Порядок впровадження форм управлінської (внутрішньої) звітності

Впровадження конкретної форми звітності проводиться в три основних етапи.

Перший етап - проводиться аналіз необхідної інформації з метою підтвердження можливості отримання цього документа. Форми можуть піддаватися правці, тобто змінюватися за зовнішнім виглядом, за формами подання інформації. Як правило, перший етап проводиться по бухгалтерських регістрах, і факт відсутності в них інформації, необхідної для управління можна вважати природним. У цьому випадку необхідно визначити джерела отримання необхідної інформації, які можуть перебувати у функціональних підрозділах, наприклад, відділ продажів або відділ закупівель, виробничі відділи і т. д. Особливо важливо проаналізувати сам факт наявності необхідної інформації. Наприклад, може виникнути ситуація, що існуючі форми первинних документів не мають реквізитів, необхідних для отримання відповідного звіту. У цьому випадку слід провести роботу з доопрацювання цих форм або впровадження системи додаткового обліку даних форм первинного документа. Хоча найчастіше первинні документи містять необхідний обсяг інформації. Але ця інформація не обробляється у вигляді управлінської звітності. У цьому випадку необхідно визначити форму відповідних звітів, призначити відповідальних за їх отримання і зобов'язати їх надавати ці звіти у встановлений час.

Другий етап - це етап перегляду всіх облікових регістрів і облікової практики підприємства, зорієнтований на те, щоб інформація, яка відповідає основній управлінської звітності, оперативно і постійно необхідна підприємству, а також звітність, необхідна для стратегічного аналізу діяльності, були відображені в облікових регістрах. Для того щоб отримати інформацію облікових регістрів, слід модифікувати аналітичний облік, щоб необхідна інформація відбивалася в ньому постійно.

Третій етап - створення автоматичної системи формування управлінської звітності. Це можливо при наявності відповідного програмного забезпечення. Для цього слід надати ряд рекомендацій:

- при виборі системи фінансового управління необхідно, щоб вона мала розвинену систему аналітичного обліку, дозволяла здійснювати автоматизоване формування аналітичних записів на підставі реквізитів первинних документів;

- центри витрат повинні мати наскрізну аналітику, загальну для ряду рахунків; мати механізми розподілу коштів, накопичених на одному аналітичному рахунку, на інші; мати механізм бюджетування та інші інструменти управління;

- великі підприємства повинні мати у своєму розпорядженні спеціальні функціональні модулі, що забезпечують відстеження руху матеріальних потоків у процесі виробництва, накопичення центрами прямих і непрямих витрат.

Періодичність складання управлінської (внутрішньої) звітності

Періодичність складання управлінської звітності - питання індивідуальне. Однак загальним критерієм вибору періодів складання звітності є своєчасність прийняття за даними звітності управлінських рішень, тобто, коли управлінські рішення здатні в початковій стадії запобігти розвитку негативних тенденцій, або навпаки, сприяти розвитку позитивних тенденцій. Так як на нижніх рівнях роль оперативності прийняття управлінських рішень вище, ніж на верхніх, періоди подання звітності на нижніх рівнях значно коротше.

З деякою часткою умовності можна виділити три стандартних тимчасових періода, які є базовими для організації обліку та надання практично всієї звітності на підприємстві:

- короткострокова звітність;

- середньострокова звітність;

- стратегічна (або довгострокова) управлінська звітність.

Короткостроковою вважається звітність, яка надається найбільш часто: щоденна та щотижнева. Однак на деяких підприємствах, дуже рідко, у зв'язку зі специфікою виробництва і розміром самого підприємства, в якості короткостроковій виступає щомісячна звітність.

Короткострокова звітність - це надання інформації з первинних документів у тих або інших зрізах, тобто ця інформація, яка найбільш актуальна для підприємства й відображає важливі й динамічні боки його діяльності. Наприклад, містить статистично оброблену або розрахункову інформацію. Основними користувачами такої звітності є менеджери середньої ланки або лінійні керівники. Саме вони повинні ухвалювати управлінські рішення на основі даної інформації.

Другий часовий період — це середньостроковий. Управлінська звітність цієї групи складається з періодичністю від разу в тиждень до разу на місяць. Така звітність поєднує в собі, як правило, показники діяльності підприємства та обов'язково містить дані прогнозування на наступний період. Наприклад, аналізуючи собівартість раз на місяць, можна робити прогнози змін собівартості продукції на наступний місяць відповідно до змін ринкових цін на матеріали й комплектуючі, тобто відслідковувати зміни відбудовної вартості сировини. На основі даних цієї звітності можна спробувати спрогнозувати зміни цін на вироблену продукцію й на основі отриманих даних показати зміни її рентабельності. Споживачами такої звітності є менеджери більш високого рівня: керівництво підприємства, менеджери вищої ланки, так як багато рішень, які ухвалюються на основі управлінської звітності, складеної в середньостроковий період, можуть вплинути на всю діяльність підприємства.

Довгострокова управлінська звітність, яка складається з періодичністю від разу на місяць до разу на рік. Вона складається для цілей установлення зв'язків з фінансовою звітністю, щоб показати зміни й взаємозв'язок між управлінськими показниками й звітними даними. У західній практиці така звітність складається досить рідко - раз у рік. Це пов'язане з тим, що фінансова звітність здається раз у рік. У вітчизняній практиці у зв'язку із системою квартальної фінансової звітності, довгострокова управлінська звітність є чисто стратегічним, аналітичним інструментом, тому що реагувати на зміну ситуації необхідно з періодичністю раз у квартал, відповідно до періодичності фінансової звітності.

Періодичність складання внутрішньої звітності для кожної однорідної групи центрів відповідальності, сегментів визначає саме підприємство. При цьому важливо мати чіткий графік представлення звітності, який може бути оформлений у вигляді додатку до наказу про облікову політику.