Исключения из правила

Отслеживание того, что делают другие, может оказаться довольно хлопотным делом. С другой стороны, отсутствие контроля за работой подчиненных может привести к плачевным результатам. Процесс распределения работ между подчиненными влияет на результат вашей работы. Эффективное распределение работ многократно повышает ваши шансы на успех. Не возлагайте работу на того, кто с ней не справится. Поручите ее комунибудь другому или поищите другие пути ее выполнения.

Я придерживаюсь одного старого правила. Если речь идет о выполнении какой-то ответственной работы, поручайте ее занятому человеку. Бездействующий человек часто продолжает бездействовать и после получения задания. Занятые люди, если они действуют эффективно, заняты оттого, что они привыкли постоянно работать, и таким людям не страшно поручить ответственное дело.

На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Мой график уже составлен.

Генри Киссинджер

Дублируйте свои информационные системы

В кинофильме под названием «Taking Care of Business» («Успешное ведение бизнеса») герой, которого играет Чарлз Гродин (Charles Grodin), оставляет свой ежедневник в телефонной будке в аэропорту, и его находит заключенный, бежавший из тюрьмы. На этом эпизоде основана масса комедийных ситуаций, по-казывающих, насколько мы зависим от наших запоминающих систем и систем календарного контроля.

Вероятность того, что ваш еженедельник окажется не на месте, а компьютер — неисправным, достаточно высока. Я, например, каждый раз во время составления недельного плана копирую информацию с жесткого диска на дискеты.

Мой коллега делает копию своего бумажного рабочего календаря — не обязательно целиком, но всю личную информацию, включая адреса, номера телефонов и т. п. , он копирует. Однажды он был за это вознагражден: он потерял оригинал и на основе копии практически безболезненно сумел восстановить утерянную информацию.

Если вы забывчивы, обязательно имейте копию календаря с необходимой информацией, чтобы суметь восстановить ее, если потребуется.

Сделайте контроль составной частью рабочего процесса

Процесс понедельного планирования позволяет вам охватить взглядом свою работу, уяснить свои задачи и планы, распределить время на предстоящей неделе и зафиксировать для памяти все, за чем нужно проследить. Составление графика выполнения запланированной на неделю работы придаст вам уверенность в том, что ни одно важное дело не будет упущено.

Как руководитель, менеджер или инспектор, вы должны использовать свои встречи с подчиненными один на один для того, чтобы проконтролировать выполнение возложенных на них обязанностей. Если вы проводите эти встречи регулярно в соответствии с графиком, ваши подчиненные знают, что их ожидает, и готовятся к этому. Они знают время, когда им придется отчитываться о проделанном, и объем работ, который должен быть к этому времени выполнен. Благодаря этому исключаются случайные проверки и персонал не отвлекается понапрасну от дела. Исполнители имеют возможность по очереди уточнить у вас, что и как должны делать они, а какая часть работы остается завами. Они знают, что встреча состоится в определенное время и будет для них полезной.

Если вы приучите себя уделять в работе должное внимание средствам, облегчающим календарный контроль за исполнением проектов, вам будет значительно легче добиться профессионального успеха.