Облегчайте себе жизнь
Целью операций по обеспечению работ является облегчение их выполнения. Если вы пользовались копировальной машиной и в ней кончилась бумага, заправьте ее полностью. Не ограничивайтесь несколькими листочками, чтобы по окончании вашей работы коллеге не пришлось вновь заправлять ее. Не оставляйте свои файлы в таком виде, чтобы никто, и вы в том числе, не смог потом разобраться в них. Оставляйте все, к чему вы прикоснулись, в порядке, чтобы повысить эффективность и продуктивность последующей работы.
Обеспечение работ является средством самоорганизации, облегчающим вашу жизнь. Если ваш степлер пуст, заполните его. Если в вашем ящике не оказалось скрепок, позаботьтесь о том, чтобы достать их. Зарядите степлер, прежде чем приниматься заработу. Не оставляйте нерешенными мелкие проблемы, которые будут досаждать вам впоследствии. Когда надо записать телефонное сообщение, мало что так раздражает, как отсутствие ручки или необходимость перебрать с десяток ручек, пока не найдется та, которая пишет. Если в ручке кончилась паста, выкиньте ее; ведь сейчас используются ручки в основном одноразовые.
Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
Обеспечение работ нужно организовать таким образом, чтобы оно отнимало как можно меньше времени и сил. В противном случае вы будете откладывать его «до удобного случая», или «пока не отдохнете», или «пока у вас не появится достаточно времени», или по какому-нибудь другому поводу. Поэтому лучше так организовать процесс обеспечения работ, чтобы он проходил и эффективно, и в то же время безболезненно.
Если вы занимались поддержанием своих файлов в порядке, вам почти не придется тратить на это время. Если выяснится, что вы тратите время на обеспечение работ, которые вам приходится выполнять очень редко, а то и никогда, хорошенько задумайтесь, стоит ли игра свеч. Задайтесь вопросом, почему вы это делаете. Если без этого действительно можно обойтись, так и поступайте!
Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
Если вы следуете принципу Сделайте это сейчас же, у вас есть повод подтвердить это применительно к обеспечению работ. Почему? Потому что оно никогда не является наиболее «важной» и наиболее «неотложной» задачей. Для того чтобы отложить мероприятия по обеспечению, повод всегда найдется. Но, если слова Сделайте это сейчас же уже стали вашим девизом к тому моменту, когда вы впервые занялись вопросами обеспеченияработ, вы начнете действовать сразу. Если вы увидите, что какой-то инструмент нуждается в ремонте, вы сделаете это сейчас же. Если запас каких-то материалов кончится, вы немедленно пополните его. Сделайте это сейчас же станет вашей привычкой и в отношении обеспечения работ.
Сделайте обеспечение работ привычкой
Качественное обеспечение работ должно стать неотъемлемой частью вашего рабочего процесса и войти в привычку, как бритье или чистка зубов по утрам. Как отмечалось в третьей главе, распределение и составление графика работ с бумагами и электронной почтой ставит поток вашей ежедневной работы под ваш контроль. Точно так же в вашем недельном плане работ должно быть предусмотрено время на мероприятия по обеспечению работ. Дополните ваши файлы последней информацией. Сделайте резервную копию вашего жесткого диска. Проверьте, достаточно ли у вас вспомогательных материалов и принадлежностей.
Так же, как вы ежедневно предусматриваете время на обработку бумаг, попадающих на ваш стол, вы должны расписывать время для трудоемких мероприятий, которые хочется отложить, например для очистки папок от зачастую хранящейся в них потерявшей актуальность информации. Мне часто приходилось встречать людей, которые полностью очищали офис от ненужной информации в конце года, обычно между Рождеством и Новым годом, когда работа замирает. Они использовали это время для того, чтобы выбросить старые, накопившиеся за год бумаги, завести папки на будущий год, удалить информацию, которой уже давно не пользовались, избавиться от кип журналов, сохраняемых для чтения, и вообще выбросить все лишнее. Хотя это лучше, чем ничего, по-моему, этого мало. Лучше осуществлять такую уборку ежеквартально. Выделите на это, скажем, половину дня. Закройте двери и наведите в офисе порядок, переберите все свои книги, проверьте папки, архивы и т. п.
В таблице 9. 1 показан пример графика мероприятий по обеспечению организации работ в офисе.
