- •Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- •Содержание
- •Предисловие
- •От автора
- •Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- •Источник проблемы
- •Как мы справляемся?
- •Обратимся к деталям
- •Пора восполнять пробелы
- •Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- •Обзор первой главы
- •В чем сила опд
- •Начните с вашего стола или рабочего места
- •Не откладывайте в долгий ящик
- •Не все можно и нужно делать сейчас же
- •Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- •Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- •Качество
- •Дисциплина
- •Выводы и рекомендации
- •Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- •Обзор второй главы
- •О воспитании солдат
- •Долой беспорядок!
- •Откуда берется беспорядок?
- •Кому нужен беспорядок?
- •С глаз долой?
- •Не пренебрегайте мелочами
- •Начните с главного
- •Оснащение вашего офиса
- •Следите за новинками офисного оборудования
- •Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- •Рабочие материалы
- •Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- •Организация рабочих материалов
- •Архивные материалы
- •Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- •Систематизация и маркировка
- •Электронные файлы
- •С чего начать: операционная система
- •Создайте резервную копию своего жесткого диска
- •Имена файлов в компьютере
- •Компьютер должен сам отыскивать документы
- •Работа с электронной почтой
- •Компьютер и факс
- •Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- •Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- •Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- •Организация других средств
- •Выводы и рекомендации
- •Глава третья: Делайте это регулярно
- •Обзор третьей главы
- •Расписывайте свое время
- •Электронный график затрат времени
- •Борьба с переизбытком информации
- •Содержимое корзины для входящей информации
- •Группируйте рутинные операции
- •Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- •Закон Паркинсона и распределение времени
- •Отрезки времени
- •Выделение времени на телефонные переговоры
- •Электронная почта
- •Рациональное использование электронной почты
- •Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- •Способы оптимизации работы с электронной почтой
- •Почта и деловые записки
- •Использование Интернета
- •Поиск в Интернете
- •Еженедельные беседы один на один
- •Повысьте эффективность совещаний
- •Перестаньте отвлекаться
- •Стоит ли соблюдать эти правила?
- •«Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- •Выводы и рекомендации
- •Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- •Обзор четвертой главы
- •Цель планирования
- •Принципы планирования
- •Обозначьте приоритеты в управлении
- •Распределение времени
- •Программа опд и процесс планирования
- •Планирование на день
- •Планирование на неделю
- •Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- •Планирование работ по теме
- •Шаг за шагом приводят к цели
- •Критерии необходимости составления плана работ по теме
- •Разработка технологической карты
- •Планирование с использованием компьютера
- •Стратегическое планирование
- •Личные цели
- •Личные ценности
- •Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- •Выводы и рекомендации
- •Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- •Обзор пятой главы
- •Настойчивость
- •Перестаньте запоминать
- •Постоянные заботы и время
- •Формируйте эффективные системы контроля
- •Бумажный контроль
- •Календарные системы
- •Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- •Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- •Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- •Рабочие группы
- •Групповое программное обеспечение
- •Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- •Исключения из правила
- •Дублируйте свои информационные системы
- •Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- •Выводы и рекомендации
- •Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- •Обзор шестой главы
- •Корни программы опд
- •Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- •Изучение потребностей клиентов
- •Эталонное тестирование
- •Превентивный подход
- •Неуклонное совершенствование
- •Постепенность изменений
- •Программа опд и реорганизация
- •Реорганизация и технология
- •Выводы и рекомендации
- •Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- •Обзор седьмой главы
- •Управление, приближенное к исполнителю
- •Пример управления на рабочем месте исполнителя
- •Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- •Личное общение
- •Метод календарного контроля
- •Выдача заданий подчиненным
- •Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- •Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- •Создание рабочих групп
- •Не засиживайтесь за рабочим столом
- •Начните с самого себя
- •Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- •Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- •Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- •Выводы и рекомендации
- •Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- •Обзор восьмой главы
- •Изменение условий работы в офисе
- •Что представляет собой рмнп?
- •Изучите литературу о рмнп
- •Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- •Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- •Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- •Программа опд и переход к использованию рмнп
- •Программа опд в процессе перехода к рмнп
- •Рациональная структура информации — залог успеха
- •Молекулы или электроны? Одно из двух
- •Работа в мире рмнп
- •Эффективность управления и обеспечения
- •Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- •Проблемы взаимодействия в коллективе
- •Голосовая почта
- •Электронная почта
- •Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- •Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- •Рмнп в мобильном офисе
- •Выводы и рекомендации
- •Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- •Обзор девятой главы
- •Энтропия
- •Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- •Облегчайте себе жизнь
- •Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- •Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- •Сделайте обеспечение работ привычкой
- •21 — Дневное испытание
- •Обеспечение и разъезды
- •Превентивное обеспечение
- •Обеспечение и постоянный прогресс
- •Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- •Минимум обеспечения
- •Если все летит в трубу
- •Выводы и рекомендации
- •Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- •Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- •Приложение 2 Причины потерь времени
- •Приложение 3
- •Список сокращений
Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
Управление, приближенное к исполнителю, предполагает выполнение в одном и том же месте управленческих функций и работы с персоналом. Но, как известно, современная индустрия стремится к возможно более тесному приближению персонала к клиенту. Для работников торговли и сервиса это обычно означает пребывание вне офиса в контакте с клиентами. Многие ведут работу из дома, по крайней мере, часть времени. Модель альтернативного офиса (нестандартный дизайн офиса, при котором у персонала нет постоянных рабочих мест или столов) затрудняет выяснение вопроса, где находится работник в данное время. Что должен в этих условиях делать руководитель, решающий вопросы на месте? Больше работать! При работе в таких условиях еще большее значение приобретает посещение сотрудников во время их работы, где бы они ни находились.
За многие годы Институт технологии бизнеса разработал специальный вариант программы ОПД для компаний, занимающихся продажами (в некоторых случаях с удаленными от офиса представителями), в рамках которого мы посещали сотрудников-надомников и помогали организовать их домашние офисы. Основной целью этой очень популярной программы является выяснение, насколько полезно иметь сотрудников вне компании (не вне штата компании, а вне ее территории), и ознакомление с условиями их работы. В ходе этих посещений люди, не являющиеся сотрудниками компании, глядя со стороны, не только помогают лучше организовать взаимодействие с офисом и установить наиболее благоприятный и продуктивный режим работы, но с их помощью также удается быстро и эффективно устранить все, что мешает работе. Роль консультанта программы ОПД, по сути, похожа на роль руководителя, осуществляющего управление в ходе посещения рабочих мест.
Хороший менеджер стремится принять участие в торговых операциях, выполняемых его сотрудниками, наблюдая при этом за компетентностью продавца и организацией процесса продажи. Речь может идти, например, о том, в каком состоянии у работника его автомобиль или насколько легко или трудно связаться с файловым сервером компании и воспользоваться электронной почтой.
Из-за того что теперь очень многие сотрудники мобильны, они оказываются за пределами той сферы, где разрабатывается текущая стратегия и определяются стоящие перед компанией задачи (или выявляются изменения в стратегии и постановке задач). Руководитель, решающий вопросы на месте, должен стараться держать этих сотрудников в курсе новостей, касающихся изменений в стратегии компании.
Такие технические средства, как мобильные телефоны, дистанционный доступ к электронной почте, пейджеры и т. п. , играют важную роль в современном бизнесе. Однако иметь и использовать их — это лишь начало. Есть качественное различие при обсуждении важных проблем между телеконференцией и живой беседой, в ходе которой вы видите глаза человека, сидящего напротив. Эти технические средства не заменят личное общение, когда вы хотите выяснить, как люди выполняют свою работу, хотя можно надеяться, что в ближайшем будущем организация видеоконференций и видеотелефон облегчат решение и этой задачи.
Помните, что, как руководитель, наиболее полную информацию вы можете получить только там, где работают непосредственные исполнители работ.