Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ

При наличии и ежедневном контроле системы хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, вас подстраховывает простая и надежная система напоминаний. Допустим, например, что я — ваш клиент и мы договорились встретиться 15 декабря. В вашем файле содержится пометка, напоминающая вам о необходимости позвонить мне 13 декабря, чтобы убедиться в том, что все готово. В файле, в разделе на 13-е число, есть также отметка о необходимости подтвердить все наши договоренности. Кроме того, в соответствующем разделе, относящемся к декабрю, есть такие пометки, как «Проверить расписание авиарейсов» и «Связаться с клиентом из Чикаго», наряду с пометкой, напоминающей вам о необходимости проконсультировать помощника по поводу отчета фирмы Lyman, с тем чтобы он заменил вас на переговорах с этой фирмой, назначенных на 15 декабря.

Папки материалов, касающихся долгосрочных работ, могут использоваться, чтобы не загромождать корзину (лоток) для бумаг, ожидающих рассмотрения. Предположим, например, вы должны что-то написать и на это уйдет несколько часов. У вас есть всякие бумаги, возможно, первый набросок того, что должно быть написано к определенному сроку. Этот вариант не обработан, потому что вы по опыту знаете, что это займет не менее двух часов, а у вас не найдется этих двух часов до четверга. Тогда вы намечаете в своем календаре выделить в четверг два часа и помещаете черновик в папку на четверг, 11 декабря, когда, как вы полагаете, у вас будет время сесть за эту работу. Впоследствии, благодаря своей привычке каждое утро просматривать папку, в файле с датой 11 декабря вы обнаружите черновик и проверите свой ежедневник. Конечно же, вы выделили время между 9 и11 часами утра для работы над этим докладом. Когда окончательный вариант будет готов, вы поместите его в вашу корзину (лоток) для исходящих документов и направите по назначению.

Все, что здесь сказано о папках с материалами, касающимися долгосрочных работ, в полной мере относится и к аналогичным электронным системам. Это может быть программное обеспечение, специальная программа или персональный карманный органайзер, подобный известному Palm Pilot. Такие программы нередко включены в систему электронной почты. Для тех, кто работает без секретаря или помощника, электронные системы оказываются более эффективными и удобными в употреблении, чем бумажные подсказки.

Вы можете убедиться в том, как важно проверять папку с файлами ежедневно. Это ключевой компонент философии Сделайте это сейчас же. Регулярно обращаясь к материалам, касающимся долгосрочных работ, расписанных во времени, вы каждый день будете точно знать, что нужно сделать, чтобы не выбиться из графика, и какие задания надо выполнить для завершения проекта.

Организация рабочих материалов

Очень важно создать такую структуру файлов, которая позволила бы охватить все виды вашей работы, была четкой и продуманной, а самое главное, облегчала поиск нужной информации. Когда вы выработаете такую систему, будет легко решить, куда поместить документ и где в случае надобности его искать — в рабочих, справочных файлах или в архиве. Пять типов информации, показанных на рисунке 2. 3, дают общее представление о содержании ваших рабочих файлов. Вам нужно создать специальные папки для всех документов, чтобы система стала работающей. Для этого надо сначала расписать все ваши основные обязанности и операции, а также те виды информации, которые необходимы для осуществления работы. На рисунке 2. 4 представлен возможный список обязанностей управляющего предприятием.

Это упрощенный анализ рабочего процесса. Перечислив основные категории обязанностей, вы получаете ключевые слова. Обычно вашу работу можно описать шестью — восемью основными функциями. Затем обозначьте более конкретные обязанности. Воспользуйтесь формой, представленной на рисунке 2. 5,

которая поможет вам идентифицировать и обозначить основные файлы, представляющие самые важные аспекты вашей работы. После создания системы рабочих файлов выполните следующие операции:

1. Выберите ящик для рабочих файлов, лучше всего один из больших ящиков вашего стола. Помните, что эта информация всегда должна быть под рукой. Надпишите ящик крупно и отчетливо.

2. Уберите все другие файлы. Поместите их туда, где хранятся вспомогательные файлы, или в архив.

3. Убедитесь, что для каждой темы и каждого рода деятельности созданы отдельные папки. Аккуратно пометьте все файлы в соответствии с тематикой находящихся в нем документов.

4. Сформируйте папку файлов, касающихся долгосрочных работ. Одну часть пронумеруйте от 1 до 12 по месяцам, другую часть — от 1 до 31 по дням месяца.

5. Удалите все файлы, с которыми вы больше не работаете. Переложите их к вспомогательным файлам или поместите в архив.

Справочные материалы

Теперь вам предстоит создать справочные файлы. Они должны содержать:

• исследования, необходимые для осуществления проектов;

• выполненные работы, к результатам которых вы часто обращаетесь;

• информацию о ресурсах;

• информацию о кадрах;

• административные данные;

• финансовую информацию;

• документы, касающиеся расчетов с клиентами.

Систематизируя вспомогательные материалы, обратите внимание на два вопроса.

• Какую информацию вы хотите сохранить?

• Как лучше ее организовать для облегчения поиска?

Многие люди не могут себя заставить расстаться с вещами. Какой объем информации вам нужно хранить? Продумайте несколько важных моментов.

• Не стремитесь ли вы хранить информацию «на всякий случай»?

• Не слишком ли разбухли ваши вспомогательные папки?

• Принимая решение сохранить что-либо или уничтожить, последуйте совету Стефани Уинстон из ее книги «Getting Organized» («Как организовать работу») (Warner Books, 1991) и спросите себя: «Если эти данные мне снова понадобятся, где я смогу их найти? »

• Может ли кто-нибудь еще в вашей организации предоставить вам информацию? Не дублируйте файлы коллег, если только вам не придется пользоваться этой информацией часто.

• Не нужно ли вам объединить свои усилия с кем-нибудь из коллег, чтобы та или иная информация хранилась у него?

• Не нужно ли вам посоветоваться, как систематизировать ваши справочные материалы, с тем, кто тоже ими пользуется?

Следующие предложения помогут вам структурировать ваши вспомогательные файлы (см. рис. 2. 6).

1.Составьте список ключевых элементов вашей работы (контракты, выставки-продажи, разработка продукции, финансы, кадры). Это и есть основные категории ваших справочных материалов.

2.Аккуратно маркируйте папки соответствующими заголовками на основе выделенных категорий.

3.Отфильтруйте имеющуюся информацию и выбросьте бесполезные бумаги.

4.Используя подвесные папки, выделите по одному ящику на одну или две категории.

5.Расположите массивы в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям.

6. Пометьте ящики и папки крупными и разборчивыми буквами, чтобы облегчить и ускорить поиск и пополнение информации.