От автора

Я благодарю всех, кто прямо или косвенно помог появлению этойкниги.

Моего агента и моих издателей из Executive Excellence Кена Шелтона, Трент Прайс и Мег Макай.

Редактора Ренану Майерз, помощника редактора Линду Индиг, редактора первого издания Джона Мани, помощника редактйра первого издания Мэри Даниэлло.

Я признателен Бари и Линн Шерман за вклад в создание восьмой главы. Их многолетний опыт обогатил эту книгу и, несомненно, поможет многим из тех, кто работает в условиях виртуальных офисов с соответствующим техническим оснащением.

Я благодарю персонал Cape Cod Compositors, Inc. за его слаженную работу.

Дагфинн Ланде, Джона Бёрча, Франса Хенрика Кокума, Кёрка Стромберга, Майка Галлико, Розалин Хейз, Нэнси Фредерике и Майка Джёрки, чья помощь значительно повысила качество книги.

Аиру Чалефа, чье время и внимание способствовали написанию книги и чьи идеи и формулировки можно найти во многих ее частях.

Всех сотрудников Института технологии бизнеса, чьи опыт и разработки в сфере оптимизации персональной деятельности легли в основу этой книги.

Лину Гольмберг, Джей Хервитц, Рона Хопкинса, Эрика Магнуссона, Менно ван дер Хавена, Питера Дерсона, Иохана Кр. Хольста, Рэнди Боу Хольста, Бруно Савойат, Денизу Хили, Энн Серлз, Бука Боуму, Шерон Маганн, Бенно Янгеборга и Таню Селдомридж за усердный и самоотверженный труд.

Джима Робинсона за его неоценимую помощь в развитии программного обеспечения Института технологии бизнеса и усовершенствовании работы компьютеров.

Бриту Норберг и Джаниту Томер из шведского банка Svenska Handelsbanken за предоставление мне возможности разработать первоначальный вариант программы оптимизации персональной деятельности.

Всех моих клиентов-приятелей, которые научили меня многому из того, что вы найдете в этой книге.

Я благодарю мою жену Джил за ее любовь и моих детей Брука, Макензи и Куинна за ту радость, которую они мне приносят.

Всем вам огромное спасибо.

К. Г.

Памяти моих родителей

Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов

Очевидные вещи замечают только тогда,

когда о них сказано просто.

Капип Гибран

• Вам постоянно не хватает времени?

• У вас чересчур много дел?

• Вас подавляет все, с чем вы сталкиваетесь в офисе?

• Вас постоянно одолевают горы бумаг?

• Вам не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите?

• Приходится ли вам работать сверхурочно, вечерами, в выходные дни, чтобы доделать то, что не сделано в рабочее время?

• Вы испытываете стрессы из-за недоделок?

• Вы не можете наладить свою жизнь и работу из-за постоянных авралов и перегрузок?

• Вы удивляетесь, когда вам удается добиться своего в жизни и на работе?

• Вы хотели бы эффективнее использовать свое время и работать продуктивнее?

• Вам хотелось бы почаще иметь передышки в работе и брать отпуск?

На все эти вопросы большинство людей уверенно отвечают «да». Если и вы отвечаете «да», могу вас приятно удивить: эти проблемы можно решить. Вы в состоянии успеть то, что важно для вашей работы, и еще найти время для себя и своей семьи.

Источник проблемы

Почему людям всегда не хватает времени? Почему они страдают от перегрузок и при этом ощущают неэффективность своих усилий? Ответ очень прост. Хотя многие из нас имеют хорошее профессиональное образование, очень немногих — и в особенности это касается служащих — учили тому, как работать результативнее. Многие и понятия не имеют, как разумно организовать самих себя и свою работу. Мы можем начертить архитектурный план, написать хорошее рекламное объявление, договориться о сделке, но не умеем эффективно спланировать неделю, справляться с простоями в работе. Мы теряемся, столкнувшись с неожиданными обстоятельствами или необходимостью определить приоритеты в работе.

Мой друг и коллега из Великобритании так описывает подобную ситуацию:

Вы идете в университет, обучаетесь своей профессии и получаете работу. Вы начинаете работать, и внезапно на вас обрушивается бумажный поток. Вы и не подозревали, что на свете так много бумаг! Что с ними делать? Куда их деть? Где их потом искать?

За время своей работы я встречал много ярких и умных людей, хорошо знающих свое дело. Они легко решали проблемы, к которым я не знал, как подступиться. Они строили здания, перевозили грузы, разрабатывали новую продукцию, предоставляли различные услуги населению, лечили больных. Но при всех своих очевидных способностях и высокой образованности они жили в постоянном напряжении только из-за того, что старались успеть выполнить то, что должны были делать. Почему? Потому что, подобно вам и мне, эти профессионалы никогда не учились азам работы в условиях офиса.

Неумелая организация труда свидетельствует о пробеле в нашем образовании. Программа ОПД призвана восполнить этот пробел.

Совсем недавно во многих университетах страны была введена замечательная программа, цель которой — научить профессоров тому, как учить. Представьте: преподавать преподавателям, как преподавать! Как правило, профессора не обучались этому важнейшему аспекту своей профессии — от них требовалось только знание преподаваемого предмета. Но, как нетрудно убедиться, побеседовав со многими студентами, хорошее знание академической дисциплины не гарантирует хорошего преподавания.

Воспитание — это другая сфера, в которой ощущается отсутствие специального обучения. Сколько супружеских пар получили какие-либо знания о воспитании, прежде чем заимели детей? Точно так же мало кто из бизнесменов учился тому, как вести свой бизнес!