5.7. Преобразование текста в таблицу

Для того чтобы оформить в виде таблицы уже набранный текст, надо выполнить следующее:

1. клавишей <Enter> разбить текст на фрагменты, соответствующие будущим строкам таблицы;

2. выбрать символ-разделитель (из числа тех, которые не встречаются в тексте) и в пределах каждой строки разбить им текст на фрагменты, соответствующие ячейкам;

3. выделить текст, который преобразуется в таблицу;

4. заказать команду Таблица Преобразовать в таблицу...;

5. в окне диалога откорректировать, если надо, ориентировочные параметры таблицы, которые Word вставит туда автоматически, указать символ-разделитель ячеек и нажать < ОК >.

5.8. Примеры оформления таблиц

Задание. Сделать копии табл. 4 и табл. 5.

Выполнение задания.

0. Заказываем размер таблиц (см. п. 5.1.). Табл. 4 состоит из семи строк и шести столбцов. Табл. 5 содержит сложные графы, поэтому надо учитывать самое мелкое дробление. Для неё получаем восемь строк и четыре столбца.

2. Оформляем и заполняем заголовки таблиц.

В табл. 4 заголовки столбцов не содержат объединенных ячеек. Их можно вносить сразу же. В строке итогов объединяем ячейки А7:С7 и вводим слово “Всего”.

В табл. 5 объединяем ячейки А1:А2; затем В1:D1 и, наконец, А8:С8. Вносим в объединенные ячейки подписи столбцов и строк.

3. Заказываем выравнивание в ячейках таблиц.

Обычно сначала выделяют всю таблицу и заказывают выравнивание для большинства ячеек, а затем корректируют его там, где оно не подходит. Варианты выравнивания строк можно выбрать в команде контекстного меню Выравнивание в ячейкеили кнопкой с макетами строк в панелиТаблицы и границы.

4. Заполняем расчётные ячейки таблиц. В строку 2 табл. 4 в столбцы «Начислено», «Налог», «К выдаче» вносим формулы (см. п. 5.3):

=B2*C2 , =0,15*D2, =D2–E2.

В строки с третьей по шестую вносим аналогичные формулы. В ячейки D7,E7,G7 табл.4 иB7,C7,D7 табл. 5 вносим формулу =SUM(ABOVE). ВD8 размещаем формулу =SUM(B7:D7).

4. Форматируем таблицы. Расчерчиваем таблицы линиями и добавляем заливку в строки «Всего» (см. п. 5.4.).

5.9. Автоформатирование таблиц

Команда Таблица Автоформат таблицы...вызывает окно диалога, в котором предлагается большое количество шаблонов оформления таблиц. Они разработаны только для таблиц простой структуры. Для того, чтобы воспользоваться ими, надо выделить таблицу, выполнить указанную команду, выбрать по образцу нужный формат и подтвердить выбор кнопкой <OK>.

6. Создание рисунков средствами word

Добавление в документ графических объектов делает его более привлекательным и наглядным. Средства WORD позволяют выделять рамками и цветом нужные фрагменты текста, вносить пояснения, не сливающиеся с основным текстом, создавать различные схемы и рисунки.

Графический редактор программы Wordотносится к классу векторных редакторов. Изображение в них строится, как коллаж, из типовых контуров, которые называютсяграфическими примитивами(илиавтофигурами). Каждый контур создается на экране с помощью соответствующей программы. При ее вызове мы с помощью мыши задаем только основные параметры, необходимые для выбранной автофигуры: координаты, размер, угол поворота и т. п. В дальнейшем можно изменить любой начальный параметр, применить форматирующие эффекты или удалить ненужную автофигуру, но все эти команды применяются к ней целиком, а не к ее отдельным частям.

Деловые документы чаще всего иллюстрируются блок-схемами. Они предназначены для иллюстрации каких-то связей между объектами: классификация понятий, структура предприятия, схема технологического процесса, установки и т. п., поэтому в блок-схеме важно зрительно подчёркивать однотипность или подчинённость отдельных фрагментов. Это достигается использованием однотипных автофигур или однотипного форматирования для фрагментов, связанных отношениями типа «коллега» и, напротив, использованием автофигур и форматирования разного типа там, где имеются связи типа «начальник-подчинённый». Полезно также подчёркивать отношения типа «коллега», располагая такие группы фигур симметричным образом.