Архивные материалы

В архив чаще всего помещаются материалы общего пользования. Они могут быть структурированы и разбиты на разделы не так, как ваши личные файлы. На самом деле могут потребоваться две системы: одна индивидуальная, используемая в вашем офисе для архивации документов, имеющих прямое отношение к вашей работе, и другая, предназначенная для общего пользования за пределами вашего офиса.

В одной компании я нашел ящик с памяткой, помеченной 1906 г. С 1906 г. ею не пользовался никто! Информация касалась того, как нужно производить уборку офиса. Честное слово! Один из наших консультантов носил с собой маленький кейс с отвертками и молотком, потому что уже стало привычным приходить в офисы и обнаруживать, что некоторые шкафы открыть не удается.

Сотрудники офиса обычно неохотно используют архивные материалы, полагая, что этим данным нельзя доверять. В обязанность руководства входит обеспечение служащих функциональными системами архивов; в обязанности служащих входит умение правильно использовать эти системы.

Предлагаемые вопросы дадут вам возможность оценить, как относятся к архивной информации в вашей компании.

• Есть ли архивы в вашем отделе? А в компании?

• Какую политику проводит компания по отношению к сохранению документов?

• Кто отвечает за поддержание архивов?

• Существует ли у вас система индексации архивов?

• Какова процедура поиска документов в архивах?

• Можете ли вы полагаться на восстановленные в случае необходимости документы?

• Проверяли ли вы эту систему в последнее время?

• Должны ли пополняться массивы информации архивов? Если да, то кем?

Я полагаю, что независимо от того, насколько сложно организованы архивы отдела, в каждом офисе почти всегда необходимо иметь свои архивы. Поскольку информация, находящаяся в архивах, используется редко, они могут находиться в шкафах, расположенных на некотором удалении от столов.

Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации

Предлагаемые рекомендации (см. также рис. 2. 7) помогут повысить эффективность вашей системы хранения информации.

• Используйте подвесные файлы. В подвесных файлах удобно хранить папки, в них удобнее помещать документы. Расположенные в ящиках подвесные файлы позволяют хранить по нескольку прочных папок, содержащих информацию по одной теме.

• Маркируйте файлы разборчиво, крупными буквами. Это облегчает поиск информации.

• Располагайте на одной линии метки разделов и подразделов. Это облегчает просмотр файлов. Разделы в целях облегчения поиска можно маркировать цветными наклейками. (Сначала убедитесь в необходимости и полезности этого шага. Одна секретарша рассказала мне, что потратила целый день на раскрашивание меток массивов информации для своего начальника, а он оказался дальтоником.)

• Сделайте индексы для больших файлов справочного характера. Это облегчает поиск документов в отсутствие секретаря, препятствует дублированию информации и координирует ее совместное использование.

Систематизация и маркировка

Основная цель систематизации чего-либо — облегчение поиска. Лучше всего систематизировать информации по крупным разделам, которые легко понять и использовать другим пользователям. При формировании системы хранения информации нужно стараться, чтобы поиск необходимых документов не вызывал затруднений не только у вас, но и у других людей. С одной стороны, это обеспечит возможность использования вашей информации коллегами, с другой — если созданная вами система понятна другим, значит, она удобна и для вас. Вы всегда можете разбить крупные разделы на подразделы, но старайтесь их понапрасну не дробить. Маркируйте ваши ящики и помещенные в них файлы, используя крупные, жирные, легко читаемые надписи.