Электронный график затрат времени

Компьютер и современное программное обеспечение позволяют более точно фиксировать затраты времени и облегчают их анализ. Вы можете отслеживать, на что уходит не только ваше собственное время, но и рабочее время отдела или компании в целом. Одной из таких программ является Time Tiger (www. timetiger. com).

Программное обеспечение полезно не только в качестве диагностического средства. Бухгалтерам или юристам, которые тратят много времени на работу со счетами, программное обеспечение облегчает этот процесс, к тому же результаты получаются более точными.

Как инструмент планирования (см. четвертую главу, раздел «Планирование работ по теме») программное обеспечение хорошо взаимодействует с программами разработки планов типа Microsoft Project, предоставляющими возможность четко расписать время по выполняемым операциям.

Повторяю, чтобы контролировать свое время, нужно отдавать себе отчет, на что оно уходит.

Борьба с переизбытком информации

Сейчас на всех постоянно обрушивается поток информации. Он может подавить и отвлечь от того, на чем нужно сконцентрировать внимание. Развитие технологий значительно разнообразило способы передачи и обработки информации. Когда-то мы имели дело только с телефоном, находящимся в офисе, и почтой, которая поступала один раз в день. Теперь к этому прибавились факс, электронная почта, мобильные телефоны, пейджеры и непрерывный поток почтовой корреспонденции. В наш век информации знать, какая информация нам не нужна, не менее важно, чем знать, какая информация нужна.

Чтобы избавиться от информационной перегрузки, нужно перекрыть потоки лишних данных. На рисунке 3. 1 изображены разные способы работы с информацией. Работа с не фильтруемой, не сортируемой информацией в полном объеме, по факту ее поступления, обусловливает слабость ваших возможностей контролировать и эффективно обрабатывать поток данных. Контроль за информацией может оказаться действенным, если перед поступлением к вам она проходит направленный отбор. Он может быть осуществлен и силами персонала. К идеальному решению этой проблемы может привести тщательный анализ источников поступления информации с последующим отказом от ненужного путем удаления себя из списков получателей, отказа от подписки и т. п.

Содержимое корзины для входящей информации

Бумаги в вашей корзине (лотке) для входящей информации, голосовая почта и сообщения электронной почты, телефонные звонки и посетители — вся эта суматоха рассеивает ваше внимание. Если добавить к этому все встречи, в которых вы должны принять участие, вряд ли стоит удивляться впечатлению, что вам редко удается завершить что-нибудь важное.

Я встречал людей, считавших продуктивной работой возню с бумагами, поступившими в корзину для входящей информации.

Они ежедневно посвящали этому все свое время, просиживая целыми днями за своим письменным столом.

Очень многое из того, что попадает в вашу корзину для входящих документов, по сути дела является лишь доказательством того, что кто-то что-то делает. Это сделано — и все. Вероятно, 50% этих бумаг поступает к вам. Вряд ли такое занятие может принести вашей компании деньги, а ведь вам очень часто приходится заниматься этой ерундой. Вот почему я рекомендую вам свести к минимуму затрачиваемое на обработку этой информации время и приступить к настоящим делам.

Чтобы управиться с чересчур интенсивным потоком информации, нужно разбить ее на разделы, сгруппировать, и только после этого работа с ней может стать продуктивной.