Эталонное тестирование

Эталонное тестирование, сравнение того, что вы делаете, с лучшими образцами является важнейшим средством повышения качества результатов вашей работы. Оно показывает, насколько хорошо вы что-то сделали, и, как правило, подсказывает, как сделать это лучше. В рамках программы ОПД сначала определя-ют лучшие системы организации персональной деятельности и потом вырабатывают эталон для сравнения с ним методов работы каждого исполнителя.

Необходимо выбрать лучших работников из вашего коллектива, подобных старшему кассиру в шведском банке, и положить методы их работы в основу работы каждого. Если налицо большая разница между качеством работы лучших и средних исполнителей, необходимо выяснить, как работают лучшие и за счет чего они добиваются более высоких, чем остальные, результатов.

Превентивный подход

Программа ОПД перенастраивает вас с готовности реагировать на неприятные ситуации на стремление к предотвращению их. Организация надежного планирования позволяет заглянуть в будущее и предвидеть возможные затруднения. Качественное планирование предупреждает вас о них и предусматривает соответствующие меры. Не только предвидение затруднений, но и своевременное принятие превентивных мер, неуклонное следование принципу Сделайте это сейчас же побуждает вас делать все возможное для того, чтобы предотвратить их возникновение.

Неуклонное совершенствование

Джозеф Джуран, американский консультант по повышению качества работ, создавший управляющие системы, которые планируют качество работ, осуществляют контроль за ним и обеспечивают его повышение, обращает особое внимание на необходимость планирования неуклонного постепенного повышения качества от задания к заданию. Д-р Джуран подчеркивает, что задача руководства заключается в тщательном планировании качества и управлении его достижением. Руководство обязано реализовать концепцию наращивания качества на всех уровнях деятельности учреждения. Оно должно обеспечить рост квалификации и знаний персонала, его умения планировать свою работу и добиваться повышения качества и продуктивности.

Постепенность изменений

Люди всегда испытывают трудности при осуществлении изменений. Последовательное совершенствование рабочего процесса связано с постоянными изменениями. Руководство обычно торопит, но более опытные менеджеры предпочитают приучать людей к переменам постепенно, шаг за шагом.

Постепенные изменения трудно осуществить, если задачи, стоящие перед каждым исполнителем, и желаемые конечные результаты ясно не определены, а решение этих задач и достижение результатов не взяты под постоянный контроль. Управление работами, распределение времени, организация рабочих мест, календарный контроль за ходом выполнения и завершения работ — все это компоненты постепенного совершенствования рабочего процесса.

Сточки зрения программы ОПД процесс повышения качества включает в себя три ингредиента:

• определение того, что должно совершенствоваться;

• планирование процесса совершенствования;

• осуществление запланированных мероприятий.

Программа опд и реорганизация

Максимальную пользу программа ОПД приносит людям, которые решили не просто несколько улучшить результаты своей работы, а внести в нее коренные изменения и начать работать по-новому. Вы можете видеть много способов осуществить эти преобразования, но не будете готовы реализовать их, пока не укрепитесь в своих намерениях и не наберетесь терпения настойчиво проводить их в жизнь. В своей книге «Reengineering the Corporation» («Реорганизация корпорации») (HarperCollins Publishers, Inc. , 1993) Майкл Хаммер и Джеймс Чампи утверждают, что, если вы хотите добиться радикальных изменений в своей работе, необходимо подвергнуть анализу свои устоявшиеся представления и задаться вопросом, почему происходят определенные вещи. Чтобы проиллюстрировать некоторые сомнительные и ложные представления, которые могут быть у вас об управлении персональной деятельностью, я использую предложенную Хаммером и Чампи схему из их «Реорганизации корпорации».

Представление. Человек должен выполнять работу, исходя из приоритетов.

Комментарий. Это верно только отчасти. Я рекомендую периодически выделять время на мелкие, надоедливые повседневные дела, поскольку, пока они не выполнены, очень трудно сконцентрировать внимание на действительно приоритетных работах.

Вывод. Сначала нужно навести порядок на своем рабочем столе. Затем обеспечить эффективное и своевременное выполнение повседневных операций, чтобы получить возможность посвятить большую часть своего времени важным, приоритетным работам.

Представление. Планирование — это просто потеря времени, потому что постоянно возникает необходимость делать что-то, не предусмотренное планом и препятствующее его выполнению.

Комментарий. Без планирования вы постоянно пробуксовываете, работаете вслепую и проявляете непоследовательность. В результате на работу уходит гораздо больше времени, тем более что время поглощается мимолетными делами, с которыми вам приходится сталкиваться постоянно. Если процесс планирования плохо поставлен, работа будет занимать больше времени, чем нужно, а это, в свою очередь, будет отвращать вас от желания составлять планы.

Вывод. Определите ключевые работы, за которые вы несете ответственность, и любыми имеющимися средствами (лучше с помощью компьютера или других электронных устройств) разработайте отдельные планы выполнения каждой из них. Это позволит вам отслеживать и контролировать дела, которые должны быть выполнены в плановом порядке. Превратите планирование в созидательный процесс.

Представление. Если хаос на столе отображает хаос в голове, о чем говорит чистый стол? Бытует представление, что беспорядок и неаккуратность свойственны творческим натурам.

Комментарий. Творческие способности не зависят от беспорядка. Чтобы сделать дело, вы должны хорошо организовать свою работу и привести в систему все операции, позволяющие выполнить ее как положено. Тогда у вас будет больше времени для творческой работы.

Вывод. Создайте такую рабочую обстановку, чтобы иметь достаточно времени для творческой работы. Определите необходимое для выполнения творческих операций время и создайте такие условия, чтобы иметь возможность использовать его продуктивно.

Представление. Я слишком занят своей непосредственной работой. Я не могу тратить время на то, чтобы все записывать, — это можно делать по ходу дела.

Комментарий. Каждая работа начинается с подготовительной стадии. Время ее выполнения и качество напрямую зависят от того, насколько четко вы с самого начала представляете себе, что и как нужно делать. Написание плана работ побуждает вас четче сформулировать стоящие перед вами задачи.

Вывод. Каждую неделю отводите время на составление графика работ. Сделайте это вашей привычной рабочей операцией и постоянно ищите пути повышения эффективности ее выполнения.

Представление. Он закончил колледж, поэтому должен знать, как следует обращаться с бумагами и эффективно работать в офисе. Комментарий. Профессиональные знания отнюдь не гарантируют, что человек знает, как лучше всего работать, и имеет хорошие рабочие навыки. Люди тратят попусту в среднем до 50% времени из-за плохой организации своего труда.

Вывод. Обратите особое внимание на совершенствование персонального рабочего процесса. Проведите переподготовку персонала по системе наподобие программы ОПД.

При анализе ваших представлений вы можете начать с определения возможности или невозможности выполнять вашу работу не так, как вы это делаете сейчас.