Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте

Полученные по электронной почте сообщения надо обрабатывать. Вы должны задаться вопросом, собираетесь ли вы делать это в первую очередь? Решение этой проблемы обсуждалось в статье, опубликованной Шоном Сэвиджем в газете «Knight Ridder». Еслиу вас имеется свой адрес в Интернете и провайдер (America Online, CompuServe, Prodigy и т. п.), есть вероятность, что вы получаете электронный мусор (спам). Провайдеры имеют обыкновение засылать по обслуживаемым адресам рекламную информацию. Можно потребовать, чтобы провайдеры исключили вас из своих маркетинговых списков. Это делается следующим образом.

1.Обнаружив в полученной почте мусорные сообщения, пошлите отправителю требование, чтобы вам больше не присылали никакой информации.

2. Если вы все еще получаете сообщения от назойливой фирмы, можно направить претензию постмастеру (администратору почтовой системы) на сайт, являющийся источником сообщений. Для определения адреса постмастера замените первую часть адреса словом «postmaster». Если, например, сообщение пришло с адреса Buynow@xxx. net, это означает, что адрес постмастера фирмы, по всей вероятности, postmaster@xxx. net. Даже в случае, если адрес неверен, вы, как правило, получаете ответ с правильным адресом. Попросите постмастера проследить, чтобы вам больше не направляли ненужную информацию.

3. Если постмастер не прекратил пересылку вам ненужных сообщений, можно поступить иначе. Многие пакеты программ, обслуживающие электронную почту, позволяют пользователям отфильтровывать из всех поступлений сообщения, посылаемые с определенных адресов. Если сообщения с адреса Buynow@xxx. net продолжают приходить на ваш адрес, специальная программа автоматически уничтожит их, прежде чем вы их увидите. Ознакомьтесь с возможностями фильтрации сообщений в вашей системе электронной почты. С помощью ссылки www. earthlink. org internetsecurityspanindex. html выберите среди разных программ ту, которая по заданным вами ключевым словам будет автоматически удалять ненужные сообщения прежде, чем они достигнут почтового ящика вашей электронной почты.

Способы оптимизации работы с электронной почтой

Один из наших клиентов — компания SmithKline Beecham из Филадельфии была настолько любезна, что поделилась с наминекоторыми секретами своих методов работы с электронной почтой. Я суммирую их рекомендации и добавляю кое-что из того, к чему мы пришли сами. Используя эти идеи, вы избавитесь от некоторых неприятностей и лишней работы.

• Создавая письмо для электронной почты, убедитесь, что тема сообщения ясно обозначена в соответствующей строке.

• В начале сообщения кратко определите его цель.

• Ограничивайтесь одной темой в каждом сообщении.

• Направляйте сообщения только тем, кому они нужны. Не пользуйтесь командой «Reply All» («Ответить всем»).

• Для дополнения сообщений электронной почты лучше используйте команды «Сору» («Копировать») или «Paste» («Вставить»), а не команду «Attach» («Присоединить»).

• При внесении изменений или добавлений в имеющийся документ выделяйте их полужирным начертанием, чтобы обратить на них внимание.

• Если кому-нибудь нужно изменить или прокомментировать документ, предваряйте комментарии инициалами автора.

• Получив документ по электронной почте, перед чтением текста прочтите заголовок или тему. Решите, нужно ли вам читать все сообщение или достаточно просто передать его, а может быть, уничтожить.

• Выключите сигнал поступления почты. Вы не должны постоянно отвлекаться на каждое сообщение. Вместо этого обрабатывайте сообщения электронной почты два или три раза в день в специально предназначенное для этого время.

• Будьте вежливы и снисходительны со всеми.