядом с ячейкой, в которую вводится формула, есть ячейки с числами, то в поле Формула:окна диалога автоматически появляется =SUM(ABOVE) илиSUM(LEFT). Если надо выполнить другие вычисления, то эти формулы удаляют.

Таблицы, содержащие вычисления, можно также сформировать в табличном процессоре EXCEL[3] и затем вставить вWord-документ.