Компьютер и факс
Отправку и получение факсов очень удобно производить непосредственно через компьютер. Имея модем, вы с помощьюсоответствующего программного обеспечения можете сэкономить много времени (и избавиться от бумаг!), пересылая и получая сообщения по факсу через компьютер. В этом случае вам понадобится хранить и искать на диске документы, пересылаемые по факсу.
К сожалению, большинство программ, созданных для отправки факсов через компьютер, не предусматривает сохранения сообщений в виде отдельных файлов, что не позволяет сохранять их в соответствующих директориях папок I Working, 2Reference или 3Archive. Многие программы не содержат даже таких операций, как вырезать и вставить фрагмент текста, так как передаваемые документы имеют не символьный формат, а графический. Однако большинство программных приложений позволяет хранить и организовывать документы, пересылаемые по факсу, в собственных наборах папок (так же, как при использовании электронной почты). Эти документы можно сгруппировать отдельно, а не в директориях I Working, 2Reference или 3Archive диска С: вашего компьютера.
Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
1.Идентифицируйте систему файлов электронной почты и факса.
2. Если ваше программное обеспечение позволяет заносить документы, пересылаемые через электронную почту и факс, в директории папок I Working, 2Reference или 3Archive, идентифицируйте эти сообщения, чтобы или сохранить их (переименовать, перенести в соответствующие директории), или удалить (удаляйте все лишнее!).
3.Если ваши программы не позволяют переместить сообщения, пересылаемые по электронной почте и факсу, создайте с помощью программного обеспечения электронной почты и факса параллельные системы папок для всех сохраняемых сообщений. Соотнесите названия этих папок с названиями разделов бумажных документов и директорий на диске С: вашего компьютера.
Переносите сохраняемые документы в соответствующие папки (см. рис. 2. 10).
4. Если вы начинаете работать с большим количеством неупорядоченных документов, присланных по электронной почте или факсу, вы можете просто решить, с какой даты вы начнете рассматривать информацию (например, с начала года), создать папку-архив, поместить туда всю более старую информацию (или перенести ее на дискету или zip-диск) и забыть про нее. Затем вы уже сможете перераспределить оставшиеся сообщения в рамках новой файловой структуры.
Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
Программное обеспечение вашей электронной почты запоминает адреса. Они, в свою очередь, могут заноситься в адресную книгу. Большинство программ располагает адреса в алфавитном порядке, но есть возможность группировать адреса в файлы по более общим разделам.
Например, у себя в адресной книге я организовал группы адресов тех, кто работает в моем бизнесе, моих клиентов и создал так называемую «персональную» группу, куда входят мои родные и друзья. Организация и группировка адресов определяется их числом — я не стану создавать много групп для малого числа адресов.
Группировка адресов не только облегчает их поиск в адресной книге, но и позволяет быстрее отправлять электронные сообщения адресатам.