Принципи управлінської (внутрішньої) звітності
Система управлінської (внутрішньої) звітності на сучасному підприємстві повинна враховувати ієрархічність побудови системи обліку за центрами відповідальності, а саме: чим нижче рівень, тим детальнішими мають бути показники діяльності структурного підрозділу, і навпаки, чим вищий рівень, тим інформація, що представлена у звітах за цими показниками, стає більш узагальненою.
Ефективність аналізу наданих звітів забезпечується поданням інформації в горизонтальному аспекті (дослідження динаміки показників звітного періоду у співставленні з показниками попереднього, у співставленні з показниками аналогічного періоду минулого року, за ряд попередніх періодів); в аспекті досягнення запланованих результатів (порівняння фактичних даних із плановими, виявлення відхилень, встановлення причин та відповідальних осіб, розробка запобіжних заходів чи обґрунтувань коригувань плану в подальшому); в вертикальному аспекті (визначення питомої ваги кожного з показників в загальній сумі, вивчення структурного складу окремих показників) [4, с. 331].
Для того, щоб надавати вичерпну, різнобічну та правдиву інформацію, система внутрішньої звітності повинна базуватися на спеціальних принципах її підготовки. Враховуючи здобутки таких вчених, як Карпова Т.П., Нападовська Л.В. [82, с. 97; 90, с. 481], можна визначити основні принципи підготовки управлінської звітності в сучасних умовах господарювання та надати їхню стислу характеристику (рис. 11).
Кожний звіт готується, виходячи з інформаційних
потреб конкретного менеджера, що дозволяє
не перевантажувати його зайвими показниками
і надавати в повному обсязі ту інформацію,
яка дозволяє приймати рішення у межах
службових повноважень.
Внутрішня (управлінська) звітність має бути
підготовлена у розрізі центрів відповідальності,
що дасть змогу здійснювати вплив на
підконтрольний об’єкт та здійснювати якісну оцінку
його роботи.
Налагоджена система внутрішнього контролю в
організації повинна забезпечувати достовірність
вхідних і вихідних інформаційних потоків
центру відповідальності.
Інформація у звітах повинна бути представлена
у простій доступній формі (табличній і/або
графічній), тобто сприйняття її не потребуватиме
спеціальних навичок для розшифрування та аналізу.
Витрати на створення та забезпечення роботи
системи внутрішньої (управлінської) звітності не
повинні перевищувати економічний ефект від її
використання.
Рис. 11 - Основні принципи побудови системи управлінської звітності
Класифікація управлінської (внутрішньої) звітності
Існують наступні класифікаційні ознаки форм внутрішньої управлінської звітності
За змістом інформації;
За рівнями управління;
За видом інформації;
За формами представлення.
За змістом інформації внутрішні звіти підрозділяються на комплексні, тематичні (за ключовими показниками), аналітичні.
Комплексні підсумкові звіти представляються, як правило, за місяць або інший звітний період (квартал, шість місяців тощо.) і містять інформацію про виконання планів і використання ресурсів за даний період, про доходи й витрати за центрами відповідальності, про виконання кошторису витрат, рентабельності, рух грошових коштів і інших показників для загальної оцінки й контролю.
Тематичні звіти представляються в міру виникнення відхилень по найбільш важливих для успішного функціонування показниках, таким, як обсяг продажів, втрати від браку, недопоставки на замовлення, графік виробництва продукції, і іншим не вхідним в оцінні плановим показникам, підконтрольним центру відповідальності.
Аналітичні звіти підготовляються тільки по запитах керуючих і містять інформацію, що розкриває причини й слідства результатів по окремих аспектах діяльності, наприклад всебічна оцінка причин перевитрати ресурсів, зміни рентабельності, рівня продажів по секторах ринку, аналіз ринку й використання виробничих потужностей, факторів ризику діяльності в певних напрямках і т.п.
За рівнями управління розділяють оперативні, поточні і зведені звіти.
Оперативні звіти, що представляються на нижньому рівні управління в центрах відповідальності, містять докладну інформацію для прийняття поточних рішень; складаються щотижня й щомісяця.
Поточні звіти, що містять агреговану інформацію для середнього рівня управління в центрах доходів й центрах інвестицій, складаються з періодичністю від щомісячного до щоквартального.
Зведені звіти формуються для вищого управлінського персоналу організації. На їхній основі приймаються стратегічні рішення й здійснюється загальний контроль і контроль діяльності управлінського персоналу на середньому, іноді на нижньому рівні. Періодичність цих звітів коливається від щомісячних до щорічних. Оперативна інформація, адресована низовим центрам відповідальності, не повинна в незмінному виді представлятися на вищий рівень управління. На нижньому рівні ухвалюються оперативні рішення за узгодженням і виконанню виробничих планів використання ресурсів підрозділу. Дана інформація повинна узагальнюватися, агрегуватися в більш загальні показники для подання на середній рівень управління. На вищому рівні потрібно ще більший ступінь узагальнення інформації.
За видом інформації внутрішні звіти бувають інформаційні, про економічні та фінансові показники та результативні.
Інформаційні звіти. Складаються за вимогою керівника вищого рівня та представляє собою вибірковий огляд окремих нефінансових аспектів функціонування центру відповідальності. Такого роду звітність не носить періодичного характеру, оскільки заздалегідь не обумовлені періоди її подання, то формування відбувається тільки після відповідного запиту.
Звіти про економічні та фінансові показники. Характеризує стан матеріальних запасів та основних засобів, а також дає уявлення про необхідну кількість працівників та ефективність їх роботи. Показники цих звітів не тільки дають змогу менеджерам наступного рівня оцінювати потреби підлеглих їм структурних підрозділів, а й дозволяють аналізувати доцільність цих потреб та якість прийнятих управлінських рішень стосовно економного витрачання ресурсів та додержання планового обсягу витрат.
Результативні звіти. Призначені для оцінки роботи структурного підрозділу в цілому та успішності управління менеджером, що його очолює. Оцінка якості функціонування підрозділу здійснюється на підставі співвідношення фактичних (понесених протягом певного періоду) та планових (згідно кошторису) витрат. Оцінка результатів діяльності керівника здійснюється на підставі аналізу прийнятих їм управлінських рішень та характеризується здатністю відповідного менеджеру забезпечувати щоденне ефективне управління діяльністю, що знаходиться під його контролем. З метою оперативного контролю керівник центру відповідальності може встановити щотижневу звітність, оскільки він повинен виявляти та аналізувати відхилення від плану перед включенням їх до звіту вищому керівництву, а також визначати причини таких відхилень, встановлювати винуватців та приймати заходи щодо запобігання подібних явищ в наступному періоді.
За формами представлення внутрішні звіти складаються в табличній, графічній або текстовій формі.
Таблична форма подання внутрішньої звітності найбільш прийнятна й для укладачів, і для користувачів. Більша частина внутрішньої звітної інформації виражається цифровими показниками, які зручніше за все представляти в табличній формі. До того ж, до неї всі звикли, вона стала традиційною. Потрібно вміти правильно структурувати звітні показники, розділяти їх на зони, виділяючи головні, що вимагають особливої уваги, а найважливіше, намагатися викласти звіт на одній сторінці без обороту. Для пояснень до звіту може бути прикладена записка з коментарями й розкриттям основних показників.
Графічна форма більш наочна, але не слід перевантажувати графіки (діаграми) зайвою цифровою інформацією; потрібно прагнути вмістити в один графік (діаграму) усю наявну інформацію. Відображення більшого числа показників у даній формі ускладнює її сприйняття. Велику кількість цифрових даних наочніше представляти в табличній формі.
Текстова форма подачі інформації прийнятна в тих випадках, коли відсутні цифрові дані або їх обсяг незначний; потрібно докладно пояснювати взаємозв’язок і значення інформації, що представляється. Текстові звіти часто надають як додаток до звітів, складених у табличній або графічній формі.