Тема 10. Аудит расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Цель аудита - формирования мнения о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетов с П/л и персоналом по прочим операциям законодательству РФ и достоверности отчетных показателей по данным участкам учета.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов аудитора.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами: авансовые отчеты, приказы о направлении сотрудников в командировку, заявления на выдачу денег из кассы, кассовые ордера, командировочные удостоверения, документы, связанные с движением и приобретением материальных ценностей, расчетами с поставщиками и подрядчиками, заявления работников с визой руководителя, сметы представительских расходов и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Информация о расчетах с п/л группируется в ж/о № 7 (комбинированный регистр), соответствующих ведомостях и машинограммах и обобщается в оборотно-сальдовой ведомости, главной книге и формах бухгалтерской отчетности: Бухгалтерском балансе и Отчете о движении денежных средств.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами относятся:

. Налоговый кодекс РФ;

. ПБУ 3/2006;

.Положение ЦБ РФ "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ" № 373-П от 12.10.2011 г. (вместо Положение ... № 40).

. План счетов б/у;

. Приказы Минфина о возмещении командировочных расходов и направлении работников в командировки - Инструкция от 07.04.88 № 62 и др.

Ответственность за ведение учета расчетов с п/л возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации с целью планирования аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо выяснить:

. На основании каких документов выдаются наличные под отчет ?

. Выдаются ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет авансам ?

. Как организуется аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ?

. Соблюдаются ли сроки расчетов по подотчетным суммам ?

. Как учитываются не возвращенные в срок суммы авансов ?

. Как учитывается НДС по приобретенным ценностям ?

. Облагаются ли НДФЛ суточные сверх норм и другие расходы сверх установленных лимитов ?

. Организован ли аналитический учет представительских расходов для целей налогообложения прибыли ?

. Как рассчитываются и учитываются ПНА и ПНО при расчетах с подотчетными лицами ?

По результатам опроса ответственных работников АЛ аудитор делает соответствующие выводы о состоянии расчетов с подотчетными лицами; производит оценку эффективности СВК за операциями с подотчетными лицами.

Аудиторские процедуры, применяемые при расчетах с п/л: инспектирование, наблюдение пересчет, подтверждение, аналитические процедуры.

Аудиторская проверка должна быть спланирована на основе достигнутого аудиторской организацией понимания деятельности экономического субъекта. Цель планирования - организовать эффективную и экономически оправданную проверку. На этапе планирования необходимо определить сроки проведения аудита; разработать общий план и программу проверки.

Планируемые виды работ по вопросу:

. Аудит первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.

. Аудит операционно-хозяйственных расходов по подотчетным суммам.

. Аудит командировочных расходов.

. Аудит представительских расходов.

. Аудит налогообложения при расчетах с подотчетными лицами.

. Аудит расчетов по выданным работникам ссудам (займам).

. Аудит расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба.

Аудитору при проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полноту и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере N 7 по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и главной книге (при журнально-ордерной форме учета).

== При составлении расчета по налогу на прибыль налогооблагаемая прибыль увеличивается на сумму расходов, которые были списаны на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов.

При проверке расчетов по выданным работникам организации ссудам и займам проверяется наличие и соблюдение условий соответствующих договоров; бухгалтерские записи по сч. 73-1; своевременность погашения займов; порядок начисления %; соответствие записей аналитического учета по счету 73 записям в журнале-ордере N 8, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учета).

При проверке расчетов по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате брака, недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей и т.п., анализируется учетная информация по счету 73, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Основной причиной ущерба, недостач, растрат, хищения денежных средств является несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, формальное проведение инвентаризации, а также отсутствие должного контроля за сохранностью.

При проверке аудитору необходимо выяснить:

причины возникновения материального ущерба;

отнесены ли суммы по недостачам, растратам и хищениям на виновных лиц и в какой оценке;

правильно ли оформлены и выведены результаты инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей и порядок регулирования выявленных при инвентаризации недостач и потерь;

была ли проведена инвентаризация при списании материальные ценностей в пределах норм естественной убыли (недостача в пределах норм естественной убыли может быть списана на издержки производства лишь в случае ее выявления при проведении инвентаризации);

правильность и обоснованность списания недостач материальных ценностей на финансовые результаты, когда виновные лица не установлены;

ведение аналитического учета по счету 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба";

соответствие записей аналитического учета по счету 73 записям в журнале-ордере N 8, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учета).

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

выдача денежных средств лицам без оформления соответствующего заявления либо при отсутствии на нем визы руководителя;

выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

неправильное выделение остатков на конец отчетного периода (развернуто по данным аналитического учета).