Перестаньте отвлекаться

Разумеется, не все перерывы мешают работе. Бывают действительно полезные перерывы. Если ваш коллега сунул голову в дверь вашего кабинета и сказал: «Послушай-ка, мне пришла в голову блестящая идея, как провернуть сделку, и я хотел бы по этому поводу позвонить по телефону», — такой перерыв я называю полезным.

Тем не менее, не мешает знать несколько испытанных и верных способов, позволяющих избавиться от нежелательных перерывов. Приведу некоторые из них, которые должны быть вам знакомы.

Сделайте это сейчас же!

• Избавьтесь от недоделок, и вам не придется расхлебывать их последствия и отрываться от других работ.

• Сделайте все к назначенному сроку, чтобы с вас не требовали промежуточных отчетов.

Сделайте это сейчас же и как следует

• Выполняйте любую работу до конца и качественно, чтобы не пришлось ее переделывать.

• Давайте ясные и подробные инструкции подчиненным, чтобы избежать лишних вопросов с их стороны и собственных переживаний, когда работа не выполняется как положено и с первого раза.

• Помните, что вашей обязанностью является обучение ваших сотрудников выполнению рутинных операций и решению сложных задач.

Стремитесь рационально использовать коммуникацию

• При передаче сообщений излагайте информацию в полном объеме, чтобы избежать дополнительных телефонных разговоров.

• Требуйте полной информации от тех, кто звонит вам.

• Используйте средства связи, позволяющие передавать информацию в полном объеме и не отрывающие вас при этом от работы, например электронную почту и автоответчик.

Возьмите себе за правило

• Вовремя прерывать любую беседу, сообщая о своем графике: «Джим, у меня осталось всего 20 минут, чтобы закончить доклад. Если не возражаешь, я зайду к тебе в офис после совещания и мы договорим. Тебя устроит, если я буду у тебя в 2. 30? »

• Решительно останавливать посетителей, пришедших просто поболтать.

• Придерживаться порядка работы с более редкими перерывами.

• Группировать общение по тематике.

Группируя операции, вы можете сократить перерывы в работе (см. рис. 3. 2), что позволит вам лучше сосредоточиться на том, что вы делаете.

Стоит ли соблюдать эти правила?

Вы можете подумать: «Но я вовсе не хочу расписывать свою жизнь по минутам» или «Все, о чем здесь говорится, хорошо в идеале, но мой офис далек от идеала». Эти расписанные по времени операции могут потребовать не более 20% вашего времени. Поскольку все мои исследования показывают, что на дела, о которых мы говорили, уходит половина вашего времени, вы можете поблагодарить меня за то, что я освободил вам, как минимум, 25% времени.

Я тоже не люблю расписывать день по минутам. Но речь идет лишь о том, как организованно и эффективно выполнять несложные и ежедневно докучающие вам операции. Мы вынуждены делать много весьма прозаических дел, чтобы сконцентрировать свои усилия и действительно получать деньги. Так почему бы не справиться с мелочами малой кровью? Разделывайтесь с ними таким образом, чтобы это доставляло вам минимум хлопот. Тогда оставшуюся часть дня вы сможете посвятить более интересным и значительным аспектам вашей работы.