§ 2. Класифікація документів

Види документів визначаються за кількома ознаками¹.

1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) та офіційно-особисті.

3. За місцем складання документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колеґіальних органів.

5. За напрямом документи поділяються на вхідні й вихідні.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

7. За строками виконання документи є термінові й не термінові.

8. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні, для службового користування (ДСК), таємні, конфіденційні та ін. Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно", "Цілком таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення серед документів розрізняють ориґінали, копії, витяги, дублікати.

10. За складністю документи поділяються на прості (односкладові) і складні.

11. За строками зберігання документи бувають тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.

§ 3. Реквізити. Основні правила оформлення

документа (формуляр, бланк)

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, називається формуляром. Залежно від розташування у формулярі назви установи – автора документа розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Кожному реквізиту відведено певне місце. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку тощо.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки наказів, протоколів, службових листів, актів, довідок та ін.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Основні правила оформлення документів1

Назва установи вказується на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Найменування виду документа (наказ, інструкція, вказівка тощо) повинно зазначатися на кожному документі (за винятком листів) або на бланку, або додруковуватися на машинці в лівому верхньому кутку чи вздовж лівого поля. Залежно від виду документа встановлюється перелік реквізитів, необхідних для його укладання, структура тексту, особливості викладу.

Заголовок. Будь-який службовий документ, незалежно від його призначення, повинен мати заголовок, що формулюється особою, яка укладає документ. Друкується малими літерами й розміщується під назвою документа. У ньому викладається зміст документа.

Заголовок повинен бути максимально коротким, чітким, якнайповніше розкривати зміст документа, формулюватися за допомогою віддієслівних іменників і відповідати на запитання "Про що йдеться в документі": "Про зміни…", "Про виділення…", "Про скасування…" і пишеться з великої літери. Крапка після заголовка не ставиться.