Рациональная структура информации — залог успеха

Найти иль не найти — вот в чем вопрос

Одним из главных уроков программы ОПД является основополагающий вывод о том, что очень важным фактором, определяющим успешное начало работы, является способность находить информацию. Этот вопрос подробно рассмотрен во второй главе этой книги и в моей книге «The High-Tech Personal Efficiency Program» («Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности»).

В процессе подготовки к использованию РМНП должны быть продуманы два важных элемента.

1. Как организовать информацию таким образом, чтобы облегчить ее поиск?

2. Каким образом хранить и организовать информацию в электронном и бумажном формате?

Обычно ключевой задачей при проектировании оборудования РМНП считается максимальное сокращение пространства, используемого для хранения информации на бумажных носителях. Это необходимая, вполне реальная цель при переходе на РМНП. Наши исследования показывают, что свыше 50% бумажной и электронной информации, которая хранится в офисах, потеряли свою актуальность и никому не нужны, а основной причиной того, что эта информация продолжает храниться, является наша неспособность ее найти.

Прежде из-за стоимости производства и распределения бумаги печатная информация сохраняла ценность месяцами и года-ми. Теперь, в XXI столетии, информацию можно легко и с малыми затратами обновлять и распределять по назначению. Скорость обновления и распространения информации делает ненужным хранение той информации, которая казалась новой и актуальной буквально несколько дней назад. Чтобы сохранять то, что важно, и избавляться от утратившего ценность, необходима четкая система хранения и обработки информации.

Молекулы или электроны? Одно из двух

Недавно нашим клиентом была компания, вице-президент которой, занимавшийся вопросами информационных технологий, ежедневно получал свыше 300 сообщений электронной почты. Его секретарь распечатывал ему все 300 сообщений и складывал их в ящик для бумаг. (За последние годы мы сталкивались с десятками таких случаев.) После прохождения курса программы ОПД этот человек, знавший, как работают электронные системы, но не умевший правильно пользоваться информацией, отказался от пожирающей время бесполезной привычки хранения доступной компьютерной информации в виде бумажных распечаток. Тем самым он не только сэкономил массу времени себе и своему секретарю, но и прекратил накапливать кипы бумаги высотой в дюйм ежедневно, то есть примерно 250 дюймов в год.

И что еще важнее, после изучения его папок мы выяснили, что помимо электронной почты он распечатывал и хранил в бумажном виде всю информацию, поскольку он просто не доверял компьютеру. (Как рационально организовать хранение вашей электронной и бумажной информации, описано в третьей главе этой книги и в моей книге «Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности».)

Научившись правильно организовывать информацию и находить ее в своем компьютере, он принял разумное решение выбросить более 80% сохраняемых им бумаг.

Для нашего обсуждения важно, что этот человек поверил в возможность использования РМНП для руководства своими подчиненными и работой компании новыми, более эффективными методами.

Короче говоря, легче манипулировать электронами, чем молекулами, а это значит, что эффективная работа в мире РМНПдолжна основываться на широком использовании электронной информации.