Керри Глисон
Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
С 331. 101. 1 С 65. 24 Г54
Перевел с английского А. Марантиди
Редактор перевода И. Седакова
Научный редактор Д. Савицкий
Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technology). Программа представляет собой свод простых правил и принципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год. Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся.
Содержание
Предисловие 6
От автора 7
ВВЕДЕНИЕ: Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов 8
Источник проблемы 8
Как мы справляемся? 9
Обратимся к деталям 9
Пора восполнять пробелы 10
ГЛАВА ПЕРВАЯ: Сделайте это сейчас же! 11
Обзор первой главы 11
В чем сила ОПД 12
Начните с вашего стола или рабочего места 13
Не откладывайте в долгий ящик 14
Не все можно и нужно делать сейчас же 20
Пусть решительность станет вашим рабочим навыком 20
Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык 20
Качество 21
Дисциплина 22
Выводы и рекомендации 22
ГЛАВА ВТОРАЯ: Организуйте это сейчас же! 23
Обзор второй главы 23
О воспитании солдат 23
Долой беспорядок! 24
Откуда берется беспорядок? 24
Кому нужен беспорядок? 25
С глаз долой? 25
Не пренебрегайте мелочами 25
Начните с главного 26
Оснащение вашего офиса 27
Следите за новинками офисного оборудования 29
Размещение бумаг на вашем рабочем месте 30
Рабочие материалы 30
Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ 32
Организация рабочих материалов 32
Архивные материалы 35
Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации 36
Систематизация и маркировка 37
Электронные файлы 37
С чего начать: операционная система 38
Создайте резервную копию своего жесткого диска 39
Имена файлов в компьютере 39
Компьютер должен сам отыскивать документы 42
Работа с электронной почтой 42
Компьютер и факс 43
Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса 43
Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты 44
Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам 44
Организация других средств 45
Резюме 46
Выводы и рекомендации 47
ГЛАВА ТРЕТЬЯ: Делайте это регулярно 49
Обзор третьей главы 49
Расписывайте свое время 50
Электронный график затрат времени 50
Борьба с переизбытком информации 51
Содержимое корзины для входящей информации 51
Группируйте рутинные операции 52
Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения 54
Закон Паркинсона и распределение времени 54
Отрезки времени 54
Выделение времени на телефонные переговоры 55
Электронная почта 56
Рациональное использование электронной почты 57
Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте 57
Способы оптимизации работы с электронной почтой 58
Почта и деловые записки 59
Использование Интернета 59
Поиск в Интернете 60
Чтение 60
Еженедельные беседы один на один 60
Повысьте эффективность совещаний 61
Перестаньте отвлекаться 62
Стоит ли соблюдать эти правила? 64
«Ловушки» и метод «проб и ошибок» 64
Выводы и рекомендации 65
ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Планируйте сейчас же! 67
Обзор четвертой главы 67
Цель планирования 68
Принципы планирования 69
Обозначьте приоритеты в управлении 69
Распределение времени 70
Программа ОПД и процесс планирования 70
Планирование на день 70
Планирование на неделю 71
Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников 75
Планирование работ по теме 76
Критерии необходимости составления плана работ по теме 78
Разработка технологической карты 78
Планирование с использованием компьютера 80
Стратегическое планирование 81
Цели 82
Личные цели 82
Оценки 83
Личные ценности 83
Мы становимся такими, какими хотим себя видеть 84
Выводы и рекомендации 85
ГЛАВА ПЯТАЯ: Контроль за ходом исполнения работ 87
Обзор пятой главы 87
Настойчивость 87
Перестаньте запоминать 88
Постоянные заботы и время 88
Формируйте эффективные системы контроля 89
Бумажный контроль 89
Журнал 89
Календарные системы 90
Электронные системы контроля за ходом выполнения работ 92
Совместное использование бумажных и электронных календарных систем 94
Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры 94
Рабочие группы 95
Групповое программное обеспечение 95
Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей 95
Исключения из правила 97
Дублируйте свои информационные системы 98
Сделайте контроль составной частью рабочего процесса 98
Выводы и рекомендации 98
ГЛАВА ШЕСТАЯ: Делайте хорошо сразу! 100
Обзор шестой главы 100
Корни программы ОПД 101
Кайзен 102
Программа ОПД — практическое средство повышения качества работы 103
4С 103
Изучение потребностей клиентов 103
Эталонное тестирование 104
Превентивный подход 104
Неуклонное совершенствование 104
Постепенность изменений 105
Программа ОПД и реорганизация 105
Реорганизация и технология 106
Выводы и рекомендации 107
ГЛАВА СЕДЬМАЯ: Менеджер, решающий вопросы на месте 109
Обзор седьмой главы 109
Управление, приближенное к исполнителю 110
Пример управления на рабочем месте исполнителя 112
Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно 112
Личное общение 113
Метод календарного контроля 113
Выдача заданий подчиненным 113
Что делает руководитель, решающий вопросы на месте? 114
Концентрируйте внимание на рабочем процессе 114
Создание рабочих групп 114
Не засиживайтесь за рабочим столом 114
Начните с самого себя 115
Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя 115
Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис 116
Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя 116
Выводы и рекомендации 117
ГЛАВА ВОСЬМАЯ: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были! 118
Обзор восьмой главы 118
Изменение условий работы в офисе 119
Что представляет собой РМНП? 120
Намеревается ли ваша компания организовать РМНП? 122
Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП 124
Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП 124
Программа ОПД и переход к использованию РМНП 125
Программа ОПД в процессе перехода к РМНП 125
Рациональная структура информации — залог успеха 126
Молекулы или электроны? Одно из двух 127
Эффективность управления и обеспечения 127
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП 128
Голосовая почта 132
Электронная почта 132
Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП 133
Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП 135
РМНП в мобильном офисе 136
Выводы и рекомендации 137
ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Займитесь обеспечением сейчас же! 139
Обзор девятой главы 139
Энтропия 140
Поддержание системы в порядке и рабочий цикл 140
Облегчайте себе жизнь 141
Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей? 141
Обеспечение и принцип Сделайте это сейчас же 142
Сделайте обеспечение работ привычкой 142
Обеспечение и разъезды 144
Превентивное обеспечение 144
Обеспечение и постоянный прогресс 145
Периодическое наведение порядка на рабочем месте 145
Минимум обеспечения 146
Если все летит в трубу 146
Выводы и рекомендации 147
ЭПИЛОГ: Станьте хозяином своих привычек 148
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 149
Перечень условий успешного проведения совещаний 149
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 150
Причины потерь времени 150
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 153
Список сокращений 153