Рмнп в мобильном офисе

1. Клиент, автомашина, гостиница или аэропорт. Офис там, где вы, и работа — это то, что вы делаете независимо от того, где находится ваше РМНП. Я много путешествовал по миру, помогая разным подразделениям Института технологии бизнеса, и считаю, что эффективное планирование объясняет, почему мне удается иметь все, что нужно, независимо от того, где я нахожусь и что делаю.

Перед каждым путешествием, мероприятием или встречей расписывайте время в вашем календаре, чтобы спланировать в деталях, куда вы направитесь и что вам понадобится для успешного завершения ваших дел. Планируйте все сразу! Это придаст вам уверенность, столь необходимую для достижения успеха в мире бизнеса.

2. Необходимые принадлежности и поддержка. Помните список «Помощь и ремонт», о котором я говорил в предыдущем разделе, когда речь шла о работе в домашних условиях? Я держу этот список в компьютере и ношу с собой постоянно, так что в любой момент, когда мне это понадобится, могу обратиться за поддержкой в нужную службу.

Я считаю также полезным всегда иметь в своем портфеле небольшое количество канцелярских принадлежностей, рекламныепроспекты вашей компании, визитные карточки, почтовые марки. В любой момент может возникнуть необходимость послать благодарственную записку или брошюру кому-нибудь из тех, с, кем вы виделись или разговаривали.

3. Все делать вовремя. Те из нас, кому приходится часто разъезжать, должны так рассчитывать свое время, чтобы оказаться вовремя в офисе компании или в своем домашнем офисе и выполнить работу, связанную с этими разъездами. Известно, что каждая встреча, продолжающаяся час, требует два часа дополнительной работы. Часть этой работы связана с подготовкой встречи, остальная — с действиями и задачами, которые возникают в результате встречи. Во время разъездов я начинаю уточнять свой график и то время, когда я вернусь в офис. Это планирование на ходу позволяет мне выполнить договоренности с клиентами и коллегами.

Вниманию пользователей портативными компьютерами — предупреждение

Если вы используете ноутбук, необходимо создавать резервную копию содержащейся в нем информации хотя бы раз в неделю — во что бы то ни стало. Выберите день и час, когда вы это будете делать. Я делаю это еженедельно по пятницам, и это стало элементом моего режима работы. Отмечайте это в своем календаре и не упускайте из виду. Никаких исключений! Вы не можете позволить себе риск утери информации!

Выводы и рекомендации

1.Определите тип РМНП, пригодных для вас и вашей организации.

2.Прочтите великолепное пособие по вопросу принятия решений: книгу д-ра Франклина Бекера и Фрица Стила «Модель рабочего места».

3.Досконально разберитесь в тех особенностях вашего рабочего места, из-за которых возможна потеря информации, важной для вашей организации.

4.Проанализируйте процесс организации информации и осуществите необходимые изменения, чтобы уменьшить потери времени на поиск нужной информации.

5. Пользователи ноутбуков должны установить эффективный порядок копирования информации, чтобы всегда можно было восстановить утерянные файлы. Решите, как часто выдолжны обновлять информацию в вашем компьютере, какой автономный или сетевой процесс хранения информации вы будете использовать и как часто следует производить, резервное копирование. Последнее должно осуществляться не реже раза в неделю.

6.Уменьшение объема бумаг требует планирования. Определите задачи и организуйте обучение по рационализации применения бумаги. Обеспечьте себе внешнюю и внутреннюю поддержку.

7.Существует множество поставщиков мебели с широким диапазоном цен. Займитесь поисками поставщика, который, по вашему мнению, разбирается в различных вариантах РМНП и способен составить ясное представление о стоящих перед вами задачах. С этими людьми вам придется провести больше времени, чем хотелось бы. Убедитесь в том, что им можно полностью доверять и с ними стоит сотрудничать.

8.Существует множество фирм, занимающихся проектированием офисов, работающих в широком диапазоне цен за предоставляемые услуги. Поищите фирму, которая разбирается в различных вариантах РМНП и способна составить ясное представление о стоящих перед вами задачах.

9.Внимательно изучите предложенные вам планы, чтобы убедиться в правильном соотношении между формой и функциональными характеристиками. Опросите людей, которым предстоит работать в офисе, и проанализируйте их оценки предлагаемых проектных предложений.

10.Привлеките руководство. Добейтесь действенной поддержки и участия в процессе осуществления изменения всего персонала сверху донизу.

11.Согласуйте пожелания служащих и задачи корпорации. Отслеживайте потребности служащих и держите их в курсе разработок, касающихся РМНП.

12.В любом деле, большом и малом, нужно быть одинаково на высоте. Обеспечьте подготовку персонала, работу с ним при переходе к использованию РМНП и по окончании их освоения, чтобы убедиться в том, что этот процесс окончательно завершен.

13.Организуйте свою информацию на бумажных и электронных носителях таким образом, чтобы можно было легко найти любой документ (см. вторую главу).

14.Если вы работаете преимущественно дома, планируйте свое рабочее время и уведомляйте об этом членов своей семьи, друзей и коллег.

15.Планируйте и записывайте в своем календаре, когда вы собираетесь работать в офисе своей организации.

16.Работа в домашнем офисе требует создания условий, обеспечивающих эффективное выполнение работы. Если вы намерены работать дома, оцените пригодность помещения и его оборудования, а также распорядок в семье, недостатки этой обстановки и меры для создания условий, обеспечивающих возможность продуктивно работать.

17.Продумывайте предстоящие встречи и командировки, распределяйте время, чтобы эффективно спланировать их.