Периодическое наведение порядка на рабочем месте

Многие не чувствуют потребности заниматься вопросами обеспечения работ постоянно. Возможно, им это не нравится. Они хорошо отрегулировали свою нагрузку и занимаются этими вопросами периодически. Если в ходе выполнения работы или в период пиковой нагрузки они поработают интенсивно, у них останется время, необходимое для приведения рабочего места и используемых средств в порядок. Решив работать таким образом, нужно иметь в виду, что нельзя позволять себе не заниматься вопросами поддержания системы в рабочем порядке дольше, чемпару недель. К этому надо отнестись со всей серьезностью. Содержите в порядке свои напоминающие системы, чтобы не упустить важные вещи, которые нужно сделать.

Минимум обеспечения

Коль скоро ваша работа налажена, вы должны хотя бы убирать на своем столе каждый день перед уходом домой (это лучше, чем ничего).

Если все летит в трубу

Итак, вы привели в порядок свой стол и офис, и он выглядит, как кабина самолета F-16. Вы все организовали лучше некуда и наконец добились того, что повседневный поток ваших бумаг, сообщений, информации, электронной почты и т. п. находится под контролем. Каждую пятницу вы составляете план работ на следующую неделю. Вы купили портативный компьютер, начали изучать программное обеспечение и чувствуете себя в полном порядке. Вы разъезжаете взад-вперед — и вдруг уперлись в стену! Вас вызвали в Токио на шесть недель, чтобы заменить коллегу. Или крупный заказчик требует от вас отчет, а чтобы подготовить его, вам нужно в течение двух недель работать по 16 часов в сутки. Или вы вернулись из отпуска, и выяснилось, что на работе полный развал. Что-нибудь в этом роде всегда может с вами случиться. Поэтому давайте поговорим о том, как лучше вести себя в таких случаях.

По моим наблюдениям, люди не всегда возвращаются к новым, недавно усвоенным методам работы. Нет, велика вероятность, что они вернутся к прежним привычкам. Быть может, и вы в таких ситуациях обходились старыми методами, не так ли? Возможно, было довольно трудно по-новому организовать работу. Снова повторить всю программу ОПД! Это было хорошее испытание, но вы оказались недостаточно организованным. Поверьте, я все это неоднократно слышал. Не отчаивайтесь и не сдавайтесь. Есть легкий и безболезненный способ справиться с этим. Проведите день под девизом Сделайте это сейчас же. Повесьте на дверь табличку с надписью о том, что вас не будетвесь день, вывалите все свои бумаги на стол и разберитесь в них заново. Это окажется гораздо проще и займет намного меньше времени, чем в первый раз. Вероятнее всего, через несколько часов ваши бумаги снова будут в порядке.

Чтобы упростить свою задачу, постарайтесь в любом случае поддерживать в должном порядке поток вашей ежедневной информации. Если вам нужно подготовиться к презентации, выберите час и просмотрите все, что поступило за предыдущий день. Все, что можно, тотчас поручайте подчиненным. Будьте решительны (даже безжалостны) по отношению ко всему, с чем вы не Добираетесь работать. Используйте (и приведите в порядок) ваши системы хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, чтобы освободить стол от бумаг и поместить их, куда надо. Воспользуйтесь удобным случаем, чтобы убедиться в том, насколько успешно вы можете это делать, и, когда наведете порядок, поддерживайте его.

Это никогда не помешает. Но поток работ обычно меняется со временем, и он может затопить вас. Наш клиент, директор одной из крупнейших в мире промышленных фирм, так говорил об этом:

Если работа спорится и занимает меня ежеминутно, я знаю, что делать, потому что научился работать рационально.

Теперь вы тоже научились работать рационально.

Обеспечение означает соблюдение свойственных каждому виду работы циклов, от подготовки к ее выполнению до приведения в порядок всего, что имело к ней отношение, по окончании ее, чтобы иметь гарантию, что все, что вы использовали в ходе выполнения работы, приведено в первоначальное или даже лучшее состояние, чем до начала ее. Обеспечение означает самоорганизацию во время выполнения работы.

Важнейшим элементом обеспечения работ является реализация изменений к лучшему.